Yang Perlu Diketahui
- Buka file Google Drive. Pilih Bagikan. Masukkan alamat email kolaborator.
- Pilih Edit dan tetapkan peran: View, Comment, atauEdit . Pilih Settings gear untuk menambahkan batasan. Pilih Selesai.
- Berbagi folder: Pilih folder. Pilih Share dan masukkan alamat email. Tetapkan aturan dan batasan.
Artikel ini menjelaskan cara berbagi folder dan berkolaborasi pada file menggunakan Google Drive. Artikel ini berisi informasi tentang cara menangani permintaan kolaborasi yang tidak diinginkan dan peringatan tentang risiko berbagi folder.
Cara Menambahkan Kolaborator ke Dokumen Google Drive
Google Drive sangat bagus untuk berkolaborasi dengan rekan kerja dalam sebuah proyek. Ini menawarkan kontrol yang disempurnakan atas siapa yang dapat melihat file Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengannya. Dengan Google Drive, Anda dapat menambahkan kolaborator untuk melihat atau mengedit dokumen Anda. Begini caranya:
- Buka Google Drive lalu buka file yang ingin Anda bagikan.
-
Pilih Share (terletak di sudut kanan atas dokumen).
Image - Masukkan alamat email orang yang ingin Anda tambahkan sebagai kolaborator.
-
Pilih panah tarik-turun Edit dan pilih apakah kolaborator dapat mengedit, mengomentari, atau melihat dokumen.
Image -
Klik Pengaturan (ikon roda gigi) untuk menambahkan batasan berbagi.
Image -
Periksa Editor dapat mengubah izin dan membagikan untuk mengizinkan kolaborator Anda berbagi dokumen dengan orang lain. Centang Pemirsa dan pemberi komentar dapat melihat opsi untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin untuk memberikan kemampuan ini kepada pemirsa dan pemberi komentar.
Image -
Pilih Selesai untuk menutup.
Untuk melacak hasil edit kolaborator, sorot berbagai teks, klik kanan, dan pilih Show Edits. Anda akan melihat daftar editor dan perubahannya, bersama dengan stempel waktu.
Cara Berbagi Folder di Google Drive
Berbagi seluruh folder dengan kolaborator bekerja mirip dengan berbagi satu dokumen. Pilih folder yang ingin Anda bagikan di Google Drive, lalu buka menu tarik-turun dan pilih Bagikan, lalu ikuti langkah-langkah di atas.
Setelah Anda berbagi folder, setiap dokumen atau file yang ditempatkan di folder itu mewarisi hak berbagi yang sama. Itu adalah beberapa kolaborasi yang cukup kuat, tetapi sekarang karena Google Documents juga merupakan Google Drive, itu menjadi rumit. Soalnya, setiap file hanya bisa ada di satu folder, tapi orang yang berbagi hak edit dapat memindahkan file.
File Hanya Bisa Ada di Satu Folder
Jika Anda menggunakan aplikasi desktop Google Drive, Anda tergoda untuk memindahkan file bersama ke Drive Saya atau folder lain, baik untuk mengaturnya atau mengaksesnya di folder Google Drive desktop Anda. Karena file hanya bisa ada di satu folder, memindahkan file dari folder bersama berarti Anda memindahkan file dari folder bersama orang lain. Memindahkan folder bersama ke Drive Saya berarti Anda berhenti membagikannya dengan semua orang.
Jika Anda secara tidak sengaja memindahkan file dari folder bersama, pindahkan kembali, dan semuanya akan dipulihkan.
Jika Anda atau seseorang yang berkolaborasi dengan Anda secara tidak sengaja memindahkan folder bersama ke beberapa folder lain di Drive Saya, Anda akan mendapatkan peringatan dan mendapatkan pesan yang memberi tahu Anda apa yang Anda lakukan dan menawarkan Anda kesempatan untuk membatalkannya. Jika Anda mengabaikan kedua peringatan, Anda harus membagikan folder itu lagi untuk memulihkan pengaturan. Jika Anda bekerja dengan sebuah organisasi, pastikan semua orang mengetahui aturan ini dan Anda membagikan dokumen kepada orang yang Anda percaya untuk mematuhi aturan tersebut.
Cara Mengatasi Permintaan Kolaborasi yang Tidak Diinginkan
Anda juga dapat menerima permintaan kolaborasi dari orang di luar organisasi Anda. Dokumen-dokumen yang tidak diminta ini bisa saja mengganggu, tetapi mungkin juga merupakan upaya yang mungkin untuk mengumpulkan dokumentasi sensitif. Anda tidak boleh membuka dokumen atau file yang tidak dikenal di Google Drive; sebagai gantinya, Anda dapat memblokir orang yang mengirimnya dengan mengklik kanan nama file dari halaman utama Drive dan memilih Block [alamat email]Kemudian, klik lagi Block di jendela konfirmasi.
