Yang Perlu Diketahui
- Di Outlook, pilih File > Info > Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.
- Buka tab File Data dan pilih Tambah. Di kotak dialog File Data Outlook Baru, pilih File Data Outlook lalu pilih OK.
- Beri nama arsip, pilih lokasinya, dan pilih OK. Seret dan jatuhkan seluruh folder ke dalam folder Arsip baru.
Artikel ini menjelaskan cara menjaga file PST tetap kecil dengan mengarsipkan email lama Anda. Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, dan Outlook 2010.
Cara Mengarsipkan Surat Lama di Outlook agar File PST Tetap Kecil
Seiring tumpukan email yang Anda simpan di Outlook, biasanya, waktu yang diperlukan Outlook untuk melakukan apa yang Anda inginkan, biasanya juga bertambah. Batas ukuran file PST tampak. (File PST atau "Folder Pribadi" adalah tempat Outlook menyimpan semua data Anda, termasuk kalender, kontak, dan email.)
Untuk membuat arsip pesan lama di Outlook yang terpisah dari file PST yang Anda gunakan setiap hari:
- Pilih File dan pilih Info.
-
Pilih Pengaturan Akun dan pilih Pengaturan Akun dari menu. Jendela Pengaturan Akun akan terbuka.
Image -
Pilih tab File Data.
Image -
Pilih Tambah. Kotak dialog File Data Outlook Baru akan terbuka.
Image -
Pilih Outlook Data File dan pilih OK.
Image -
Masukkan nama arsip di bawah Nama file dan pilih lokasi di mana Anda ingin menyimpan file.
Image - Pilih OK dan tutup jendela.
Pindahkan Email ke Arsip
Untuk mengisi arsip PST yang baru Anda buat, seret dan jatuhkan seluruh folder ke folder root yang baru muncul di bawah Mail Folders Ini berguna jika Anda sudah memiliki Arsip folder yang berisi, katakanlah, semua surat tahun lalu. Jatuhkan saja ke arsip PST.
Atau, untuk mengarsipkan item individual:
- Klik kanan folder root yang dinamai menurut arsip PST Anda di bawah Mail Folders.
-
Pilih Folder Baru dari menu.
Image -
Ketik nama folder yang diinginkan.
Pastikan Mail and Post Items dipilih di bawah Folder berisi jika Anda ingin mengarsipkan email. Untuk pengarsipan item lain, pilih kategori yang sesuai.
Image - Drag and drop email individu atau grup ke folder yang baru dibuat.
- Untuk memindahkan semua email sebelum tanggal tertentu dalam folder (atau folder bersarang), pilih File > Info.
-
Pilih Tools dan pilih Mailbox Cleanup.
Image -
Pilih AutoArchive dari menu yang muncul.
Image
Tutup Arsip File PST
Setelah Anda mengarsipkan semua item, Anda dapat menutup file PST di Outlook:
- Klik kanan folder root PST arsip Anda di bawah Mail Folders.
-
Pilih Tutup "_" dari menu.
Image
Akses Email Dari Arsip Tertutup File PST
Untuk mengambil pesan dari arsip file PST yang telah Anda tutup:
- Pilih tab File dan pilih Buka & Ekspor.
-
Pilih Buka File Data Outlook.
Image - File PST dan foldernya akan muncul di bawah Mail Folders, siap beraksi.
File PST Kecil Adalah File PST Cepat
Membayar untuk menjaga ukuran file PST utama Anda tetap kecil dan mudah dikelola. Anda dapat meminta Outlook melakukan beberapa darinya menggunakan Arsip Otomatis atau membagi pesan Anda di antara lebih banyak file PST, yang bisa tanpa rasa sakit dan cepat.
