Yang Perlu Diketahui
- Gunakan thumbnail: Buka File > Info > Properties > Properti Lanjutan > Ringkasan dan centang Simpan Thumbnail untuk Semua Dokumen Word.
- Perbarui Properti: Buka File > Info > Properties > Properti Tingkat Lanjut > Ringkasan. Masukkan komentar, kata kunci, dan info lainnya.
- Tips lain: Buat folder untuk menyimpan dan mengurutkan file Word Anda, dan gunakan sistem penamaan file yang konsisten untuk menemukan file yang Anda inginkan dengan cepat.
Artikel ini menawarkan saran untuk mengatur file Microsoft Word Anda. Instruksi mencakup Word 2019 hingga 2010 dan Word untuk Microsoft 365.
Simpan Semua File Word Dengan Thumbnail
Menyimpan file Word dengan gambar pratinjau atau thumbnail memudahkan Anda mengidentifikasi dokumen yang Anda butuhkan tanpa membukanya.
Untuk menyimpan semua dokumen Word dengan pratinjau atau gambar mini:
-
Di Microsoft Word, buka dokumen kosong atau yang sudah ada, lalu buka tab File.
Image -
Pilih Info.
Image -
Pilih Properties panah drop-down dan pilih Properti Lanjutan.
Image -
Di kotak dialog Properties, buka tab Ringkasan.
Image -
Pilih kotak centang Simpan Thumbnail untuk Semua Dokumen Word.
Image -
Pilih OK.
Image
Perbarui Properti Dokumen Word
Jika Anda bekerja dengan beberapa dokumen Word yang memiliki nama dan lokasi yang mirip, gunakan fitur properti dokumen Word.
-
Buka dokumen yang ingin Anda tambahkan properti deskriptifnya, lalu buka tab File.
Image -
Pilih Info.
Image -
Pilih Properties panah drop-down dan pilih Properti Lanjutan.
Image -
Di kotak dialog Properties, buka tab Ringkasan.
Image -
Masukkan komentar, kata kunci, kategori, judul, dan informasi subjek untuk membantu Anda membedakan file Anda.
Image - Pilih OK untuk menerapkan perubahan dan menutup kotak dialog. Ketika tiba saatnya untuk melakukan pencarian, Word dapat menemukan apa yang Anda butuhkan.
Buat Folder di Komputer Anda dan Gunakan
Siapkan satu folder untuk dokumen Word Anda dan beri nama sesuatu yang tidak akan Anda lupakan, seperti MyWordDocs Isilah dengan folder yang diberi nama dengan cara yang masuk akal bagi Anda, dan gunakan folder ini untuk menyimpan dan mengurutkan file Word Anda. Jika Anda membuat catatan rapat mingguan, misalnya, buat folder untuk catatan tersebut dan sertakan folder tambahan di dalamnya selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.
Jika Anda memiliki dokumen Word selama bertahun-tahun di komputer Anda dan tidak punya waktu untuk membuka setiap dokumen dan memutuskan apakah akan menyimpannya atau tidak, buat folder untuk setiap tahun dan pindahkan dokumen ke folder tersebut. Ini adalah cara yang baik untuk menyimpan file lama sampai Anda punya waktu untuk mengatur file dengan cara yang sesuai untuk Anda.
Gunakan Sistem Penamaan File yang Konsisten
Buat sistem penamaan untuk menemukan file yang Anda inginkan dengan cepat. Ada banyak cara untuk memberi nama file Anda. Pilih sistem penamaan dan gunakan secara konsisten.
Berikut adalah beberapa saran:
- Sertakan jenis dokumen dalam nama file, misalnya kontrak, sewa, atau buletin. Dengan cara ini, Anda dapat melihat nama file untuk menemukan file.
- Awali nama file dengan nama klien (atau nama belakang penerima jika dokumen berupa huruf).
- Sertakan tanggal pada nama file.
Luangkan Waktu Anda
Jika hard drive komputer Anda kekurangan ruang penyimpanan, jangan menangani tugas organisasi Anda sekaligus. Pecahkan pekerjaan menjadi beberapa bagian yang dapat diatur dan habiskan 15 menit sehari untuk mengerjakannya.
Saat Anda mengatur file Word di komputer Anda, letakkan setiap file di salah satu folder yang Anda buat, buat folder baru, atau hapus file yang tidak lagi Anda perlukan. Jika Anda tidak yakin apa yang harus dilakukan dengan file, taruh di folder berjudul HoldUntilDate dan pilih tanggal di masa mendatang jika Anda belum membuka folder saat itu, Anda akan merasa nyaman menghapusnya.
Apa pun jenis folder yang Anda buat, letakkan folder ini di folder utama Word Anda, sehingga Anda akan tahu di mana mencarinya.
