Excel tidak memiliki kemampuan manajemen data dari program database relasional seperti SQL Server dan Microsoft Access. Namun, apa yang dapat dilakukannya adalah berfungsi sebagai database sederhana yang memenuhi persyaratan manajemen data.
Di Excel, data diatur menggunakan baris dan kolom dalam lembar kerja. Fitur tabel memudahkan untuk memasukkan, mengedit, dan memanipulasi data.
Petunjuk ini berlaku untuk versi Excel 2019, 2016, 2013, 2010, dan Excel untuk Microsoft 365.
Istilah Basis Data: Catatan, dan Bidang
Database adalah kumpulan informasi terkait yang disimpan dalam satu atau lebih file komputer. Seringkali data diatur ke dalam tabel sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah diperbarui, diurutkan, dikoreksi, dan difilter.
Database sederhana, seperti Excel, menyimpan semua informasi tentang satu subjek dalam satu tabel. Database relasional, di sisi lain, terdiri dari banyak tabel dengan masing-masing berisi informasi tentang topik yang berbeda, tetapi terkait.
Catatan
Dalam terminologi database, sebuah record menyimpan semua informasi atau data tentang satu objek tertentu dalam database. Di Excel, setiap sel dalam lembar kerja berisi satu item informasi atau nilai.
Fields
Setiap item informasi dalam catatan database, seperti nomor telepon atau nomor jalan, disebut sebagai field. Di Excel, sel individual dari lembar kerja berfungsi sebagai bidang, karena setiap sel dapat berisi satu bagian informasi tentang suatu objek.
Nama Bidang
Sangat penting untuk mengatur database sehingga Anda dapat mengurutkan atau memfilter data untuk menemukan informasi spesifik. Menambahkan judul kolom, yang dikenal sebagai nama bidang, memudahkan untuk memasukkan data dalam urutan yang sama untuk setiap record.
Contoh Basis Data
Pada gambar di atas, setiap siswa memiliki baris terpisah dalam tabel yang berisi semua informasi yang tersedia tentang mereka.
Setiap sel dalam satu baris adalah bidang yang berisi satu informasi. Nama bidang di baris header membantu memastikan bahwa data tetap teratur dengan menyimpan semua data pada topik tertentu, seperti nama atau usia, di kolom yang sama untuk semua siswa.
Alat Manajemen Data Excel
Selain itu, Microsoft memiliki beberapa alat data untuk mempermudah bekerja dengan sejumlah besar data yang disimpan dalam tabel Excel dan untuk membantu menjaganya tetap dalam kondisi baik.
Menggunakan Formulir untuk Catatan
Salah satu alat tersebut adalah formulir data. Anda dapat menggunakannya untuk menemukan, mengedit, memasukkan, atau menghapus catatan, dalam tabel yang berisi hingga 32 bidang atau kolom.
Formulir default menyertakan daftar nama bidang sesuai urutannya dalam tabel, untuk memastikan bahwa pengguna memasukkan catatan dengan benar. Di sebelah setiap nama bidang terdapat kotak teks untuk memasukkan atau mengedit bidang data individual.
Meskipun dimungkinkan untuk membuat formulir kustom, membuat dan menggunakan formulir default seringkali adalah semua yang diperlukan.
Hapus Duplikat Data Record
Masalah umum dengan semua database adalah kesalahan data. Selain kesalahan ejaan sederhana atau bidang data yang hilang, catatan data duplikat dapat menjadi perhatian karena tabel data bertambah besar.
Alat data Excel lainnya dapat digunakan untuk menghapus catatan duplikat ini - baik duplikat persis atau sebagian.
Mengurutkan Data di Excel
Penyortiran berarti mengatur ulang data menurut properti tertentu, seperti mengurutkan tabel menurut abjad berdasarkan nama belakang atau secara kronologis dari yang tertua ke yang termuda.
Opsi pengurutan Excel mencakup pengurutan menurut satu atau beberapa bidang, pengurutan khusus, seperti menurut tanggal atau waktu, dan pengurutan menurut baris yang memungkinkan pengurutan ulang bidang dalam tabel.
