Yang Perlu Diketahui
- Sebelum mendigitalkan file Anda, buat folder dan subfolder untuk mengatur file.
- Pastikan pemindai atau printer mendukung perangkat lunak Pengenalan Karakter Optik (OCR) dan Anda telah menginstal perangkat lunak OCR.
- Prosesnya berbeda tergantung apakah Anda ingin memindai dokumen di Mac atau memindai dokumen di Windows.
Mendigitalkan dokumen kertas dapat membantu saat mengatur dokumen penting Anda. File digital, termasuk PDF, dapat dikonversi menjadi file yang dapat dicari menggunakan perangkat lunak pengenalan karakter optik (OCR) yang biasanya disertakan dengan printer. Itu berarti informasi Anda tidak memakan tempat, dan lebih mudah ditemukan. Juga, Anda dapat menyimpan file digital Anda di CD atau DVD, di flash drive, di fasilitas penyimpanan online. Berikut cara mengatur dokumen yang dipindai.
Cara Menggunakan Pemindai agar Terorganisir
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengatur bisnis atau rumah Anda menggunakan pemindai. Anda memerlukan pemindai dokumen untuk membuatnya berfungsi. Tidak perlu mahal atau mewah. Jika Anda tidak memilikinya, mulailah dengan ulasan tentang pemindai foto dan pemindai dokumen ini untuk beberapa pembelian terbaik.
Jika Anda tidak menginginkan pemindai terpisah, printer all-in-one yang murah akan melakukan pekerjaan itu.
-
Periksa dokumen Anda dan putuskan apa yang dapat Anda digitalkan dan apa yang dapat Anda lempar dengan aman.
Ini mungkin akan memakan waktu. Bekerja sedikit demi sedikit jika diperlukan.
-
Sebelum mendigitalkan file Anda, buat folder dan subfolder untuk menyimpan file. Pikirkan tentang kategori yang Anda butuhkan, dan siapkan folder untuk masing-masing kategori. Letakkan tanda terima kartu kredit di satu folder, dokumen asuransi mobil di folder lain. Tagihan telepon, kwitansi belanjaan, tagihan perbaikan rumah, dan sebagainya dapat ditempatkan di folder terpisah. Dalam setiap folder, buat subfolder untuk setiap tahun (atau bulan). Lebih mudah untuk memulai dengan sistem yang terorganisir dan menambahkan dokumen baru ke file yang tepat daripada mengatur ulang sistem setiap kali tanda terima baru dipindai.
Untuk membuat folder baru di Windows, klik kanan desktop dan pilih New > Folder Ulangi langkah ini saat berada di dalam folder baru folder untuk membuat subfolder. Untuk membuat folder baru di Mac, pilih File > Folder Baru, atau tekan Shift+ Perintah +N
-
Pastikan pemindai atau printer dilengkapi dengan perangkat lunak Pengenalan Karakter Optik (OCR). Ini memungkinkan Anda untuk memindai dokumen ke dalam format PDF dan mengedit file. Ada kemungkinan besar perangkat lunak OCR yang layak diinstal pada komputer Windows Anda.
Jika perangkat lunak OCR tidak diinstal di komputer Anda, ABBYY FineReader dan Adobe Acrobat Pro DC adalah pilihan yang populer.
-
Saatnya memindai dokumen Anda. Bagaimana tepatnya Anda melakukannya tergantung pada jenis pemindai dan perangkat lunak yang Anda gunakan.
Lifewire memiliki panduan untuk memindai dokumen di Windows dan Mac.
- Setelah Anda selesai mendigitalkan dokumen, simpan dokumen fisik di atas. Pastikan Anda memindai dokumen secara otomatis setiap kali Anda mendapatkan tanda terima atau dokumen baru. Jika tidak, kertas akan mulai menumpuk lagi.
