Apakah Anda memiliki spreadsheet Excel besar yang tidak dapat Anda buat menjadi kepala atau ekor?
Sudah waktunya untuk mengatur daftar kontak Anda ke dalam database Microsoft Access. Ini jauh lebih mudah daripada yang Anda bayangkan dan Anda pasti akan senang dengan hasilnya. Tutorial ini akan memandu Anda melalui seluruh proses langkah demi langkah. Jika Anda tidak memiliki spreadsheet sendiri dan ingin mengikuti tutorialnya, Anda dapat mengunduh contoh file Excel yang digunakan untuk membuat tutorial.
Buat Database Access 2013 Baru
Kecuali Anda memiliki database yang digunakan untuk menyimpan informasi kontak, Anda mungkin ingin membuat database baru dari awal. Untuk melakukannya, pilih ikon Blank Desktop Database pada layar Memulai dengan Microsoft Office Access. Anda akan disajikan dengan layar di atas. Berikan nama database Anda, pilih tombol Buat dan Anda akan berbisnis.
Mulai Proses Impor Excel
Pilih tab External Data di bagian atas layar Access dan klik dua kali tombol Excel untuk memulai proses impor Excel.
Pilih Sumber dan Tujuan
Selanjutnya, Anda akan disajikan dengan layar yang ditunjukkan di atas. Pilih tombol Jelajahi dan arahkan ke file yang ingin Anda impor. Setelah Anda menemukan file yang benar, pilih tombol Open.
Di bagian bawah layar, Anda akan disajikan dengan opsi tujuan impor. Dalam tutorial ini, kami tertarik untuk mengonversi spreadsheet Excel yang ada ke database Access baru, jadi kami akan memilih Impor data sumber ke tabel baru di database saat ini Opsi lain di layar ini memungkinkan Anda untuk:
- Tautkan database Anda ke lembar Excel sehingga perubahan di lembar sumber tercermin dalam database.
- Impor data ke tabel database yang ada.
Setelah Anda memilih file dan opsi yang benar, pilih OK untuk melanjutkan.
Pilih Judul Kolom
Pastikan bahwa kotak Baris Pertama Berisi Judul Kolom dipilih jika baris pertama spreadsheet memiliki nama kolom untuk data, seperti Nama Belakang, Nama Depan, dan Alamat. Ini akan menginstruksikan Access untuk memperlakukan baris pertama sebagai nama, bukan data sebenarnya untuk disimpan dalam daftar kontak.
Pilih Berikutnya untuk melanjutkan.
Buat Indeks yang Diinginkan
Indeks database adalah mekanisme internal yang dapat digunakan untuk meningkatkan kecepatan Access dalam menemukan informasi di database Anda. Anda dapat menerapkan indeks ke satu atau beberapa kolom database Anda pada langkah ini. Cukup pilih menu pull-down Indexed dan pilih opsi yang sesuai.
Ingatlah bahwa indeks membuat banyak overhead untuk database Anda dan akan meningkatkan jumlah ruang disk yang digunakan. Untuk alasan ini, Anda ingin menjaga kolom yang diindeks seminimal mungkin. Di database kami, kami akan paling sering mencari di Nama Belakang kontak kami, jadi mari buat indeks di bidang ini. Kami mungkin memiliki teman dengan nama belakang yang sama, jadi kami ingin mengizinkan duplikat di sini. Pastikan kolom Last Name dipilih di bagian bawah jendela dan kemudian pilih Yes (Duplicates OK) dari menu pull-down Indexed.
Pilih Berikutnya untuk melanjutkan.
Pilih Kunci Utama
Kunci utama digunakan untuk mengidentifikasi catatan dalam database secara unik. Cara termudah untuk melakukannya adalah membiarkan Access menghasilkan kunci utama untuk Anda. Pilih opsi Let Access add primary key dan tekan Next untuk melanjutkan. Jika Anda tertarik untuk memilih kunci utama Anda sendiri, Anda mungkin ingin membaca artikel kami tentang kunci basis data.
Beri Nama Tabel Anda
Anda perlu memberikan Access dengan nama untuk mereferensikan tabel Anda. Masukkan ini ke dalam bidang yang sesuai dan pilih tombol Finish.
Lihat Data Anda
Anda akan melihat layar perantara yang menanyakan apakah Anda ingin menyimpan langkah-langkah yang digunakan untuk mengimpor data Anda. Jika tidak, lanjutkan dan pilih Tutup.
Anda kemudian akan kembali ke layar database utama di mana Anda dapat melihat data Anda hanya dengan mengklik dua kali pada nama tabel di panel kiri.
Selamat, Anda telah berhasil mengimpor data dari Excel ke Access!
