Cara Menjadwalkan Rapat di Outlook

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 06:51

Saat Anda menjadwalkan rapat di Outlook dengan orang atau sekelompok orang lain, mereka menerima email undangan dengan detail rapat. Dari email ini, mereka dapat menerima atau menolak undangan rapat. Outlook menambahkan rapat ke kalender Outlook Anda, melacak respons peserta, dan mengirim pengingat sebelum rapat dimulai.

Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, dan Outlook 2013.

Cara Mengirim Undangan Kalender di Outlook

Berikut cara menjadwalkan rapat di Outlook:

1. Pilih Home tab.

   

2. Pilih Barang Baru > Rapat.

   Atau, tekan Ctrl+Shift+Q.

   

3. Dalam undangan Rapat, masukkan deskripsi rapat di kotak teks Judul.

   

4. Dalam kotak teks Diperlukan, masukkan alamat email setiap peserta yang harus menghadiri rapat. Di Outlook 2016 dan 2013, masukkan alamat email di kotak teks To.

   Untuk memilih kontak dari buku alamat Anda, pilih Diperlukan, Opsional, atau Ke.

   

5. Dalam kotak teks Opsional, masukkan alamat email orang yang ingin Anda hadiri dalam rapat, tetapi jangan mengharuskan mereka melakukannya.

   

6. Pilih waktu Mulai dan Waktu berakhir rapat.

   

7. Untuk memblokir satu hari penuh di kalender Anda untuk rapat, pilih Sepanjang hari.

   

8. Dalam kotak teks Location, masukkan tempat Anda mengadakan rapat.

   

9. Di area Pesan, masukkan informasi lain yang perlu diketahui peserta sebelum rapat dan lampirkan file apa pun yang Anda ingin mereka tinjau.

   Untuk melampirkan file ke undangan rapat, Pilih tab Sisipkan, lalu pilih Lampirkan File. Untuk menambahkan tautan ke dokumen di OneDrive Anda, pilih panah turun bawah Link.

   

10. Secara default, saat Anda mengirim undangan rapat di Outlook, undangan tersebut menyertakan permintaan respons dan memberikan opsi kepada penerima untuk menyarankan waktu baru untuk rapat. Untuk mengubah opsi ini, Pilih tab Rapat, lalu pilih Opsi Respon

    

11. Pilih Kirim.

    Jika jadwal Anda berubah atau jika peserta Anda harus membuat rencana lain, batalkan rapat atau atur ulang.

    

Cara Mengatur Rapat Berulang

Outlook juga memungkinkan Anda mengatur rapat berulang. Gunakan opsi ini untuk pertemuan yang Anda rencanakan untuk diulang setiap minggu, bulan, atau periode lainnya. Dengan rapat berulang, Anda hanya perlu memasukkan detail sekali, dan itu akan menambahkan semua acara mendatang ke kalender Anda berdasarkan interval yang Anda tetapkan.

1. Pilih tab Home, lalu pilih New Items > Meeting.

   

2. Dalam undangan Rapat, masukkan Judul, Peserta wajib, Peserta opsional, Lokasi, dan pesan yang menjelaskan tujuan rapat.

3. Pilih Buat Berulang.

   Di Outlook 2016 dan 2013, pilih Meeting > Recurrence.

   

4. Kotak dialog Appointment Recurrence akan terbuka. Masukkan waktu Mulai, Waktu berakhir, dan Durasi rapat.

   

5. Di bagian Pola pengulangan, pilih kapan rapat akan diadakan kembali. Misalnya, pertemuan rutin mingguan yang diadakan setiap hari Senin.

   

6. Di bagian Rentang pengulangan, pilih durasi pertemuan berulang akan dilanjutkan. Anda dapat memberi tahu rapat berulang untuk dibatalkan pada tanggal tertentu atau setelah sejumlah kejadian tertentu. Pilih Tanpa tanggal akhir jika Anda tidak ingin rapat berakhir.

   

7. Pilih OK.

   

8. Dalam undangan Rapat, pilih Kirim.

   

Cara Menggunakan Asisten Penjadwalan untuk Membuat Rapat

Jika Anda menggunakan Microsoft 365 di tempat kerja dan merupakan pengguna Exchange, gunakan Asisten Penjadwalan untuk menemukan waktu terbaik untuk menjadwalkan rapat dengan orang lain. Saat membuka Asisten Penjadwalan, Anda akan melihat kalender untuk orang yang Anda undang ke rapat.

Untuk menggunakan Asisten Penjadwalan, buat undangan Rapat, pilih tab Rapat > Asisten Penjadwalan.

Cara Melihat Rapat di Kalender Outlook Anda

Setelah Anda membuat atau menerima rapat, rapat akan muncul di kalender Outlook Anda berdasarkan info tanggal dan waktu. Berikut cara menemukan acara mendatang.

1. Pilih View Switcher, lalu pilih Calendar.
2. Untuk menemukan rapat, gulir melalui kalender atau gunakan kotak pencarian dan masukkan judul rapat.

3. Untuk melihat detail rapat, klik dua kali item kalender.

   

4. Untuk melihat tanggapan, pilih tab Pelacakan. Kolom Response menunjukkan peserta mana yang telah menerima undangan rapat dan mana yang belum menanggapi.

   

5. Jika Anda menerima persetujuan lisan dari peserta, pilih Tidak ada, lalu pilih Diterima, Ditolak, atau berikan tanggapan Tentatif.

   

6. Tutup undangan rapat jika sudah selesai.

Cara Menambahkan Orang ke Undangan Rapat yang Ada

Anda dapat mengatur rapat dan kemudian mengundang lebih banyak peserta untuk diundang (misalnya, jika Anda mempekerjakan karyawan lain dan ingin menambahkannya ke rapat staf reguler). Berikut cara mengundang peserta baru ke rapat yang sudah Anda siapkan.

1. Temukan rapat di kalender Anda.
2. Klik dua kali item rapat.

3. Pilih Scheduling Assistant tab > Tambahkan Peserta.

   

4. Dalam kotak dialog Pilih Peserta dan Sumber Daya, pilih nama peserta.

   

5. Pilih salah satu Wajib atau Opsional untuk menunjukkan apakah peserta harus hadir atau jika kehadiran mereka opsional.

   

6. Pilih OK.

   

7. Peserta sekarang muncul di daftar Semua Peserta di Asisten Penjadwalan.

   

8. Pilih Kirim Pembaruan.