Saat Anda sering mengirim email yang sangat mirip, simpan salah satu pesan ini sebagai templat pesan terlebih dahulu di Outlook. Kemudian, alih-alih membuat email dari awal, mulailah dengan template dan sesuaikan agar sesuai dengan penerima email Anda. Anda akan menghemat waktu dan menjadi lebih efisien dalam tugas email Anda.
Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; dan Outlook untuk Microsoft 365.
Buat Template Email (untuk Pesan Baru) di Outlook
Untuk menyimpan pesan sebagai template di Outlook:
-
Buat pesan email baru. Pilih Home > New Email, atau tekan Ctrl+N.
Image -
Masukkan Subjek jika Anda ingin menggunakannya untuk templat pesan Anda.
Image Anda dapat menyimpan template email tanpa subjek default di Outlook.
-
Masukkan teks, gambar, dan elemen lain yang ingin Anda tampilkan di template pesan email.
Image Hapus tanda tangan apa pun jika sebelumnya Anda membuat tanda tangan email di Outlook yang ditambahkan secara otomatis saat Anda membuat pesan baru.
-
Setelah Anda menyiapkan template email, pilih File > Save As. Di Outlook 2007, pilih Office Button > Simpan Sebagai.
Image - Masukkan nama file.
-
Pilih Save as type panah dropdown, lalu pilih Outlook Template (.oft). Di Outlook 2007, pilih Save as type panah dropdown, lalu pilih Outlook Template.
Image - Pilih Simpan.
- Tutup email asli.
Membuat Email Menggunakan Template di Outlook
Untuk menulis pesan baru (lihat di bawah untuk balasan) menggunakan templat pesan di Outlook:
-
Pilih tab Home, lalu pilih New Items > More Items >Pilih Formulir . Di Outlook 2007, pilih Tools > Formulir > Pilih Formulir.
Image -
Pada kotak dialog Choose Form, pilih panah dropdown Look in, lalu pilih User Templates in File Sistem.
Image -
Pilih template yang ingin Anda gunakan.
Image - Pilih Buka.
Buat Template Email Sederhana untuk Balasan Cepat di Outlook
Untuk menyiapkan template untuk balasan di Outlook:
- Pilih tab Home.
-
Dalam grup Langkah Cepat, pilih Buat Baru.
Image -
Dalam kotak teks Name, masukkan nama deskriptif untuk template balasan.
Image -
Pilih panah tarik-turun Pilih Tindakan.
Image -
Di bagian Respond, pilih Reply.
Image Untuk menyiapkan template sederhana untuk pesan baru yang menyertakan penerima default, pilih Pesan Baru.
-
Pilih Tampilkan Opsi.
Image - Dalam kotak teks Teks, masukkan pesan untuk balasan Anda. Sertakan tanda tangan.
-
Pilih Pentingnya panah dropdown dan pilih Normal agar balasan Anda keluar dengan tingkat kepentingan normal terlepas dari level pesan asli.
Image -
Opsional, pilih Kirim secara otomatis setelah penundaan 1 menit. Pesan secara otomatis masuk ke Kotak Keluar dan tetap berada di Kotak Keluar selama 1 menit. Selama waktu ini, Anda dapat menghapusnya atau mengeditnya.
Image -
Untuk menambahkan tindakan lebih lanjut, pilih Tambah Tindakan. Misalnya, tambahkan tindakan untuk memindahkan pesan email di Outlook ke folder arsip Anda atau tambahkan tindakan untuk mengkategorikannya dengan warna untuk mengidentifikasi pesan yang menerima jawaban boilerplate.
Image -
Untuk menambahkan pintasan keyboard untuk tindakan, pilih Tombol pintasan panah tarik-turun, lalu pilih pintasan.
Image - Pilih Simpan. Di Outlook 2019, pilih Finish.
Membalas Email dengan Cepat Menggunakan Template Balasan Cepat di Outlook
Untuk mengirim balasan dengan template Langkah Cepat yang telah ditentukan sebelumnya:
- Pilih pesan yang ingin Anda balas. Buka pesan di panel Baca atau di jendela terpisah.
-
Jika pesan ditampilkan di panel Baca, pilih tab Home. Jika pesan muncul di jendela terpisah, pilih tab Pesan.
Image -
Dalam grup Langkah Cepat, pilih langkah cepat template balasan. Jika Anda menentukan pintasan keyboard untuk tindakan tersebut, tekan tombol keyboard yang sesuai.
Image -
Ubah email sesuai kebutuhan, lalu pilih Kirim.
Image
