Yang Perlu Diketahui
- Arsip manual: Buka File > Info > Tools > Bersihkan Barang Lama. Di jendela pop-up Arsip, pilih Arsipkan folder ini dan semua subfolder.
- Kemudian, pilih folder untuk arsip. Pilih Arsip item yang lebih lama dari daftar drop-down dan tetapkan tanggal.
- Arsip otomatis: Buka File > Options > Lanjutan > Pengaturan Arsip Otomatis. Pilih Jalankan Arsip Otomatis setiap dan masukkan interval waktu.
Jika Anda membiarkan terlalu banyak email menumpuk di dalam kotak masuk, kinerja Outlook dapat terganggu. Pelajari cara mengarsipkan email di Outlook dan mengelola email lama tersebut, baik secara manual maupun otomatis. Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Outlook untuk Microsoft 365 dan Outlook 2019, 2016, 2013, dan 2010.
Cara Mengarsipkan Email di Outlook Secara Manual
Jika Anda lebih suka mengontrol kapan email lama Anda diarsipkan dan di mana mereka diarsipkan, ada proses manual yang dapat Anda ikuti untuk melakukannya. Anda dapat mengarsipkan pesan email secara manual di dalam folder apa pun.
-
Buka Outlook dan pilih File > Info > Tools > Bersihkan Barang Lama.
Image -
Di jendela pop-up Arsip, pilih Arsipkan folder ini dan semua subfolder lalu pilih folder tempat Anda ingin mengarsipkan item.
Image -
Pilih Arsipkan item yang lebih lama dari daftar tarik-turun, lalu atur tanggal di mana Anda ingin mengarsipkan pesan.
Anda juga dapat memilih Jelajahi untuk mengidentifikasi file PST individual yang ingin Anda gunakan untuk arsip ini. Atau Anda dapat menyimpannya sebagai nama file default.
Image -
Pilih OK. Outlook sekarang akan mengarsipkan pesan di folder itu sesuai dengan pengaturan yang telah Anda konfigurasikan.
Image -
Jika Anda lebih suka mengarsipkan pesan di semua folder daripada satu per satu, pilih Arsipkan semua folder sesuai dengan pengaturan Arsip Otomatis Jika Anda memilih ini, Anda harus kembali ke tab Beranda, klik kanan salah satu folder yang ingin Anda atur pengaturan Arsip Otomatisnya, lalu pilih Properties
Image -
Di jendela Properties, pilih tab AutoArchive.
Image -
Pilih Arsipkan folder ini menggunakan pengaturan ini, lalu konfigurasikan pengaturan ke berapa bulan pesan yang ingin Anda simpan, dan ke mana harus memindahkan item lama.
Menggunakan Pengaturan Arsip Otomatis, konfigurasikan cara pesan diarsipkan saat Anda mengaktifkan Arsip Otomatis, serta cara email diarsipkan saat Anda mengarsipkannya secara manual menggunakan pengaturan Arsip Otomatis.
Image
Cara Memicu Arsip Otomatis Secara Manual
Anda dapat memicu Arsip Otomatis baik secara manual maupun otomatis. Jika Anda telah menyiapkan pengaturan Arsip Otomatis untuk semua folder seperti yang dijelaskan di atas, Anda dapat langsung memicu prosedur pengarsipan.
Pilih File > Info > Tools > Pembersihan Kotak Surat, lalu pilih AutoArchive untuk memicu proses pengarsipan. Ini akan menggunakan pengaturan Arsip Otomatis yang telah Anda konfigurasikan untuk setiap folder email.
Cara Memicu AutoArchive Secara Otomatis
Selain memicu prosedur pengarsipan secara manual, Anda juga dapat mengatur Arsip Otomatis agar berjalan secara teratur.
-
Pilih File > Options > Lanjutan > Pengaturan Arsip Otomatis.
Image -
Di jendela pengaturan Arsip Otomatis, pilih Jalankan Arsip Otomatis setiap dan masukkan seberapa sering Anda ingin menjalankan Arsip Otomatis.
Anda dapat mengonfigurasi pengaturan untuk meminta saat Arsip Otomatis berjalan, dan mengaturnya untuk menghapus pesan email lama atau memindahkannya ke file PST arsip di komputer Anda.
Image -
Pilih OK,dan Arsip Otomatis akan berjalan pada interval yang Anda tetapkan, jadi Anda tidak perlu khawatir kotak masuk Anda memakan terlalu banyak ruang.
Image
Gunakan Sapuan Outlook ke Arsip Otomatis di Web Outlook
Di Outlook Online, pengarsipan pesan adalah proses manual. Fungsi bernama Outlook Sweep membantu Anda menjaga kotak masuk tetap bersih.
Tidak mungkin mengubah usia pesan yang Anda arsipkan, tetapi setidaknya fitur sapuan memberi Anda kemampuan untuk mengarsipkan semua pesan kotak masuk yang lebih lama dari 10 hari. Ini akan membantu Anda menjaga kotak masuk Anda tetap bersih secara otomatis.
-
Buka kotak masuk akun tempat Anda ingin mengarsipkan pesan email. Pilih email yang ingin Anda arsipkan, lalu pilih Sweep dari menu.
Image -
Di layar pop-up, pilih Selalu pindahkan pesan yang lebih lama dari 10 hari dari folder INBOX.
Image -
Pilih menu tarik-turun Pindah ke dan pilih Arsip.
Image
