Kehilangan dokumen penting yang telah Anda habiskan begitu banyak waktu untuk membuat membuat frustrasi, terutama jika Anda seperti kebanyakan pengguna, yang membuat dokumen langsung di komputer dan tidak mendapatkan manfaat dari salinan tulisan tangan.
Berikut adalah enam cara untuk menjaga keamanan dokumen pengolah kata Anda.
Jangan Simpan Dokumen Anda di Drive OS Anda
Sementara kebanyakan pengolah kata menyimpan file Anda di folder My Documents, ini adalah tempat terburuk untuk mereka. Baik itu virus atau kegagalan perangkat lunak, sebagian besar masalah komputer memengaruhi sistem operasi, dan seringkali, satu-satunya solusi adalah memformat ulang drive dan menginstal ulang sistem operasi. Dalam kasus seperti itu, semua yang ada di drive akan hilang.
Memasang hard drive kedua di komputer Anda adalah cara yang relatif murah untuk mengatasi masalah ini. Hard drive internal kedua tidak akan terpengaruh jika sistem operasi rusak, dan bahkan dapat diinstal di komputer lain jika Anda perlu membeli yang baru.
Jika Anda ragu memasang drive internal kedua, hard drive eksternal adalah pilihan yang sangat baik. Drive eksternal dapat dipasang ke komputer mana pun kapan saja dengan mencolokkannya ke port USB atau FireWire. Banyak drive eksternal juga memiliki manfaat tambahan dari pencadangan sekali sentuh atau pencadangan terjadwal; Anda menentukan folder dan jadwal, dan perangkat lunak akan mengurus sisanya.
Intisari
Menyimpan file Anda di lokasi yang berbeda dari sistem operasi Anda tidak cukup; Anda perlu membuat cadangan file Anda secara teratur. Tingkatkan peluang Anda untuk dapat mengambil file dengan memiliki cadangan kedua. Jika data penting, pertimbangkan untuk menyimpan cadangan di brankas tahan api.
Waspadalah terhadap Lampiran Email
Bahkan jika Anda yakin tidak mengandung virus, lampiran email dapat menyebabkan Anda kehilangan data. Misalnya, jika Anda menerima dokumen dengan nama yang sama dengan yang ada di drive Anda, dan perangkat lunak email Anda diatur untuk menyimpan lampiran di lokasi yang sama, Anda berisiko menimpa file yang sudah ada di sana. Hal ini sering terjadi ketika Anda sedang berkolaborasi pada sebuah dokumen dan rekan kerja mengirimkan pembaruan melalui email.
Setel program email Anda untuk menyimpan lampiran di lokasi yang unik, atau, jika tidak, pikirkan dua kali sebelum menyimpan lampiran email di hard drive Anda.
Waspadalah terhadap Kesalahan Pengguna
Manfaatkan perlindungan yang disertakan dalam pengolah kata Anda, seperti fitur pembuatan versi dan perubahan terlacak. Cara umum pengguna kehilangan data adalah saat mereka mengedit dokumen dan secara tidak sengaja menghapus bagian. Setelah dokumen disimpan, bagian yang diubah atau dihapus akan hilang kecuali Anda mengaktifkan fitur yang menyimpan perubahan untuk Anda.
Jika Anda tidak ingin berurusan dengan fitur lanjutan, gunakan tombol F12 sebelum Anda mulai bekerja untuk menyimpan file dengan nama yang berbeda. Ini tidak terorganisir seperti beberapa metode lain, tetapi ini adalah metode yang berguna.
Pergi ke Awan
Menyimpan file dan cadangannya di cloud menjadi lebih umum. Penyimpanan cloud menawarkan banyak keuntungan, seperti alokasi ruang yang luas, kemudahan penggunaan, akses dari mana pun Anda berada dan perangkat apa pun yang Anda gunakan, dan keandalan.
Layanan penyimpanan cloud mencadangkan server mereka, jadi ada lapisan perlindungan ganda untuk file yang disimpan dengan cara ini. Karena alasan ini, penyimpanan cloud semakin menjadi pilihan terbaik bagi kebanyakan orang.
Ada beberapa pilihan utama gratis:
- Google Drive menawarkan 15 GB dengan setiap akun Google.
- Pengguna Mac mendapatkan 5 GB dengan iCloud, yang terpasang di setiap perangkat Apple.
- Microsoft menyediakan ruang 5 GB dengan OneDrive, yang disertakan dengan akun Microsoft 365 dan Xbox.
Jika Anda membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, layanan di atas menawarkan opsi berbayar, seperti halnya perusahaan penyimpanan cloud lainnya.
Simpan Hard Copy Dokumen Anda
Itu tidak akan mencegah Anda untuk mengetik dan memformat dokumen Anda lagi, tetapi menyimpan salinan cetak dari dokumen penting setidaknya akan memastikan Anda memiliki isi file, dan itu lebih baik daripada tidak memiliki sama sekali.
