Jika Anda menghabiskan banyak waktu menangani email, ada banyak cara untuk menggunakan Outlook dengan lebih efisien. Ubah default agar sesuai dengan cara Anda bekerja. Manfaatkan satu atau dua pintasan keyboard. Siapkan filter untuk mengotomatiskan tugas. Dan, pastikan Outlook berjalan dengan kecepatan maksimum. Lihat tips dan rahasia berikut, dan Anda akan mendapatkan kembali sedikit waktu.
Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, dan Outlook untuk Microsoft 365.
File Pesan Dengan Satu Klik
Lakukan lebih cepat apa yang sering Anda lakukan. Siapkan tindakan sekali klik untuk mengelola email dengan mudah.
Rampingkan Percakapan
Jangan mengotori folder email Anda dengan pesan yang dikutip di tempat lain. Cari tahu cara menggunakan Outlook untuk membersihkan email secara otomatis. Outlook akan memindahkan atau menghapus email yang berlebihan itu untuk Anda.
Kirim Ulang Email
Kirim ulang email di Outlook untuk menggunakan kembali konten, subjek, atau penerimanya alih-alih memulai dengan pesan kosong.
Jaga File Outlook Kecil dan Rapi
Jika Anda ingin Outlook cepat, pertahankan ukuran file PST utama Anda kecil. File PST adalah tempat Outlook menyimpan email, kontak, kalender, dan lainnya. Salah satu cara untuk menjaga agar file PST tetap kecil adalah dengan memindahkan email lama ke file arsip terpisah, misalnya.
Menyiapkan Balasan Otomatis Di Luar Kantor atau Liburan
Memiliki balasan Outlook atas nama Anda saat Anda pergi dan tidak akan dapat membalas email Anda. Ini menghemat waktu Anda tidak hanya ketika Anda mengejar ketinggalan setelah liburan tetapi juga setiap hari kerja.
Pindahkan Email dengan Cepat ke Folder Manapun
Jika Anda tidak menyiapkan pengarsipan satu klik untuk folder, Outlook memiliki cara lain untuk memindahkan email ke folder dengan cepat. Anda dapat mentransfer pesan menggunakan keyboard, misalnya, atau tombol praktis di pita.
Membuat dan Menggunakan Template Email
Saat Anda menulis pesan serupa ke penerima yang berbeda, simpan salah satu email ini sebagai templat di Outlook untuk digunakan di masa mendatang. Anda akan mengirim email yang sama, atau yang serupa, berulang kali dengan kecepatan yang patut ditiru.
Mengubah Wajah dan Ukuran Font Outlook Default
Jika menurut Anda font yang digunakan Outlook saat menulis pesan atau membaca email terlalu lebar, tinggi, kecil, kecil, besar, atau biru, ubahlah. Cari tahu cara mengatur font, gaya font, dan warna yang tepat untuk digunakan secara default untuk email di Outlook.
Hapus dan Bisukan Percakapan
Ketika Anda menemukan diri Anda mengarungi email dan percakapan yang sama sekali tidak relevan, Outlook dapat membantu. Cari tahu cara menggunakan Outlook untuk menghapus seluruh percakapan dan meminta Outlook menghapus email berikutnya di utas yang sama secara otomatis.
Filter Satu Email Pengirim ke Folder Tertentu Secara Otomatis
Mulai dengan email apa pun untuk menyiapkan filter Outlook yang memindahkan semua pesan mendatang dari pengirim yang sama ke folder tertentu secara otomatis.
Temukan Pesan Terkait
Di Outlook, menemukan semua pesan terkait itu mudah. Cukup cari nama kontak atau kata-kata di baris subjek. Outlook mencantumkan setiap pesan yang cocok dengan istilah pencarian Anda.
Setel Akun Default untuk Email Baru
Pastikan pesan baru yang Anda buat dimulai dengan kemungkinan besar Dari alamat email yang dipilih di Outlook.
Cari Di Dalam Pesan
Ingin menemukan sesuatu dalam email yang panjang? Cari tahu cara menggunakan Outlook untuk mencari teks di dalam pesan email.
Jadwalkan Email yang Akan Dikirim Nanti
Anda dapat menginstruksikan Outlook untuk mengirim pesan hanya pada atau setelah tanggal tertentu. Ini berguna untuk acara rutin, seperti pengumuman rapat mingguan.
Membatalkan Penghapusan Pesan dengan Cepat
Apakah Anda baru saja menghapus email di Outlook yang belum siap untuk membuka folder Item Terhapus? Berikut adalah cara sederhana untuk mendapatkan kembali email tersebut dalam sekejap.
Mengatur Daftar Distribusi
Buat milis Anda sendiri di Outlook dan kirim pesan ke sekelompok orang dengan mudah tanpa harus mengetikkan semua alamat email.
Hapus Lampiran Dari Pesan
Simpan pesannya; kehilangan ukurannya yang besar. Cari tahu cara menggunakan Outlook untuk menghapus file terlampir (setelah Anda menyimpannya di tempat lain) dari pesan email. Anda dapat memangkas ukuran kotak surat Anda secara signifikan.
Temukan Semua Email Dari Pengirim dengan Cepat
Outlook menemukan semua pesan dari pengirim tertentu dan menunjukkannya kepada Anda dengan cepat dengan tip ini.
Siapkan Folder 'Semua Email'
Lihat semua email yang dikirim, diterima, diarsipkan, dan diajukan untuk sebuah akun di satu tempat di Outlook.
Memiliki Email Sorotan Outlook yang Dikirim kepada Anda Saja
Bila Anda adalah satu-satunya penerima email, pesan biasanya lebih penting daripada jika Anda adalah salah satu dari selusin orang. Cari tahu bagaimana Outlook dapat menyorot pesan yang hanya berisi Anda di baris Kepada.
Edit Pesan Email yang Diterima
Daripada meneruskan email ke diri sendiri atau membuat catatan di tempat lain di Outlook atau mungkin di luarnya, Anda dapat mengedit email yang diterima dan menambahkan teks Anda sendiri.
Otomatis Cc: Semua Email yang Anda Kirim
Outlook dapat mengirim salinan setiap pesan yang Anda buat ke alamat email lain.
Perluas Outlook Dengan Add-In Penghemat Waktu
Add-Ins seperti ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen, dan Auto-Mate dapat meningkatkan alur kerja Outlook Anda dengan meletakkan informasi yang tepat di dekat ujung jari Anda, memfilter secara cerdas, dan mengotomatiskan tugas yang berulang.
