Memasukkan data dengan benar dalam spreadsheet untuk pertama kali menghindari masalah di kemudian hari dan mempermudah penggunaan banyak alat dan fitur Excel seperti rumus dan bagan. Tutorial ini mencakup hal-hal dasar yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam memasukkan data ke dalam program spreadsheet seperti Excel, Google Spreadsheet, dan Open Office Calc.
Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel untuk Mac, Excel untuk Microsoft 365, dan Excel Online.
Ikhtisar Entri Data Excel
Lembar kerja Excel adalah alat analisis yang kuat yang menyimpan data dalam jumlah besar. Pastikan data Anda ditampilkan dan dianalisis dengan benar menggunakan praktik terbaik Excel untuk entri data.
Ini adalah hal yang harus dan tidak boleh dilakukan saat menggunakan Excel:
- Lakukan rencanakan spreadsheet Anda.
- Jangan biarkan baris atau kolom kosong saat memasukkan data terkait.
- Lakukan sering simpan dan simpan di dua tempat.
- Jangan gunakan angka sebagai judul kolom dan jangan sertakan unit dengan datanya.
- Lakukan menggunakan referensi sel dan rentang bernama dalam rumus.
- Jangan biarkan sel yang berisi rumus tidak terkunci.
- Lakukan urutkan data Anda.
Lakukan Rencanakan Spreadsheet Anda
Saat memasukkan data ke Excel, ada baiknya untuk merencanakan sebelum Anda mulai mengetik. Putuskan bagaimana lembar kerja akan digunakan, data yang akan dikandungnya, dan apa yang akan dilakukan dengan data tersebut. Keputusan ini secara signifikan mempengaruhi tata letak akhir lembar kerja.
Merencanakan sebelum mengetik menghemat waktu nanti jika spreadsheet perlu ditata ulang agar lebih efisien.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan buku kerja Excel Anda:
- Apa tujuan dari spreadsheet?
- Berapa banyak data yang akan disimpan oleh spreadsheet?
- Apakah grafik diperlukan?
- Apakah spreadsheet akan dicetak?
Intisari
Tujuan spreadsheet menentukan lokasi data, karena informasi yang paling penting harus terlihat dan mudah diakses. Jika data Anda memerlukan perhitungan, perhitungan menentukan rumus dan fungsi mana yang diperlukan dan di mana rumus harus dimasukkan.
Berapa Banyak Data yang Akan Ditampung Spreadsheet?
Jumlah data yang awalnya akan disimpan oleh spreadsheet dan berapa banyak yang akan ditambahkan nanti menentukan jumlah lembar kerja yang Anda perlukan untuk buku kerja.
Berikut adalah beberapa tips:
- Jangan terlalu banyak menyebarkan data. Ketika data terkandung dalam beberapa lembar kerja, informasi spesifik mungkin sulit ditemukan. Selain itu, penghitungan yang mencakup beberapa lembar kerja atau buku kerja memengaruhi kinerja Excel.
- Untuk lembar kerja besar, tampilkan total kolom yang signifikan di atas judul kolom, bukan di bagian bawah lembar kerja untuk menemukan informasi ringkasan dengan cepat.
Apakah Grafik Diperlukan?
Jika semua atau sebagian data akan digunakan dalam bagan atau bagan, hal itu dapat mempengaruhi tata letak informasi.
Ikuti praktik terbaik ini saat menggunakan grafik:
- Bergantung pada jenis grafik, data mungkin perlu dikelompokkan secara berbeda. Misalnya, buat area ringkasan untuk diagram lingkaran.
- Untuk spreadsheet besar, pindahkan grafik ke halaman terpisah sehingga lembar kerja tidak penuh dengan data dan gambar.
Apakah Spreadsheet Akan Dicetak?
Bagaimana Anda mengatur data tergantung pada bagaimana data akan dicetak. Apakah semua data akan dicetak atau hanya sebagian data? Apakah data akan dicetak dalam tata letak potret atau lanskap?
Saat mencetak lembar kerja, ingatlah tip berikut:
- Jika lembar kerja dicetak menggunakan tampilan potret pada kertas ukuran letter (8,5" x 11"), letakkan sebagian besar data dalam baris di bawah beberapa kolom. Dengan cara ini, judul terlihat pada satu lembar.
- Jika lembar kerja dicetak pada beberapa lembar, cetak judul kolom di bagian atas setiap halaman. Judul kolom memberikan gambaran umum tentang data dan membuat data lebih mudah diakses dan dibaca.
- Jika beberapa kolom data dicetak, gunakan tata letak lanskap untuk menyimpan semua judul pada satu halaman. Sekali lagi, jika diperlukan beberapa lembar, cetak judul kolom di bagian atas setiap halaman.
- Jika lembar kerja berisi bagan, pindahkan bagan ke lembar terpisah sebelum mencetak buku kerja.
Jangan Biarkan Baris atau Kolom Kosong Saat Memasukkan Data Terkait
Baris atau kolom kosong dalam tabel data atau rentang data terkait menyulitkan penggunaan beberapa fitur Excel seperti bagan, tabel pivot, dan fungsi tertentu dengan benar.
Bahkan sel kosong dalam satu baris atau kolom yang berisi data dapat menyebabkan masalah seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Tidak adanya ruang kosong membantu Excel mendeteksi dan memilih data terkait saat menggunakan berbagai fitur seperti pengurutan, pemfilteran, atau JumlahOtomatis.
Bila Anda ingin memecah data agar lebih mudah dibaca, gunakan batas atau format heading dan label. Gunakan isyarat visual seperti teks tebal, garis, dan warna sel untuk memisahkan dan menyorot data.
Ikuti tips ini saat bekerja dengan data dalam baris dan kolom:
- Tempatkan heading deskriptif di bagian atas kolom pertama tabel dengan data di bawahnya.
- Jika ada lebih dari satu deret data, tuliskan satu per satu dalam kolom (kiri ke kanan) dengan judul setiap deret data di atas.
Intisari
Sementara menyimpan data terkait sangat penting, memisahkan rentang data yang tidak terkait juga berguna. Biarkan kolom atau baris kosong di antara rentang data yang berbeda atau data lain pada lembar kerja sehingga Excel memilih rentang atau tabel data terkait yang benar.
Sering Menyimpan
Pentingnya menyimpan pekerjaan Anda sering tidak dapat dilebih-lebihkan, atau dinyatakan terlalu sering. Jika Anda menggunakan spreadsheet berbasis web seperti Google Spreadsheet atau Excel Online, menyimpan tidak menjadi masalah. Program-program ini tidak memiliki opsi simpan. Sebagai gantinya, spreadsheet disimpan secara otomatis ke akun cloud Anda dengan fitur Simpan otomatis.
Untuk program spreadsheet desktop, simpan pekerjaan Anda setelah dua atau tiga perubahan. Misalnya, simpan setelah Anda menambahkan data, judul kolom yang diformat, atau memasukkan rumus. Paling tidak, simpan pekerjaan Anda setiap dua atau tiga menit.
Meskipun stabilitas komputer dan perangkat lunak komputer telah meningkat secara drastis dari waktu ke waktu, perangkat lunak tetap macet, listrik padam, dan orang lain terkadang tersandung kabel daya Anda dan menariknya keluar dari stopkontak. Dan ketika kecelakaan terjadi, hilangnya data meningkatkan beban kerja Anda saat Anda merekonstruksi apa yang telah Anda lakukan.
Excel memiliki fitur Simpan Otomatis, yang biasanya bekerja dengan sangat baik, tetapi Anda tidak boleh sepenuhnya mengandalkannya. Biasakan mengamankan data Anda dengan sering menyimpan.
Pintasan untuk Menyimpan
Anda tidak perlu menggerakkan mouse ke pita dan mengklik ikon untuk menyimpan pekerjaan Anda. Sebagai gantinya, biasakan menabung menggunakan kombinasi pintasan keyboard. Saat Anda ingin menyimpan lembar kerja Anda, tekan Ctrl+ S.
Simpan di Dua Tempat
Penting juga untuk menyimpan data Anda di dua lokasi berbeda. Lokasi kedua adalah cadangan. Cadangan terbaik adalah yang berada di lokasi fisik yang berbeda dari aslinya.
Saat menyimpan salinan cadangan buku kerja Anda, pertimbangkan untuk menyimpan file ke akun cloud Anda. Saat buku kerja disimpan di komputer Anda dan di awan, Anda tidak hanya akan memiliki salinan cadangan di awan, tetapi awan dirancang dengan cadangan yang berlebihan yang berarti bahwa data Anda disimpan di beberapa server.
Cadangan Berbasis Cloud
Sekali lagi, membuat cadangan tidak harus menjadi tugas yang memakan waktu.
Jika keamanan tidak menjadi masalah, seperti jika lembar kerja adalah daftar DVD Anda, mungkin cukup untuk mengirimkan salinannya melalui email. Jika keamanan menjadi masalah, penyimpanan cloud adalah pilihan.
Dalam kasus spreadsheet online, pemilik program mencadangkan server mereka, dan ini mencakup semua data pengguna. Tetapi untuk amannya, unduh salinan file ke komputer Anda.
Jangan Gunakan Angka Sebagai Judul Kolom dan Jangan Sertakan Satuan Dengan Data
Gunakan heading di bagian atas kolom dan di awal baris untuk mengidentifikasi data Anda, heading membuat operasi seperti pengurutan menjadi lebih sederhana. Tapi jangan gunakan angka seperti 2012, 2013, dan seterusnya, sebagai heading.
Seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, judul kolom dan baris yang berupa angka mungkin secara tidak sengaja dimasukkan dalam perhitungan. Jika rumus Anda berisi fungsi yang secara otomatis memilih rentang data untuk argumen fungsi, seperti JumlahOtomatis, angka dalam judul kolom akan menyebabkan masalah.
Biasanya, fungsi tersebut, yang juga mencakup AutoMax dan AutoAverage, pertama-tama akan mencari kolom angka dan kemudian melihat ke kiri untuk deretan angka. Judul apa pun yang berupa angka akan dimasukkan dalam rentang yang dipilih.
Angka yang digunakan sebagai judul baris dapat disalahartikan sebagai seri data lain jika dipilih sebagai bagian dari rentang untuk bagan daripada sebagai label sumbu.
Memformat angka dalam sel judul sebagai teks atau membuat label teks dengan mendahului setiap angka dengan apostrof (') seperti '2012 dan '2013. Apostrof tidak muncul di sel, tetapi mengubah angka menjadi data teks.
Simpan Unit di Judul
Jangan memasukkan mata uang, suhu, jarak, atau satuan lain ke dalam setiap sel dengan data angka. Jika ya, ada kemungkinan Excel atau Google Spreadsheet akan melihat semua data Anda sebagai teks.
Sebaliknya, tempatkan unit pada heading di bagian atas kolom untuk memastikan bahwa heading tersebut dalam format teks dan tidak akan menimbulkan masalah.
Teks ke Kiri, Angka ke Kanan
Cara cepat untuk mengetahui apakah Anda memiliki data teks atau angka adalah dengan memeriksa perataan data dalam sel. Secara default, data teks disejajarkan ke kiri di Excel dan Google Spreadsheet, dan data angka disejajarkan ke kanan di sel.
Meskipun perataan default ini dapat diubah, pemformatan harus diterapkan setelah semua data dan rumus dimasukkan. Perataan default memberi Anda petunjuk jika data diformat dengan benar di lembar kerja.
Persen dan Simbol Mata Uang
Praktik terbaik untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja adalah memasukkan angka biasa dan kemudian memformat sel untuk menampilkan angka dengan benar, misalnya sebagai persentase atau sebagai mata uang.
Excel dan Google Sheets mengenali simbol persen yang diketikkan ke dalam sel bersama dengan nomornya. Aplikasi ini juga menerima simbol mata uang umum, seperti tanda dolar ($) atau simbol pound Inggris (£) jika Anda mengetiknya ke dalam sel bersama dengan data angka, tetapi simbol mata uang lainnya, seperti Rand Afrika Selatan (R), ditafsirkan sebagai teks.
Untuk menghindari potensi masalah, masukkan jumlah dan kemudian format sel untuk mata uang daripada mengetik simbol mata uang.
Gunakan Referensi Sel dan Rentang Bernama dalam Rumus
Referensi sel dan rentang bernama dapat dan harus digunakan dalam rumus untuk menjaga rumus dan seluruh lembar kerja bebas dari kesalahan dan mutakhir.
Referensi sel adalah kombinasi huruf kolom dan nomor baris sel, seperti A1, B23, dan W987. Referensi sel mengidentifikasi lokasi data dalam lembar kerja.
Rentang bernama atau nama yang ditentukan mirip dengan referensi sel yang digunakan untuk mengidentifikasi sel atau rentang sel dalam lembar kerja.
Mereferensikan Data dalam Rumus
Rumus digunakan di Excel untuk melakukan perhitungan seperti penambahan atau pengurangan.
Jika bilangan sebenarnya ada dalam rumus seperti:
=5 + 3
Setiap kali data berubah, Anda harus mengedit rumus. Jadi jika angka barunya adalah 7 dan 6, rumusnya menjadi:
=7 + 6
Atau, jika Anda memasukkan data ke dalam sel di lembar kerja, gunakan referensi sel atau nama rentang dalam rumus daripada angka.
Jika Anda memasukkan angka 5 ke dalam sel A1 dan 3 ke dalam sel A2, rumusnya menjadi:
=A1 + A2
Untuk memperbarui data, Anda akan mengubah konten sel A1 dan A2, tetapi tetap mempertahankan rumus apa adanya. Excel secara otomatis memperbarui hasil rumus.
Metode ini berguna saat lembar kerja berisi rumus rumit dan saat beberapa rumus merujuk ke data yang sama. Kemudian Anda hanya akan mengubah data di satu lokasi, yang pada gilirannya akan memperbarui rumus yang merujuknya.
Referensi sel dan rentang bernama juga membuat lembar kerja lebih aman dengan melindungi rumus dari perubahan yang tidak disengaja sambil membiarkan sel data yang berubah dapat diakses.
Intisari
Fitur lain dari Excel dan Google Sheets adalah bahwa referensi sel atau nama rentang dapat dimasukkan ke dalam rumus menggunakan penunjukan yang melibatkan mengklik sel untuk memasukkan referensi ke dalam rumus. Menunjuk mengurangi kemungkinan kesalahan yang disebabkan oleh pengetikan referensi sel yang salah atau salah mengeja nama rentang.
Gunakan Rentang Bernama untuk Memilih Data
Memberi nama pada area data terkait akan memudahkan pemilihan data yang akan diurutkan atau difilter.
Jika ukuran area data berubah, edit rentang bernama dengan Manajer Nama.
Jangan Biarkan Sel yang Mengandung Rumus Tidak Terkunci
Setelah menghabiskan begitu banyak waktu untuk memperbaiki formula mereka dan menggunakan referensi sel yang tepat, banyak orang membuat kesalahan dengan membiarkan formula tersebut rentan terhadap perubahan yang tidak disengaja atau tidak disengaja.
Kunci sel yang berisi rumus Anda jika Anda menggunakan referensi sel atau rentang bernama. Jika perlu, lindungi sel dengan kata sandi agar tetap aman.
Pada saat yang sama, biarkan sel yang berisi data tidak terkunci sehingga pengguna dapat memasukkan perubahan dan tetap memperbarui spreadsheet.
Melindungi lembar kerja atau buku kerja adalah proses dua langkah:
- Pastikan sel yang benar terkunci.
- Lindungi lembar kerja dengan menambahkan kata sandi.
Lakukan Urutkan Data Anda
Lakukan sortir data Anda setelah Anda selesai memasukkannya. Bekerja dengan sejumlah kecil data yang tidak disortir di Excel atau Google Spreadsheet biasanya tidak menjadi masalah, tetapi karena spreadsheet semakin besar, menjadi sulit untuk bekerja dengannya secara efisien.
Data yang diurutkan lebih mudah dipahami dan dianalisis. Beberapa fungsi dan alat, seperti VLOOKUP dan SUBTOTAL, memerlukan data yang diurutkan untuk mengembalikan hasil yang akurat.
Juga, urutkan data Anda dengan cara yang berbeda untuk melihat tren yang awalnya tidak jelas.
Pilih Data yang Akan Diurutkan
Excel perlu mengetahui rentang persis yang perlu Anda urutkan, dan mengidentifikasi area data terkait jika ada:
- Tidak ada baris atau kolom kosong dalam area data terkait.
- Baris dan kolom kosong di antara area data terkait.
Excel juga menentukan apakah area data memiliki nama bidang dan mengecualikan baris tersebut dari pengurutan.
Namun, mengizinkan Excel untuk memilih rentang untuk pengurutan dapat berisiko terutama dengan sejumlah besar data yang sulit untuk diperiksa.
Gunakan Nama untuk Memilih Data
Untuk memastikan bahwa data yang benar dipilih, sorot rentang sebelum memulai pengurutan. Jika Anda berencana untuk mengurutkan rentang data yang sama berulang kali, pendekatan terbaik adalah memberinya nama.
Saat Anda mengurutkan rentang data bernama, ketik nama di Kotak Nama, atau pilih dari daftar turun bawah terkait. Excel secara otomatis menyoroti rentang data yang benar di lembar kerja.
Mengurutkan Baris dan Kolom Tersembunyi
Excel tidak menyertakan baris dan kolom data tersembunyi saat pengurutan, jadi baris dan kolom ini harus ditampilkan sebelum pengurutan dilakukan. Misalnya, jika baris 7 disembunyikan dalam rentang data yang akan diurutkan, baris tersebut akan tetap sebagai baris 7 dan tidak akan dipindahkan ke lokasi yang benar dalam data yang diurutkan.
Hal yang sama berlaku untuk kolom data. Pengurutan menurut baris melibatkan pengurutan ulang kolom data, tetapi jika Kolom B disembunyikan sebelum pengurutan, kolom tersebut akan tetap menjadi Kolom B setelah pengurutan.
Simpan Nomor sebagai Nomor
Periksa apakah semua angka diformat sebagai angka. Jika hasilnya tidak seperti yang Anda harapkan, kolom mungkin berisi angka yang disimpan sebagai teks dan bukan sebagai angka. Misalnya, angka negatif yang diimpor dari beberapa sistem akuntansi atau angka yang dimasukkan dengan apostrof di depan (') disimpan sebagai teks.
Saat data diurutkan dengan cepat dengan tombol A-Z atau Z-A, mungkin ada yang salah. Jika ada baris atau kolom kosong dalam data, beberapa data akan diurutkan dan beberapa tidak. Cara termudah untuk memastikan bahwa Anda telah memilih rentang data yang benar sebelum menyortir adalah dengan memberinya nama.
Jika satu sel dipilih, Excel memperluas pilihan ke rentang (seperti menekan Ctrl+ Shift+ 8 ) dibatasi oleh satu atau lebih kolom dan baris kosong. Kemudian memeriksa baris pertama dalam rentang yang dipilih untuk menentukan apakah berisi informasi header atau tidak.
Header kolom harus memenuhi pedoman ketat sebelum Excel mengenalinya sebagai header. Misalnya, jika ada sel kosong di baris header, Excel mungkin mengira itu bukan header. Demikian juga, jika baris header diformat sama dengan baris lain dalam rentang data, maka Excel mungkin tidak mengenali header. Selain itu, jika tabel data terdiri dari teks dan baris header hanya berisi teks, Excel tidak akan mengenali baris header; baris header terlihat seperti baris data lain di Excel.
Excel hanya mengurutkan setelah rentang dipilih dan Excel menentukan apakah ada baris header. Hasil pengurutan tergantung pada apakah Excel mendapatkan pemilihan rentang dan penentuan baris header dengan benar. Misalnya, jika Excel tidak berpikir bahwa ada baris header, maka header diurutkan ke dalam badan data.
Untuk memastikan rentang data Anda dikenali dengan benar, gunakan Ctrl+ Shift+ 8pintasan untuk melihat apa yang dipilih Excel. Jika tidak sesuai dengan harapan Anda, ubah karakter data di tabel Anda atau pilih rentang data sebelum menggunakan kotak dialog Sort.
Untuk memastikan bahwa heading dikenali dengan benar, gunakan Ctrl+ Shift+ 8 pintasan untuk memilih rentang data, lalu lihat baris pertama. Jika header memiliki sel kosong di antara yang dipilih di baris pertama, baris pertama diformat seperti baris kedua, atau Anda telah memilih lebih dari satu baris header, maka Excel menganggap tidak ada baris header. Untuk memperbaikinya, buat perubahan di baris header untuk memastikan Excel mengenalinya.
Jika tabel data Anda menggunakan header multi-baris, Excel mungkin kesulitan mengenalinya. Masalahnya diperparah saat Anda mengharapkan Excel menyertakan baris kosong di header itu; itu tidak bisa melakukannya secara otomatis. Namun, Anda dapat memilih baris yang akan diurutkan sebelum melakukan pengurutan. Dengan kata lain, spesifik dalam apa yang Anda ingin Excel untuk mengurutkan; jangan biarkan Excel membuat asumsi untuk Anda.
Simpan Tanggal dan Waktu sebagai Teks
Jika hasil pengurutan menurut tanggal tidak sesuai dengan yang diharapkan, data dalam kolom yang berisi kunci pengurutan mungkin berisi tanggal atau waktu yang disimpan sebagai data teks, bukan sebagai angka (tanggal dan waktu diformat sebagai data angka).
Pada gambar di atas, catatan untuk A. Peterson berakhir di bagian bawah daftar, padahal, berdasarkan tanggal peminjaman 5 November 2014, seharusnya di atas catatan untuk A. Wilson, yang juga memiliki tanggal peminjaman 5 November. Alasan untuk hasil yang tidak terduga adalah bahwa tanggal peminjaman untuk A. Peterson telah disimpan sebagai teks, bukan sebagai angka.
Data Campuran dan Pengurutan Cepat
Saat menggunakan metode pengurutan cepat dengan catatan yang berisi teks dan data angka, Excel mengurutkan angka dan data teks secara terpisah, menempatkan catatan dengan data teks di bagian bawah daftar yang diurutkan.
Excel mungkin juga menyertakan judul kolom dalam hasil pengurutan, menafsirkannya hanya sebagai baris lain dari data teks dan bukan sebagai nama bidang untuk tabel data.
Urutkan Peringatan
Saat menggunakan kotak dialog Urutkan, bahkan untuk pengurutan pada satu kolom, Excel mungkin menampilkan peringatan bahwa ia menemukan data yang disimpan sebagai teks dan memberikan opsi berikut:
- Urutkan apa pun yang terlihat seperti angka sebagai angka.
- Urutkan angka dan angka yang disimpan sebagai teks secara terpisah.
Opsi pertama menempatkan data teks di lokasi yang benar dari hasil pengurutan. Opsi kedua menempatkan catatan yang berisi data teks di bagian bawah hasil pengurutan seperti halnya dengan pengurutan cepat.
