Yang Perlu Diketahui
- Pertama, atur data menjadi satu lembar Excel.
- Selanjutnya, di Word, pilih Mailings > Start Mail Merge > pilih type. Mailings > Pilih Penerima > Gunakan Daftar yang Ada > Buka lembar.
- Akhirnya, gabungkan bidang di Word dengan masuk ke Mailings > Insert Merge Field. Pilih bidang, dan tekan Insert.
Artikel ini menjelaskan cara menggunakan fitur gabungan surat di Microsoft Word dan Excel untuk menggabungkan teks dari dokumen Word dengan dokumen sumber data, seperti lembar bentang. Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Word untuk Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, dan Word 2010.
Siapkan Data untuk Mail Merge
Fitur gabungan surat Word bekerja dengan mulus dengan data dari Excel. Meskipun Anda bisa membuat sumber data di Word, opsi untuk menggunakan data ini terbatas. Jika Anda memiliki data milis dalam spreadsheet, Anda tidak perlu mengetik ulang informasi tersebut ke dalam sumber data Word.
Anda dapat menggunakan lembar kerja Excel apa pun dalam fungsi gabungan surat Word tanpa persiapan khusus. Namun untuk menghindari kesalahan dalam proses penggabungan surat, ada baiknya untuk mengatur data dalam spreadsheet.
Pastikan bahwa setiap perubahan yang akan Anda buat pada spreadsheet telah diselesaikan sebelum Anda memulai penggabungan surat. Setelah penggabungan dimulai, membuat perubahan apa pun dapat menyebabkan kesalahan dengan gabungan surat.
Mengatur Data Spreadsheet
Mengatur data milis Excel Anda ke dalam baris dan kolom. Pikirkan setiap baris sebagai catatan tunggal dan setiap kolom sebagai bidang yang akan Anda sisipkan ke dalam dokumen Anda.
- Letakkan Semua Data pada Satu Lembar: Data milis yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat harus dalam satu lembar. Jika tersebar di beberapa lembar, gabungkan lembar atau lakukan beberapa gabungan surat. Juga, pastikan lembar diberi nama dengan jelas, karena Anda harus memilih salah satu yang ingin Anda gunakan tanpa dapat melihatnya.
- Buat Baris Header: Buat baris header untuk lembar yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat. Baris header adalah baris yang berisi label yang mengidentifikasi data dalam sel di bawahnya. Untuk memudahkan Excel membedakan antara data dan label, gunakan teks tebal, batas sel, dan bayangan sel yang unik untuk baris header. Selain itu, pastikan tajuk yang Anda pilih cocok dengan nama bidang gabungan, yang juga akan memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan.
- Memformat Data Numerik dengan Benar: Pastikan bahwa hal-hal seperti nomor jalan dan kode pos diformat dengan benar agar terlihat setelah penggabungan surat selesai. Pemformatan angka yang salah dapat menyebabkan kesalahan dalam penggabungan.
Cara Menentukan Daftar Penerima Gabungan Surat
Berikut cara mengaitkan lembar kerja Excel yang sudah disiapkan yang berisi milis Anda dengan dokumen Word Anda:
-
Di Word, buka dokumen yang akan Anda gunakan sebagai templat gabungan surat. Ini bisa berupa dokumen baru atau dokumen yang sudah ada. Pilih Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Pilih jenis penggabungan yang ingin Anda jalankan. Pilihan Anda adalah
- Surat
- Pesan email
- Amplop
- Surat
- Direktori
Jika Anda mau, Anda juga dapat menggunakan Wizard Gabungan Surat untuk membuat gabungan surat Anda. Untuk contoh ini, kita akan mengikuti langkah-langkah untuk membuat gabungan surat secara manual.
-
Kemudian, buka tab Mailings dan pilih Pilih Penerima > Gunakan Daftar yang Ada.
Image - Navigasi ke dan pilih file Excel yang Anda siapkan untuk gabungan surat, lalu pilih Open.
-
Jika Word meminta Anda, pilih Sheet1$ > OK.
Jika Excel Anda memiliki tajuk kolom, pilih kotak centang Data baris pertama berisi tajuk kolom.
Membuat atau Mengedit Dokumen Gabungan Surat
Dengan spreadsheet Excel Anda terhubung ke dokumen gabungan surat yang Anda buat di Word, saatnya untuk mengedit dokumen Word Anda.
Anda tidak dapat membuat perubahan pada sumber data Anda di Excel saat ini. Untuk membuat perubahan pada data, tutup dokumen di Word sebelum membuka sumber data di Excel.
Insert Merge Fields di Dokumen Anda
Di Word, pilih Mailings > Insert Merge Field untuk menarik informasi dari spreadsheet ke dalam dokumen. Pilih bidang yang ingin Anda tambahkan (nama depan, nama belakang, kota, negara bagian, atau lainnya), lalu pilih Sisipkan.
Lihat Dokumen Gabungan Surat
Word tidak membawa pemformatan dari sumber data saat menyisipkan bidang gabungan ke dalam dokumen. Jika Anda ingin menerapkan pemformatan seperti miring, tebal, atau garis bawah, lakukan di Word.
Saat melihat dokumen dengan bidang, pilih panah ganda di kedua sisi bidang tempat Anda ingin menerapkan pemformatan. Saat melihat data yang digabungkan dalam dokumen, sorot teks yang ingin Anda ubah.
Setiap perubahan pemformatan dilakukan di seluruh dokumen yang digabungkan, bukan hanya dokumen gabungan tempat Anda mengubahnya.
Pratinjau Dokumen yang Digabung
Untuk melihat pratinjau dokumen yang digabungkan, buka Mailings > Hasil Pratinjau. Tombol ini berfungsi seperti tombol sakelar, jadi jika Anda ingin kembali hanya melihat bidang dan bukan data yang ada di dalamnya, tekan lagi.
Menavigasi dokumen yang digabungkan menggunakan tombol pada tab Surat. Mereka adalah, dari kiri ke kanan: Rekaman Pertama, Rekaman Sebelumnya, Pergi Ke Rekam,Rekor Berikutnya , dan Rekor Terakhir.
Sebelum Anda menggabungkan dokumen, pratinjau semuanya, atau sebanyak yang Anda bisa, untuk memverifikasi bahwa semuanya telah digabungkan dengan benar. Berikan perhatian khusus pada tanda baca dan spasi di sekitar data yang digabungkan.
Selesaikan Dokumen Mail Merge
Saat Anda siap untuk menggabungkan dokumen, Anda memiliki dua pilihan:
- Mencetak Dokumen: Menggabungkan dokumen ke printer. Jika Anda memilih opsi ini, dokumen akan dikirim ke printer tanpa modifikasi apa pun. Untuk melakukannya, pilih Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Edit Dokumen Individual: Jika Anda perlu mempersonalisasi beberapa atau semua dokumen (alternatifnya adalah menambahkan bidang catatan di sumber data untuk catatan yang dipersonalisasi) atau membuat lainnya perubahan sebelum Anda mencetak, edit setiap dokumen individual. Untuk melakukannya, pilih Mailings > Finish & Merge > Edit Dokumen Individual
Metode apa pun yang Anda pilih, Anda akan disajikan dengan kotak dialog di mana Anda dapat memberi tahu Word untuk menggabungkan semua rekaman, rekaman saat ini, atau rentang rekaman. Pilih catatan yang ingin Anda cetak, lalu pilih OK.
Jika Anda ingin menggabungkan rentang, masukkan nomor awal dan nomor akhir untuk catatan yang ingin Anda sertakan dalam gabungan, lalu pilih OK.
