Yang Perlu Diketahui
- Anda dapat membuatnya di pusat admin MS 365 di bawah Groups > Kotak surat bersama. Pilih Tambah kotak surat dan ikuti langkah-langkah dari sana.
- Semua orang yang ditugaskan ke kotak surat bersama Microsoft Office 365 memiliki akses ke semua yang ada di dalamnya: email masuk, balasan, penerusan, dll.
- Pengguna Office 365 memerlukan langganan Microsoft Exchange Online untuk mengakses email bersama.
Artikel ini menjelaskan cara menambahkan pengguna ke kotak surat Outlook bersama, dan cara menggunakan kotak surat bersama di Outlook, di web, dan dari aplikasi seluler. Instruksi ini berlaku untuk Office 365 untuk Windows dan macOS; Outlook 2019, 2016, 2013, dan 2010; Outlook untuk iOS dan Android; dan Outlook di web.
Cara Membuat Kotak Surat Bersama di Office 365
Anda dapat membuat kotak surat bersama sebanyak yang Anda butuhkan, tetapi setiap pengguna yang Anda tetapkan ke kotak surat harus memiliki langganan Microsoft 365. Untuk mengatur kotak surat bersama:
-
Masuk ke pusat admin Microsoft 365 menggunakan akun admin global Microsoft 365 atau kredensial akun admin Exchange.
Pusat admin Microsoft 365 sebelumnya dikenal sebagai pusat admin Office 365.
-
Pilih Groups > Kotak surat bersama di panel navigasi.
Image - Pilih Tambahkan kotak surat pada halaman Kotak surat bersama.
-
Pada halaman Tambahkan kotak surat, ketikkan nama untuk kotak surat bersama di bidang Nama.
Image -
A alias kotak surat secara otomatis dibuat di bidang Email, tetapi Anda dapat mengubah alias jika diinginkan. Setelah Anda menamai kotak surat bersama, pilih Add.
Image - Pilih Tambahkan anggota ke kotak surat ini di bawah Langkah selanjutnya.
- Pilih Tambah anggota di halaman Tambahkan Anggota Kotak Surat Bersama.
-
Di bawah Members, centang kotak di samping setiap orang yang akan memiliki akses ke kotak surat bersama. Setelah selesai, pilih Simpan lalu Tutup.
Jika Anda tidak melihat nama seseorang dalam daftar, pilih Search dan ketik nama orang tersebut.
Cara Menyimpan Email Terkirim ke Kotak Surat Bersama
Saat pengguna mengirim pesan email dari kotak surat bersama, salinan pesan tersebut disimpan ke folder Item Terkirim pengguna tersebut, bukan ke kotak surat bersama. Jika Anda ingin menyimpan email ini ke kotak surat bersama, Anda harus mengedit pengaturan kotak surat bersama.
Untuk menyimpan pesan email terkirim ke kotak surat bersama, selesaikan langkah-langkah berikut:
- Masuk ke pusat admin Microsoft 365 dan pilih Groups > Kotak surat bersama di panel navigasi.
- Pilih kotak surat yang Anda bagikan.
-
Pilih Edit di sebelah Item terkirim.
Image - Tetapkan Salin item yang dikirim sebagai kotak surat ini dan Salin item yang dikirim atas nama kotak surat ini ke On, lalu pilih Simpan.
Cara Menggunakan Kotak Surat Bersama di Outlook 2016, Outlook 2013, dan Outlook 2010
Saat Anda menyiapkan kotak surat bersama, pengguna lain tidak perlu melakukan apa pun untuk menampilkan kotak surat bersama di Outlook versi desktop. Kotak surat bersama muncul secara otomatis di bilah sisi Outlook.
Untuk mengirim email dari kotak surat bersama, lakukan langkah-langkah berikut:
- Pilih tab Home di bagian atas Outlook.
-
Pilih Email Baru untuk membuat pesan baru.
Image - Pilih Dari di pesan email baru, lalu pilih kotak surat bersama.
- Ketik pesan Anda dan pilih Kirim.
Cara Mengakses Kotak Surat Bersama di Outlook di Web
Jika Anda ingin bekerja dengan kotak surat bersama di browser web, Anda harus menambahkan kotak surat secara manual. Untuk menambahkan kotak surat bersama ke Outlook di web, selesaikan langkah-langkah berikut:
- Masuk ke akun Microsoft 365 Anda, lalu pilih aplikasi Outlook.
- Klik kanan Folder (atau nama kotak surat Anda) di panel navigasi, lalu pilih Tambah folder bersama.
-
Ketikkan alamat email kotak surat bersama di Tambahkan folder bersama kotak dialog, lalu pilih Tambah.
Cara Menambahkan Kotak Surat Bersama ke Outlook Mobile App
Jika Anda ingin mengakses kotak surat bersama dari ponsel cerdas atau tablet Anda, ikuti langkah-langkah berikut:
- Luncurkan aplikasi Outlook untuk iOS atau Android dan masuk ke akun Anda.
-
Ketuk Tambah Akun di panel kiri, lalu ketuk Tambah Kotak Surat Bersama.
Jika Anda memiliki beberapa akun Outlook, pilih salah satu yang memiliki akses ke kotak surat bersama.
-
Masukkan alamat email. Setelah proses selesai, Anda akan melihat kotak surat bersama di bawah akun Anda di aplikasi Outlook.
Jika Anda ingin menghapus kotak surat bersama dari aplikasi Outlook, buka Pengaturan > Akun, lalu ketuk kotak surat bersama dan pilih Hapus Akun.
Apa Itu Kotak Surat Bersama di Office 365?
Setiap orang yang ditetapkan ke kotak surat bersama Office 365 memiliki akses lengkap ke semua pesan di dalamnya. Pengguna anggota dapat membaca email masuk, membalas pesan, meneruskan pesan, dan melihat tanggapan orang lain.
Saat anggota tim merespons pesan email dari kotak surat bersama, email dikirim dari alamat bersama, bukan dari alamat email individu, sehingga informasi semua orang tetap rahasia. Meskipun demikian, kotak surat bersama biasanya tidak memiliki nama pengguna atau kata sandi, sehingga menimbulkan beberapa masalah keamanan.
Mengapa Menggunakan Kotak Surat Bersama?
Kotak surat bersama ideal untuk layanan pelanggan atau departemen pemasaran yang ingin pesan email masuk dijawab oleh anggota tim berikutnya yang tersedia. Kotak surat bersama juga dilengkapi dengan daftar kontak bersama dan kalender bersama, sehingga anggota grup dapat membuat janji temu di lokasi terpusat yang dapat dilihat semua anggota.
