Outlook menggunakan grup kontak untuk menyimpan anggota daftar distribusi. Setelah Anda membuat grup kontak dan menambahkan kontak, buat satu pesan email dan alamatkan ke grup kontak. Dengan begitu, semua orang dalam daftar distribusi menerima pesan yang sama dan Anda menghemat waktu.
Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, dan Outlook untuk Microsoft 365.
Cara Menyiapkan Daftar Distribusi di Outlook
Untuk membuat grup kontak di Outlook, buat daftar dan pilih tempat untuk menyimpannya. Begini caranya:
- Buka Outlook.
-
Buka tab Home dan pilih Item Baru.
Image -
Pilih Item Lainnya > Grup Kontak. Atau tekan Ctrl+ Shift+ L.
Image -
Di jendela Contact Group, letakkan kursor di kotak teks Name dan ketik nama untuk daftar distribusi.
Untuk mengirim email ke daftar distribusi, masukkan nama daftar di kotak teks To dari jendela pesan baru.
- Biarkan jendela Grup Kontak terbuka.
Menambahkan Anggota ke Grup Kontak Outlook
Setelah grup dibuat dan disimpan, tambahkan kontak ke daftar distribusi.
Untuk menambahkan kontak ke grup kontak:
- Di jendela Grup Kontak, buka tab Grup Kontak.
-
Pilih Tambah Anggota > Dari Kontak Outlook.
Image -
Dalam kotak dialog Pilih Anggota: Kontak, pilih kontak dan pilih Anggota untuk menambahkan kontak tersebut ke daftar distribusi.
Jika kontak tidak terdaftar, cari kontak berdasarkan nama atau alamat email. Jika Anda masih tidak dapat menemukan kontak, pilih Buku Alamat panah dropdown dan pilih daftar yang berbeda.
- Ulangi langkah 3 untuk setiap kontak yang ingin Anda tambahkan ke daftar distribusi.
- Pilih OK.
-
Di jendela Grup Kontak, pilih Simpan & Tutup.
Buat Kontak Baru di Daftar Distribusi
Untuk menambahkan penerima yang tidak ada di buku alamat Outlook Anda ke grup kontak:
- Buka Outlook People dan klik dua kali daftar distribusi.
- Di jendela Grup Kontak, buka tab Grup Kontak dan pilih Tambah Anggota > Kontak Email Baru.
-
Dalam kotak teks Nama tampilan, ketikkan nama untuk kontak.
Image Jika Anda tidak tahu nama kontaknya, masukkan alamat emailnya atau ketik alias.
- Di kotak teks Alamat email, masukkan alamat email kontak baru.
- Jika Anda tidak ingin menambahkan anggota baru ke buku alamat, kosongkan kotak centang Tambahkan ke Kontak.
- Pilih OK.
-
Di jendela Grup Kontak, pilih Simpan & Tutup untuk menyimpan perubahan ke daftar distribusi.
Cara Berbagi Grup Kontak di Outlook
Apakah ada orang lain yang akan mendapat manfaat jika mereka memiliki daftar distribusi Anda? Alih-alih membuat mereka mengatur grup kontak yang sama dari awal, bagikan grup kontak dengan mereka. Semudah mengirim lampiran email.
Untuk berbagi grup kontak:
- Pergi ke Outlook People.
- Klik dua kali grup distribusi yang ingin Anda bagikan.
-
Di jendela Grup Kontak, buka tab Grup Kontak dan pilih Grup Teruskan> Sebagai Kontak Outlook.
Image Pilih In Internet Format (vCard) untuk melampirkan file teks yang berisi nama dan alamat anggota grup.
- Alamat pesan ke orang yang ingin Anda terima daftar distribusinya.
- Pilih Kirim.
Impor Grup Kontak Outlook yang Telah Dibagikan Dengan Anda melalui Email
Jika seseorang membuat daftar distribusi di Outlook dan mengirimkannya melalui email kepada Anda sebagai file kontak Outlook, impor daftar tersebut ke buku alamat Anda dan gunakan sebagai milik Anda.
- Buka pesan yang berisi file kontak Outlook terlampir untuk grup.
-
Pilih panah dropdown lampiran.
Image - Pilih Buka.
- Di jendela Grup Kontak, buka File > Info.
-
Pilih Pindahkan ke Folder > Salin ke Folder.
Image -
Di kotak dialog Copy Item to, pilih folder Contacts.
Image - Pilih OK.
- Dengan daftar distribusi Anda di tempat dan siap, Anda dapat mulai mengirim pesan ke anggotanya.
Jika Anda ingin lebih mengontrol daftar distribusi Anda, gunakan kategori kontak untuk membentuk milis yang elegan.
