Ada banyak cara untuk berbagi folder di Outlook dengan orang lain. Ini dapat membuat bekerja dengan tim atau proyek menjadi lebih mudah ketika semua komunikasi ada di satu tempat, dan ini bisa menjadi cara yang bagus untuk mengelola aktivitas rumah tangga, keuangan, dan banyak lagi. Pelajari cara membuat folder bersama Outlook dan mengatur pekerjaan Anda.
Anda harus memiliki akses ke Exchange Server. Ini adalah satu-satunya cara Anda dapat mengelola atau berbagi folder Outlook.
Cara Berbagi Folder di Outlook 2016
Sesuatu yang ingin Anda periksa sebelum mencoba membagikan folder adalah apakah admin mengizinkan Anda melakukannya. Jika demikian, inilah yang perlu Anda lakukan:
- Buka Outlook seperti biasa.
- Temukan folder yang ingin Anda bagikan dengan seseorang.
-
Setelah ditemukan, klik kanan folder, lalu pilih Properties
Image -
Di jendela properti, pilih tab Permissions.
Image - Pilih Tambah.
-
Dari daftar alamat email di server, pilih yang ingin Anda bagikan folder di Outlook.
Image
Cara Membuka Folder Bersama di Outlook
Jika orang lain telah berbagi folder dengan Anda, pastikan mereka memberi Anda izin yang benar. Kemungkinan besar Anda akan mendapatkan undangan berbagi melalui email dan yang perlu Anda lakukan hanyalah memilih Buka Catatan/Tugas/Jurnal/Kontak/Kalender ini di sudut kiri atas.
Pertimbangkan untuk menyimpan email undangan untuk folder bersama.
Jika Anda menghapus email undangan, konten yang dibagikan masih dapat Anda akses, hanya ada beberapa langkah tambahan. Cukup pilih tab Folder, lalu pilih Buka bersama Kalender/Kontak/Jurnal/Catatan/Tugas.
Ini berfungsi di Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, dan Outlook 2019
Cara Menghapus Folder Bersama
Apakah Anda membagikan folder atau menghapus folder bersama, prosesnya hampir sama. Jika folder dibagikan dengan Anda, cara termudah untuk menghilangkannya adalah dengan meminta orang yang memberi Anda akses untuk mencabut semua izin.
Jika Anda perlu menghapus seseorang agar tidak melihat folder bersama Anda, ikuti beberapa langkah berikut:
- Klik kanan folder bersama di Outlook, lalu pilih Properties.
- Pilih tab Berbagi Folder.
-
Pilih pengguna yang tidak lagi ingin Anda bagikan folder, lalu pilih Hapus.
Tingkat Izin di Folder Bersama di Outlook
Ada cara untuk membatasi apa yang dapat dilakukan orang dalam folder bersama menggunakan berbagai pedoman izin.
Buka Outlook, klik kanan folder yang ingin Anda bagikan, lalu pilih Properties > Permissions. Dari sana, pilih menu tarik-turun Level Izin dan pilih level yang berbeda untuk setiap orang yang mungkin Anda ajak berbagi folder.
Misalnya, jika Anda memilih Pemilik, orang itu dapat melakukan apa saja, tetapi jika Anda memilih Reviewer, satu-satunya hal yang bisa mereka lakukan adalah membaca item dan tidak ada yang lain.
