Cara Mengatur Balasan Otomatis di Outlook

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 06:51

Yang Perlu Diketahui

• Akun Non-Exchange: Buat template pesan email baru, lalu buat aturan untuk mengirim balasan otomatis.
• Akun Exchange: File > Info > Balasan Otomatis > Kirim balasan otomatis > buat pesan > pilih waktu mulai dan berakhir > OK.
• Di Outlook.com: Pengaturan > Lihat semua pengaturan Outlook > Mail >Balasan otomatis > Aktifkan balasan otomatis > tulis > Simpan.

Artikel ini menjelaskan cara membuat pesan balasan di luar kantor untuk Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook untuk Microsoft 365, dan Outlook.com, bergantung pada tipe akun yang Anda gunakan. Ini juga menjelaskan cara menentukan apakah Anda memiliki akun Exchange.

Cara Mengatur Balasan Otomatis di Outlook

Balasan otomatis di luar kantor yang efektif di Outlook memastikan bahwa saat Anda pergi, orang tahu bahwa Anda tidak ada saat Anda akan kembali dan apa yang harus mereka lakukan jika mereka memiliki masalah yang perlu segera perhatian.

Pengaturan balasan di luar kantor di Outlook berbeda-beda, bergantung pada apakah akun email Anda berada di server Microsoft Exchange atau merupakan akun email IMAP atau POP (seperti layanan email umum seperti Gmail, Yahoo Mail, dan lain-lain).

Cara Mengetahui Apakah Anda Memiliki Akun Exchange

Jika Anda tidak yakin apakah Anda menggunakan Outlook dengan akun Exchange, lihat bilah status di bagian bawah jendela Outlook. Jika Anda menggunakan akun Exchange, Anda akan melihat Tersambung ke: Microsoft Exchange di bilah status.

Buat Template Email Balasan Otomatis Anda

Untuk menyiapkan balasan otomatis di Outlook untuk akun email IMAP atau POP (untuk Exchange, lihat lebih lanjut di bawah), gunakan fitur aturan Outlook. Mulailah dengan membuat template email untuk email balasan otomatis yang akan dikirim ke penerima saat Anda pergi.

1. Pilih Email Baru.

   

2. Masukkan Subjek untuk email dan teks pesan yang memberi tahu penerima bahwa Anda tidak tersedia.

   Beri tahu penerima kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan pribadi dari Anda dan perhatikan berapa banyak informasi yang Anda ungkapkan dalam balasan otomatis karena mengungkapkan terlalu banyak informasi dapat menimbulkan risiko.

3. Setelah selesai menulis pesan balasan otomatis, pilih File.

   

4. Pilih Simpan Sebagai.

   

5. Pilih Simpan sebagai tipe panah dropdown dan pilih Outlook Template.

   

6. Outlook menggunakan subjek template secara default sebagai nama di kotak teks Nama file. Ubah ini menjadi apa pun yang Anda suka yang memberi tahu Anda bahwa itu adalah file template email di luar kantor Anda.

7. Pilih Simpan.

   

8. Tutup jendela pesan.

Membuat Aturan Balasan Otomatis Di Luar Kantor

Langkah berikutnya untuk akun email IMAP atau POP adalah menyiapkan aturan Outlook. Aturan ini akan mengirimkan respons menggunakan template yang Anda buat di bagian sebelumnya.

1. Pilih File > Info.

   

2. Pilih Kelola Aturan & Peringatan.

   

3. Pilih tab Aturan Email.

   

4. Di bawah Terapkan perubahan ke folder ini, pilih akun email yang Anda buat tanggapan otomatisnya.

   Anda akan memiliki opsi untuk menerapkan aturan baru Anda ke semua akun di langkah selanjutnya.

5. Pilih Aturan Baru.

   

6. Di bagian Mulai dari aturan kosong, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima.

   

7. Pilih Berikutnya.

8. Di bawah Langkah 1: Pilih kondisi, pilih Di mana nama saya berada di kotak Ke kotak centang.

   Aturan respons otomatis membalas semua email masuk jika Anda mengosongkan semua kotak centang kondisi.

   

9. Pilih Berikutnya.

10. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih kotak centang reply using a specific template.

    

11. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai yang digarisbawahi), pilih tautan a spesifik template.

    

12. Pilih panah dropdown Look In, lalu pilih User Templates di File System.

    

13. Sorot template yang Anda buat.

    

14. Pilih Buka.
15. Dalam kotak dialog Rules Wizard, pilih Next.

16. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih kecuali jika itu adalah balasan otomatis kotak centang.

    

17. Pilih Berikutnya.
18. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, ketik nama untuk aturan balasan otomatis Anda.

19. Di bawah Langkah 2: Atur opsi aturan, pilih kotak centang Aktifkan aturan ini jika Anda ingin mengaktifkan penjawab otomatis. Jika Anda tidak ingin balasan otomatis aktif sekarang, kosongkan kotak centang.

    Jika Anda memiliki beberapa akun email tempat Anda ingin menggunakan penjawab otomatis ini, pilih kotak centang Buat aturan ini di semua akun.

20. Pilih Selesai.
21. Di kotak dialog Rules and Alerts, pilih OK.

Outlook mengirimkan balasan otomatis ke alamat setiap email yang diterima satu kali per sesi; balasan otomatis kedua dikirim setelah Outlook ditutup dan dibuka kembali.

Cara Mengaktifkan dan Menonaktifkan Balasan Otomatis untuk Akun Email IMAP dan POP

Untuk akun email IMAP dan POP, aktifkan penjawab otomatis kapan pun Anda membutuhkannya. Masuk ke File > Manage Rules & Alerts > Email Rules, pilih kotak centang di sebelah auto- aturan responden, lalu pilih OK.

Untuk menonaktifkan responden, kosongkan kotak centang, lalu pilih OK.

Balasan Otomatis untuk Akun Microsoft Exchange

Jika akun email Anda adalah akun Microsoft Exchange (Anda dapat mengatur akun Outlook.com sebagai akun Exchange di Outlook), Anda dapat mengatur balasan otomatis di luar kantor langsung di server. Ikuti langkah-langkah ini untuk Outlook 2019, 2016, dan Outlook untuk Microsoft 365.

1. Pilih File > Info.

2. Pilih Balasan Otomatis.

   

3. Pilih Kirim balasan otomatis. Tulis pesan balasan otomatis Anda di kotak teks.

   Untuk menonaktifkan balasan otomatis, buka kotak dialog Balasan Otomatis, dan pilih Jangan kirim balasan otomatis. Balasan otomatis tidak lagi dikirim.

4. Opsional, tetapkan kerangka waktu di mana Anda ingin balasan otomatis aktif. Pilih kotak centang Hanya kirim selama rentang waktu ini. Kemudian atur Waktu mulai dan Waktu berakhir Hanya pesan yang diterima selama rentang ini yang akan menerima balasan otomatis.

5. Jika Anda bekerja di dalam perusahaan atau organisasi, Anda mungkin memiliki opsi tambahan untuk balasan otomatis Anda:

   • Di Dalam Organisasi Saya: Pesan ini dikirim ke pesan yang diterima dari orang lain di dalam perusahaan atau organisasi yang sama dengan Anda.
   • Di Luar Organisasi Saya: Pesan dikirim ke orang di luar organisasi Anda. Pilih kotak centang Balas otomatis ke orang di luar organisasi saya.

   Ada risiko keamanan yang terlibat dengan balasan otomatis.

6. Pilih OK.

Outlook Auto-Responder Tools dan Add-Ins

Daripada menyiapkan aturan di Outlook secara manual, gunakan add-in seperti Mail Responder untuk Outlook atau alat seperti Email Responder (FreeBusy) atau Auto Reply Manager. Alat-alat ini pintar mengirim hanya balasan di luar kantor yang diperlukan.

Untuk mempertahankan balasan di luar kantor secara lebih terpusat di server Exchange (termasuk templat yang menampilkan bidang yang digabungkan dengan Active Directory), coba Symprex Out-of-Office Manager.

Cara Mengaktifkan Balasan Otomatis di Outlook.com

Mengaktifkan balasan otomatis di Outlook.com adalah proses yang sederhana. Fitur ini tidak menawarkan opsi sebanyak perangkat lunak Outlook, tetapi mudah digunakan.

1. Pada halaman Outlook.com Mail, pilih Settings > Lihat semua pengaturan Outlook.

   

2. Pilih Mail > Balasan otomatis.

   

3. Aktifkan sakelar Aktifkan balasan otomatis.

   Untuk menonaktifkan balasan otomatis, matikan sakelar Balasan otomatis aktif.

   

4. Opsional: Pilih kotak centang Kirim balasan hanya selama periode waktu. Tentukan Waktu mulai dan Waktu selesai. Balasan otomatis hanya dikirim selama jangka waktu ini.

5. Masukkan pesan yang ingin Anda kirim saat balasan otomatis diaktifkan.

   

6. Opsional, pilih kotak centang Kirim balasan hanya ke kontak untuk mengirim balasan otomatis hanya ke orang dan alamat email di kontak Outlook.com Anda.
7. Pilih Simpan.