Cara Menggunakan Slack untuk Bekerja

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 06:51

Yang Perlu Diketahui

• Buka Slack.com, pilih Get Started, dan ikuti petunjuk untuk menyiapkan Ruang Kerja Slack dan membentuk tim.
• Pilih + > Buat saluran untuk menambahkan saluran yang berpusat di sekitar subjek; masukkan nama yang Anda inginkan di grup.
• Untuk mengirim pesan, pilih Pesan Baru, tambahkan nama atau grup nama, ketik pesan Anda, dan pilih Kirim Sekarang.

Artikel ini menjelaskan cara menyiapkan ruang kerja Slack dan menjalankan fungsi seperti menyusun tim, membuat saluran, menambahkan pengguna, mengirim pesan, melakukan panggilan, dan banyak lagi.

Cara Menyiapkan Ruang Kerja Slack untuk Tim Anda

Slack dapat digunakan di komputer melalui browser web pilihan Anda atau melalui aplikasi seluler, tetapi proses penyiapannya cukup rumit sehingga Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan browser web. Untuk tujuan instruksi ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur ruang kerja Slack pertama Anda dari awal.

Anda tidak memerlukan akun Slack sebelum menyiapkan ruang kerja pertama Anda, dan Anda dapat mengatur semuanya dan mulai menggunakan layanan ini secara gratis. Beberapa fungsi terkunci di balik langganan, tetapi Anda dapat memilih apakah langganan itu layak atau tidak setelah Anda mencoba versi gratisnya.

Berikut cara mengatur ruang kerja Slack pertama Anda:

1. Navigasi ke slack.com, dan pilih Get Started di sudut kanan atas halaman.

   

2. Pilih Tim saya belum menggunakan Slack.

   

   Petunjuk ini untuk menyiapkan ruang kerja Slack baru. Jika Anda tidak bertanggung jawab untuk menyiapkan Slack untuk organisasi Anda, klik Tim saya ada di Slack untuk mencari ruang kerja yang disiapkan oleh salah satu rekan kerja Anda.

3. Masukkan email Anda, dan pilih Konfirmasi.

   

   Gunakan email bisnis Anda, atau email yang biasa Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan orang-orang di tim Anda.

4. Periksa email Anda untuk mendapatkan kode konfirmasi. Jika sudah sampai, masukkan kodenya.

   

5. Masukkan nama perusahaan atau tim Anda, lalu pilih Berikutnya.

   

6. Masukkan nama proyek yang sedang dikerjakan tim Anda, lalu pilih Berikutnya.

   

7. Masukkan alamat email untuk setiap orang di tim Anda, lalu pilih Tambahkan Rekan Tim.

   

   Anda akan dapat menambahkan lebih banyak rekan tim nanti jika Anda tidak mendapatkan semua orang di langkah ini.

8. Saluran Slack Anda telah disiapkan pada saat ini. Pilih Lihat Saluran Anda di Slack untuk mulai menggunakannya.

   

Cara Merakit Tim di Slack

Setelah Anda membuat ruang kerja, Anda masih memiliki beberapa tugas untuk diselesaikan sebelum Slack membebaskan Anda. Anda harus menyelesaikan perakitan tim Anda, membuat pesan selamat datang, mengirim pesan pertama Anda, dan menyelesaikan beberapa pengaturan penting.

1. Untuk mengundang anggota tambahan ke tim Anda, masukkan nama dan email mereka, lalu pilih Undang, atau pilih Selesai dan gulir ke bawah ke selesaikan proses penyiapan.

   

2. Pilih Pilih salam, lalu pilih salam default untuk tim Anda.

   

3. Edit salam jika Anda mau, lalu pilih Simpan.

   

4. Pilih Mulai menggunakan Slack untuk proyek nama-saluran-anda.

   

5. Masukkan pesan pertama Anda, lalu pilih Kirim. Saat undangan Anda mulai menyaring, ini adalah salah satu hal pertama yang akan mereka lihat.

   

6. Pilih Selesaikan penyiapan.

   

7. Masukkan nama Anda, pilih kata sandi yang akan Anda gunakan untuk mengakses Slack, lalu pilih Berikutnya.

   

8. Ubah nama atau URL ruang kerja Anda jika Anda mau, atau cukup pilih Selesai jika Anda puas.

   

9. Ruang kerja Slack Anda sudah siap, dan tim Anda sudah siap. Anda dapat menambahkan lebih banyak anggota tim jika Anda mau, atau mulai menggunakan ruang kerja Anda untuk berkoordinasi dengan tim Anda.

   

Cara Membuat Saluran dan Menambahkan Pengguna di Slack

Anda membuat satu saluran selama proses penyiapan awal, tetapi saluran tambahan dapat sangat membantu tim Anda untuk fokus pada proyek tertentu. Ini sangat berguna jika Anda memiliki tim yang besar, karena Anda dapat membatasi saluran hanya untuk orang-orang yang benar-benar membutuhkan informasi, tetapi tetap merupakan ide yang baik untuk menggunakan alat organisasi ini bahkan jika Anda memiliki tim yang lebih kecil.

1. Pilih + yang terletak di sebelah kanan judul Saluran utama.

   

2. Pilih Buat saluran di menu tarik-turun.

   

3. Masukkan nama dan deskripsi untuk saluran Anda, lalu pilih Buat.

   

   Pilih penggeser Jadikan pribadi jika Anda ingin mengontrol siapa yang dapat bergabung dengan saluran. Dengan menonaktifkan opsi ini, siapa pun dapat membaca dan menambahkan diri mereka sendiri ke saluran. Saluran pribadi ditandai dengan ikon gembok di sebelah kiri namanya di daftar Saluran Anda. Saluran terbuka akan memiliki hashtag di tempat itu.

4. Masukkan nama orang yang Anda inginkan dalam grup, dan pilih Selesai, atau pilih Lewati untuk sekarang untuk menambahkan orang nanti.

   

   Untuk menambahkan orang nanti, pilih saluran, lalu pilih Tambah Orang.

5. Channel Anda sekarang siap digunakan.

   

Cara Mengirim Pesan Langsung di Slack

Di Slack, setiap pesan yang tidak terkirim dalam saluran dianggap sebagai pesan langsung. Anda dapat mengirim pesan ke siapa pun di tim Anda, atau membuat pesan langsung grup dengan beberapa anggota tim untuk diisi semua orang sekaligus.

1. Pilih nama orang yang ingin Anda kirimi pesan langsung.

   

2. Ketik pesan Anda di kolom teks, lalu tekan Enter.

   

3. Untuk menambahkan emoji, pilih wajah tersenyum di bawah kotak teks, lalu pilih satu emoji atau lebih.

   

   Anda bahkan dapat membuat emoji Slack khusus untuk ruang kerja Anda.

4. Untuk mengirim dokumen, pilih ikon paperclip, lalu pilih file dari komputer Anda.

   

5. Masukkan deskripsi untuk file Anda, lalu pilih Upload.

   

   Saat mengunggah file ke pesan langsung atau saluran, itu akan secara otomatis dibagikan ke pengguna yang relevan.

Cara Mengirim Pesan Langsung Grup di Slack

Pesan langsung grup sangat mirip dengan pesan langsung, tetapi memungkinkan Anda untuk berbicara dengan sekelompok orang tertentu tanpa membuat saluran khusus. Ini lebih cepat dan lebih rapi daripada membuat saluran, dan ideal untuk situasi di mana Anda perlu memberikan beberapa informasi penting kepada anggota tim tertentu atau dengan cepat berkolaborasi pada sesuatu yang tidak benar-benar menjamin saluran. Anda juga dapat melakukan panggilan suara dan video melalui pesan langsung grup.

1. Pilih + di sebelah judul bagian Pesan Langsung.

   

2. Pilih orang yang ingin Anda tambahkan ke pesan langsung grup, lalu pilih Pergi.

   

3. Pesan langsung grup berfungsi persis seperti pesan langsung satu-satu Anda. Anda dapat kembali ke pesan langsung grup ini kapan saja dengan memilihnya di menu.

   

4. Jika Anda ingin menghapus pesan langsung grup ini, klik kanan di menu, lalu pilih Tutup percakapan. Anda juga dapat membintanginya untuk menyorotnya atau mematikannya untuk berhenti menerima email dan pemberitahuan push.

   

Cara Menelepon di Slack

Slack memungkinkan Anda untuk memanggil anggota tim Anda secara individu atau grup, dan Anda memiliki opsi untuk menggunakan obrolan suara atau video. Ini membuatnya sangat mudah untuk memastikan Anda selalu berada di halaman yang sama dengan tim Anda, berbagi ide dan mengonfirmasi rencana dengan cepat, dan mengadakan rapat jarak jauh tanpa memerlukan perangkat lunak telekonferensi tambahan.

1. Untuk memanggil satu anggota tim, buka pesan langsung Anda dengan anggota tim tersebut, lalu pilih ikon Panggil.

   

2. Panggilan akan terbuka di jendela lain dan terhubung segera setelah orang tersebut menjawab.

   

   Gunakan ikon di bagian bawah panggilan untuk menonaktifkan mikrofon, mengaktifkan dan menonaktifkan video, membagikan layar, mengirim reaksi emoji, dan menutup telepon, dari kiri ke kanan. Ikon roda gigi di kiri atas menyediakan menu Opsi, dan siluet dengan ikon + memungkinkan Anda menambahkan orang ke panggilan.

3. Untuk melakukan panggilan grup, buka saluran atau pesan langsung grup, lalu pilih ikon panggilan.

   

   Panggilan grup adalah fitur premium yang tidak tersedia dalam paket Slack gratis.

Cara Menyembunyikan Saluran dan Pesan Langsung Tanpa Pesan Baru

Seiring bertambahnya ruang kerja, Anda mungkin mendapati bahwa itu berakhir dengan banyak saluran dan percakapan yang tidak selalu digunakan. Sebagai alternatif, Anda mungkin mengalami kesulitan mencari tahu saluran mana yang masih memiliki pesan yang belum dibaca. Dalam kedua situasi ini, pilihan terbaik Anda adalah menyembunyikan saluran dan pesan langsung yang tidak memiliki pesan baru.

1. Pilih nama ruang kerja Anda di sudut kiri atas halaman.

   

2. Pilih preferensi.

   

3. Pilih Sidebar.

   

4. Pilih radial di sebelah percakapan yang belum dibaca saja, atau percakapan yang belum dibaca ditambah bagian Anda yang berbintang.

   

5. Jika Anda lebih suka membisukan hanya satu saluran atau percakapan dalam satu waktu, cukup klik kanan saluran tersebut, lalu pilih bisukan saluran.

   

Pengaturan Privasi Slack

Jika Anda menggunakan Slack untuk tujuan bisnis, sebaiknya hindari mengatakan apa pun yang biasanya tidak Anda katakan di kantor di depan atasan Anda. Itu bukan karena bos Anda dapat menggunakan Slack untuk mengintai Anda, tetapi ada kemungkinan bahwa kepala ruang kerja Anda dapat mengekspor pesan langsung Anda dan membacanya.

Untuk memeriksa apakah ini merupakan opsi di ruang kerja Anda, masuk ke Slack, navigasikan ke slack.com/account/team, lalu pilih Retentions dan Ekspor. Jika Anda melihat pesan berikut, Anda aman:

Jika admin juga memiliki akses ke pesan langsung Anda, pesannya akan berbunyi seperti ini:

Pemilik Ruang Kerja dapat mengekspor pesan dan file dari saluran publik. Pemilik Ruang Kerja juga dapat mengekspor pesan dan file dari saluran pribadi dan pesan langsung.

Jika Anda melihat pesan itu, Anda ingin mengatur agar pesan langsung Anda kedaluwarsa daripada membiarkannya begitu saja. Untuk melakukannya, pilih ikon gear di sudut kanan atas saat Anda menerima pesan langsung, lalu pilih edit retensi pesan >Berikutnya > Gunakan pengaturan retensi khusus untuk percakapan ini Setel ke satu hari, lalu pilih Simpan

Pengaturan retensi ruang kerja hanya tersedia jika organisasi Anda memiliki paket berbayar.

Mencegah Situs Luar Melihat Lalu Lintas Anda

Jika Anda atau anggota tim Anda pernah menautkan ke situs web luar, mereka akan dapat melihat alamat web lengkap ruang kerja Slack Anda di rujukan. Jika Anda ingin mencegah hal ini terjadi, masuk ke Slack lalu navigasikan ke slack.com/admin/settings.

Gulir ke bawah dan temukan Sembunyikan URL ruang kerja Anda dari log situs eksternal, lalu pilih Perluas. Hapus tanda centang dari kotak, lalu pilih Save.

Jika Anda memiliki paket berbayar, sebagai administrator, Anda juga dapat menyesuaikan pengaturan penyimpanan dan penghapusan pesan dan file global dari halaman ini.

Apa Itu Integrasi Slack?

Sekarang, Anda memiliki pemahaman yang cukup baik tentang cara mengatur dan menggunakan Slack, termasuk beberapa pengaturan privasi dasar. Jika Anda ingin memperluas fungsionalitas Slack, Anda dapat mengintegrasikan berbagai macam aplikasi pihak ketiga seperti Google Drive dan Kalender, Twitter, GitHub, dan banyak lagi.

Jika Anda ingin menambahkan beberapa integrasi Slack, berikut cara melakukannya:

1. Pilih Aplikasi di menu Slack utama di sisi kiri layar.

   

2. Temukan aplikasi yang ingin Anda integrasikan dengan Slack, lalu pilih Add.

   

3. Pilih Tambahkan ke Slack.

   

4. Lanjutkan dengan petunjuk di layar. Dalam hal ini, pilih Tambah Integrasi Twitter.

   

5. Jika diminta, otorisasi Slack untuk mengakses akun Anda dengan aplikasi yang Anda coba integrasikan.

   

6. Sesuaikan pengaturan sesuai keinginan Anda, lalu pilih Simpan Pengaturan. Aplikasi ini sekarang terintegrasi dengan ruang kerja Slack Anda.

   

Pemberitahuan Slack, Tema, dan Preferensi Lainnya

Slack memudahkan untuk menyesuaikan berbagai preferensi pengguna, termasuk saat Anda menerima notifikasi, tema, dan lainnya. Untuk mengakses pengaturan canggih ini, pilih nama ruang kerja Anda di sudut kiri atas, lalu pilih Preferences.

Pemberitahuan

Menu preferensi pemberitahuan Slack memberi Anda beberapa opsi penting, seperti kemampuan untuk mengaktifkan pemberitahuan desktop. Pilih Enable Desktop Notifications dan Anda akan menerima pemberitahuan pop up di komputer Anda setiap kali Anda menerima pesan di Slack. Anda juga dapat memilih jenis pesan apa yang menyebabkan pemberitahuan desktop muncul.

Kotak Kata Kunci memungkinkan Anda memasukkan istilah penting tertentu yang ingin Anda perhatikan. Setiap kali seseorang menggunakan salah satu kata kunci tersebut di saluran yang Anda akses, Anda akan dapat dengan mudah menemukan percakapan penting.

Jika Anda tidak ingin menerima notifikasi apa pun selama jam nonaktif, Anda dapat menggunakan pengaturan Jangan Ganggu untuk menonaktifkan notifikasi secara otomatis selama waktu tertentu.

Opsi pemberitahuan juga memungkinkan Anda memilih bagaimana pemberitahuan push desktop muncul, dan apakah akan mengirim ping ke perangkat seluler Anda atau tidak melalui aplikasi Slack jika Anda tidak berada di desktop.

Tema

Jika Anda ingin menyesuaikan tema Slack Anda, cukup pilih Tema atau Pesan & media di menu preferensi. Memilih Tema akan membuka menu dasar yang memungkinkan Anda memilih antara tema gelap dan terang Slack. Jika mata Anda bermasalah dengan situs web putih cerah, tema gelapnya bagus.

Lanjutkan menggulir, dan Anda akan menemukan bahwa Slack memiliki sejumlah tema lain yang mengubah tampilan dan nuansa aplikasi. Anda juga dapat menyesuaikan tema dan membagikannya dengan orang lain jika Anda merasa kreatif.

Pesan & Media

Pilih Pesan & media, dan Anda akan memiliki kontrol yang lebih besar terhadap cara berbagai elemen situs ditampilkan. Opsi ini memungkinkan Anda untuk memilih apakah ikon pengguna ditampilkan, bagaimana pesan muncul, apakah nama lengkap atau tampilan ditampilkan, dan banyak lagi.

Alat Komunikasi Slack

Tim Slack Berbayar dapat menggunakan alat komunikasi canggih seperti Slack Huddles. Ngerumpi adalah percakapan audio yang dapat diikuti oleh siapa saja di saluran. Anda juga dapat memulai ngerumpi dari pesan langsung dan bahkan membagikan layar Anda dengan peserta lain.

Paket berbayar juga mendukung perekaman video dan suara. Semua rekaman yang diunggah ke Slack dilengkapi dengan transkrip, yang dapat disimpan dalam arsip yang dapat dicari. Rekaman dapat dijadwalkan untuk dipublikasikan pada waktu tertentu.

Jika tim Anda memiliki paket Slack Business+ atau Enterprise Grid, Anda dapat memanfaatkan Slack Atlas, yang membuat profil terperinci untuk memberi pengguna pemahaman yang lebih baik tentang struktur organisasi Anda. Fitur ini terintegrasi dengan alat seperti Workday sehingga Anda dapat memperbarui semua informasi secara otomatis.