Yang Perlu Diketahui
- Pilih kontak untuk ditambahkan ke daftar dan buka Home > Kategorikan > Semua Kategori> Baru > beri nama daftarnya.
- Untuk menambahkan kontak ke daftar, pilih kontak dan pilih Home > Categorize > daftar kategori > OK.
Artikel ini menjelaskan cara membuat daftar distribusi dengan kategori dan mengirim email ke kategori tersebut di Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, dan 2007.
Gunakan Kategori Kontak sebagai Daftar Distribusi di Outlook
Untuk membuat distribusi atau milis dengan kategori di Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, dan 2010:
-
Di Outlook, pilih Orang. Atau, tekan Ctrl+3.
Image -
Sorot kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar distribusi. Untuk menyorot beberapa entri yang berdekatan, tekan Ctrl dan pilih kontak. Untuk memilih rentang, tekan Shift, lalu pilih kontak pertama dan terakhir dalam rentang.
Untuk menambahkan orang yang tidak ada dalam kontak Outlook Anda, tekan Ctrl+N untuk membuat kontak baru.
-
Pergi ke tab Home.
Image -
Dalam grup Tags, pilih Categorize.
Image -
Pilih Semua Kategori.
Image -
Di kotak dialog Kategori Warna, pilih Baru.
Image -
Dalam kotak dialog Add New Category, masukkan nama untuk daftar distribusi.
Image - Pilih panah dropdown Color dan pilih None atau tetapkan warna.
-
Pilih OK.
Image - Di kotak dialog Kategori Warna, verifikasi bahwa kategori baru telah dipilih.
- Pilih OK.
Menambahkan Anggota ke Daftar Distribusi
Untuk menambahkan anggota baru ke daftar distribusi kapan saja:
- Pergi ke Orang.
-
Sorot kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar.
Image - Pergi ke tab Home.
- Dalam grup Tags, pilih Categorize.
-
Pilih kategori daftar.
Image - Jika kategori tidak muncul di menu, pilih Semua Kategori, centang kotak kategori daftar, lalu pilih OK.
Kirim Pesan ke Daftar Distribusi Kategori Anda
Untuk membuat pesan baru atau permintaan rapat ke semua anggota daftar distribusi kategori:
-
Pergi ke Orang.
Image -
Pilih Cari Kontak atau tekan Ctrl+E.
Image - Buka tab Search.
-
Dalam grup Refine, pilih Categorized.
Image -
Pilih kategori yang diinginkan.
Image - Pergi ke tab Home.
-
Dalam grup Actions, pilih Mail Merge.
Image - Dalam kotak dialog Mail Merge Contacts, pilih Semua kontak dalam tampilan saat ini.
- Pilih Jenis dokumen panah dropdown dan pilih Form Letters.
- Pilih Gabung ke panah dropdown dan pilih Email.
-
Di kotak teks Baris subjek pesan, masukkan subjek email.
Image - Pilih OK.
-
Menulis teks email di Word. Buka tab Mailing untuk menggunakan alat di grup Tulis & Sisipkan Bidang untuk menyesuaikan salam untuk setiap penerima dan menyisipkan bidang buku alamat lainnya. Pilih Hasil Pratinjau untuk melihat bidang dan aturan Anda di email untuk setiap penerima.
Image -
Pilih Selesai & Gabung > Kirim Pesan Email.
Image -
Di kotak dialog Merge to E-mail, pilih panah dropdown To dan pilih Email.
Image - Pilih Mail format panah tarik-turun dan pilih Teks biasa atau HTML.
- Di bagian Kirim catatan, pilih Semua.
- Pilih OK.
- Jika diminta, pilih Allow.
Gunakan Kategori Kontak sebagai Daftar Distribusi di Outlook 2007
Untuk membuat distribusi atau milis dengan kategori di Outlook 2007:
- Pergi ke Kontak.
-
Sorot kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar distribusi baru Anda.
Untuk menambahkan anggota baru nanti, tetapkan mereka ke kategori yang sesuai satu per satu.
- Pilih tombol toolbar Categorize. Atau, pilih Actions > Categorize dari menu.
- Pilih Semua Kategori.
- Pilih Baru.
- Masukkan nama untuk daftar distribusi.
- Pilih panah dropdown Color dan pilih None.
- Pilih OK.
- Verifikasi bahwa kategori baru dicentang dan pilih OK.
Kirim Pesan ke Daftar Distribusi Kategori Anda di Outlook 2007
Untuk membuat pesan baru atau permintaan rapat ke semua anggota daftar distribusi yang dijalankan kategori:
- Pergi ke Kontak.
- Pilih Tampilan > Tampilan Saat Ini > Berdasarkan Kategori.
- Pilih judul kategori daftar yang diinginkan.
- Pilih Tindakan > Buat > Pesan Baru ke Kontak atau Tindakan > Buat > Permintaan Rapat Baru untuk Dihubungi.
- Pilih OK jika Outlook memberi tahu Anda bahwa tindakan Anda akan diterapkan ke semua item dalam grup.
-
Pilih bidang Ke atau bidang Bcc. Untuk pesan daftar, pertimbangkan untuk menambahkan alamat ke bidang Bcc untuk menghindari mengungkapkan alamat setiap kontak.
Jika kontak memiliki beberapa alamat email, Outlook menambahkan setiap alamat. Hapus alamat yang tidak diperlukan untuk menghindari pengiriman email duplikat ke kontak Anda.
- Di kolom To, masukkan alamat email Anda.
- Tulis pesan atau permintaan rapat.
- Kirim pesan.
