Bila Anda memiliki data dalam jumlah besar, hal itu bisa sangat melelahkan jika tidak diurutkan dengan benar di buku kerja Anda. Pelajari berbagai metode untuk mengurutkan data di Excel agar lebih produktif dan membuat spreadsheet Anda lebih mudah dikelola.
Petunjuk dalam artikel ini berlaku untuk Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel untuk Microsoft 365, Excel Online, dan Excel untuk Mac.
Pilih Data yang Akan Diurutkan
Sebelum data dapat diurutkan, Excel perlu mengetahui kisaran pasti yang akan diurutkan. Excel akan memilih area data terkait selama data memenuhi kondisi berikut:
- Tidak ada baris atau kolom kosong di area data terkait.
- Baris dan kolom kosong berada di antara area data terkait.
Excel menentukan apakah area data memiliki nama bidang dan mengecualikan baris dari catatan yang akan diurutkan. Membiarkan Excel untuk memilih rentang yang akan diurutkan dapat berisiko, terutama dengan sejumlah besar data yang sulit untuk diperiksa.
Untuk memastikan bahwa data yang benar dipilih, sorot rentang sebelum memulai pengurutan. Jika rentang yang sama akan diurutkan berulang kali, pendekatan terbaik adalah memberinya Nama.
Urutkan Kunci dan Urutkan Urutan di Excel
Penyortiran memerlukan penggunaan kunci pengurutan dan pengurutan. Kunci pengurutan adalah data dalam kolom atau kolom yang ingin Anda urutkan dan diidentifikasi dengan judul kolom atau nama bidang. Pada gambar di bawah, kunci pengurutan yang mungkin adalah ID Pelajar, Nama, Umur, Program, dan Bulan Dimulai.
Mengurutkan Data dengan Cepat
Untuk melakukan pengurutan cepat, pilih satu sel di kolom yang berisi kunci pengurutan. Kemudian pilih bagaimana Anda ingin data diurutkan. Begini caranya:
- Pilih sel di kolom yang berisi kunci pengurutan.
- Pilih Rumah.
- Pilih Sort & Filter untuk membuka menu drop-down dari opsi sortir.
- Pilih bagaimana Anda ingin mengurutkan data. Pilih urutan naik atau turun.
Saat menggunakan Sort & Filter, opsi urutan sortir dalam daftar drop-down berubah tergantung pada jenis data dalam rentang yang dipilih. Untuk data teks, opsinya adalah Urutkan A ke Z dan Urutkan Z ke A. Untuk data numerik, opsinya adalah Urutkan Terkecil ke Terbesar dan Urutkan Terbesar ke Terkecil.
Mengurutkan Beberapa Kolom Data di Excel
Selain melakukan pengurutan cepat berdasarkan satu kolom data, fitur pengurutan kustom Excel memungkinkan Anda mengurutkan beberapa kolom dengan menentukan beberapa tombol pengurutan. Dalam pengurutan multi-kolom, kunci pengurutan diidentifikasi dengan memilih judul kolom di kotak dialog Urutkan.
Seperti halnya pengurutan cepat, kunci pengurutan ditentukan dengan mengidentifikasi judul kolom atau nama bidang, dalam tabel yang berisi kunci pengurutan.
Urutkan pada Beberapa Kolom Contoh
Pada contoh di bawah, data dalam rentang A2 hingga E12 diurutkan pada dua kolom data. Data pertama-tama diurutkan berdasarkan nama dan kemudian berdasarkan usia.
Untuk mengurutkan beberapa kolom data:
- Sorot rentang sel yang akan diurutkan. Dalam contoh ini, sel A2 hingga E12 dipilih.
- Pilih Rumah.
- Pilih Sort & Filter untuk membuka daftar drop-down.
- Pilih Custom Sort untuk membuka kotak dialog Sort.
- Beri tanda centang di sebelah Data saya memiliki header.
- Di bawah judul Kolom, pilih Urutkan berdasarkan panah bawah dan pilih Nama dari daftar drop-down untuk mengurutkan data terlebih dahulu dengan kolom Nama.
- Di bawah judul Sort On, biarkan pengaturan sebagai Cell Values. Pengurutan didasarkan pada data aktual dalam tabel.
- Di bawah judul Pesanan, pilih panah bawah dan pilih Z ke A untuk mengurutkan data Nama dalam urutan menurun.
- Pilih Tambah Level untuk menambahkan opsi pengurutan kedua.
- Di bawah judul Kolom, pilih Kemudian dengan panah bawah dan pilih Usia untuk mengurutkan catatan dengan nama duplikat menurut kolom Umur.
- Di bawah judul Pesanan, pilih Terbesar hingga Terkecil dari daftar drop-down untuk mengurutkan data Usia dalam urutan menurun.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data.
Sebagai hasil dari menentukan kunci pengurutan kedua, yang ditunjukkan pada contoh di bawah ini, dua catatan dengan nilai identik untuk bidang Nama diurutkan dalam urutan menurun menggunakan bidang Usia. Ini menghasilkan rekor untuk siswa Wilson J., usia 21, sebelum rekor Wilson P., usia 19.
Baris Pertama: Judul Kolom atau Data
Rentang data yang dipilih untuk diurutkan dalam contoh di atas termasuk judul kolom di atas baris pertama data. Baris ini berisi data yang berbeda dengan data di baris berikutnya. Excel menentukan bahwa baris pertama berisi judul kolom dan menyesuaikan opsi yang tersedia di kotak dialog Urutkan untuk menyertakannya.
Excel menggunakan pemformatan untuk menentukan apakah suatu baris berisi judul kolom. Pada contoh di atas, judul kolom adalah font yang berbeda dari data di baris lainnya.
Jika baris pertama tidak berisi judul, Excel menggunakan huruf kolom (seperti Kolom D atau Kolom E) sebagai pilihan dalam opsi Kolom pada kotak dialog Urutkan.
Excel menggunakan perbedaan ini untuk menentukan apakah baris pertama adalah baris heading. Jika Excel membuat kesalahan, kotak dialog Urutkan berisi kotak centang Data saya memiliki header yang mengesampingkan pilihan otomatis ini.
Urutkan Data Berdasarkan Tanggal atau Waktu di Excel
Selain mengurutkan data teks menurut abjad atau angka dari terbesar ke terkecil, opsi pengurutan Excel menyertakan pengurutan nilai tanggal. Urutan sortir yang tersedia tersedia untuk tanggal meliputi:
- Urutan menaik: Terlama ke terbaru.
- Urutan menurun: Terbaru ke terlama.
Pengurutan Cepat vs. Kotak Dialog Urutkan
Tanggal dan waktu yang diformat sebagai data angka, seperti Tanggal Peminjaman pada contoh di atas, gunakan metode pengurutan cepat untuk mengurutkan pada satu kolom. Untuk pengurutan yang melibatkan beberapa kolom tanggal atau waktu, gunakan kotak dialog Urutkan dengan cara yang sama seperti mengurutkan beberapa kolom data angka atau teks.
Urutkan Berdasarkan Tanggal Contoh
Untuk melakukan pengurutan cepat berdasarkan tanggal dalam urutan menaik, dari terlama hingga terbaru:
- Sorot rentang sel yang akan diurutkan. Untuk mengikuti contoh di atas, sorot sel G2 hingga K7.
- Pilih Rumah.
- Pilih Sort & Filter untuk membuka daftar drop-down.
- Pilih Custom Sort untuk membuka kotak dialog Sort.
- Di bawah judul Kolom, pilih Urutkan berdasarkan panah bawah dan pilih Dipinjam untuk mengurutkan data berdasarkan tanggal peminjaman.
- Di bawah judul Sortir Pada, pilih Nilai Sel. Pengurutan didasarkan pada data aktual dalam tabel.
- Di bawah judul Urutan, pilih Terlama hingga Terbaru dari daftar drop-down.
- Pilih OK di kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data.
Jika hasil pengurutan menurut tanggal tidak sesuai dengan yang diharapkan, data pada kolom yang berisi kunci pengurutan mungkin berisi tanggal atau waktu yang disimpan sebagai data teks, bukan sebagai angka (tanggal dan waktu hanyalah data angka yang diformat).
Data Campuran dan Pengurutan Cepat
Saat menggunakan metode pengurutan cepat, jika catatan yang berisi teks dan data angka dicampur bersama, Excel mengurutkan angka dan data teks secara terpisah dengan menempatkan catatan dengan data teks di bagian bawah daftar yang diurutkan.
Excel mungkin juga menyertakan judul kolom dalam hasil pengurutan, menafsirkannya hanya sebagai baris lain dari data teks dan bukan sebagai nama bidang untuk tabel data.
Peringatan Pengurutan yang Mungkin
Jika kotak dialog Urutkan digunakan, bahkan untuk pengurutan pada satu kolom, Excel mungkin menampilkan pesan yang memperingatkan Anda bahwa telah menemukan data yang disimpan sebagai teks dan memberi Anda pilihan untuk:
- Urutkan apa pun yang terlihat seperti angka sebagai angka.
- Urutkan angka dan angka yang disimpan sebagai teks secara terpisah.
Jika Anda memilih opsi pertama, Excel mencoba menempatkan data teks di lokasi yang benar dari hasil pengurutan. Pilih opsi kedua dan Excel menempatkan catatan yang berisi data teks di bagian bawah hasil pengurutan, seperti halnya dengan pengurutan cepat.
Urutkan Data berdasarkan Hari dalam Seminggu atau Bulan di Excel
Anda juga bisa mengurutkan data menurut hari dalam seminggu atau bulan dalam setahun menggunakan daftar kustom bawaan yang sama yang digunakan Excel untuk menambahkan hari atau bulan ke lembar kerja menggunakan gagang isian. Daftar ini memungkinkan pengurutan berdasarkan hari atau bulan secara kronologis daripada dalam urutan abjad.
Seperti opsi pengurutan lainnya, pengurutan nilai menurut daftar kustom dapat ditampilkan dalam urutan menaik (Minggu hingga Sabtu atau Januari hingga Desember) atau menurun (Sabtu hingga Minggu atau Desember hingga Januari).
Pada gambar di atas, langkah-langkah berikut diikuti untuk mengurutkan sampel data dalam rentang A2 hingga E12 berdasarkan bulan dalam setahun:
- Sorot rentang sel yang akan diurutkan.
- Pilih Rumah.
- Pilih Sort & Filter untuk membuka daftar drop-down.
- Pilih Custom Sort untuk membuka kotak dialog Sort.
- Di bawah judul Kolom, pilih Month Start dari daftar drop-down untuk mengurutkan data berdasarkan bulan dalam setahun.
- Di bawah judul Sort On, pilih Cell Values. Pengurutan didasarkan pada data aktual dalam tabel.
- Di bawah judul Pesanan, pilih panah bawah di sebelah opsi default A hingga Z untuk membuka menu tarik-turun.
- Pilih Daftar Kustom untuk membuka kotak dialog Daftar Kustom.
- Di jendela sebelah kiri kotak dialog, pilih Januari, Februari, Maret, April.
- Pilih OK untuk mengonfirmasi pilihan dan kembali ke kotak dialog Urutkan.
- Daftar yang dipilih (Januari, Februari, Maret, April) ditampilkan di bawah judul Pesanan.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data berdasarkan bulan dalam setahun.
Secara default, daftar kustom hanya ditampilkan dalam urutan menaik di kotak dialog Daftar Kustom. Untuk mengurutkan data dalam urutan menurun menggunakan daftar kustom setelah memilih daftar yang diinginkan sehingga ditampilkan di bawah judul Urutan di kotak dialog Urutkan:
- Pilih panah bawah di sebelah daftar yang ditampilkan, seperti Januari, Februari, Maret, April untuk membuka menu tarik-turun.
- Dalam menu, pilih opsi daftar kustom yang ditampilkan dalam urutan menurun, seperti Desember, November, Oktober, September.
- Klik OK untuk mengurutkan data dalam urutan menurun menggunakan daftar khusus.
Urutkan berdasarkan Baris untuk Menyusun Ulang Kolom di Excel
Seperti yang ditunjukkan dengan opsi pengurutan sebelumnya, data biasanya diurutkan menggunakan judul kolom atau nama bidang. Hasilnya adalah penataan ulang seluruh baris atau catatan data. Opsi pengurutan yang kurang dikenal, dan oleh karena itu, kurang digunakan di Excel adalah mengurutkan berdasarkan baris, yang memiliki efek mengatur ulang urutan kolom dari kiri ke kanan di lembar kerja.
Salah satu alasan untuk mengurutkan menurut baris adalah untuk mencocokkan urutan kolom antara tabel data yang berbeda. Dengan kolom dalam urutan kiri ke kanan yang sama, lebih mudah untuk membandingkan catatan atau menyalin dan memindahkan data antar tabel.
Sesuaikan Urutan Kolom
Namun, sangat jarang mendapatkan kolom dalam urutan yang benar sebagai tugas langsung karena keterbatasan opsi urutan urut naik dan turun untuk nilai. Biasanya, perlu menggunakan urutan pengurutan kustom, dan Excel menyertakan opsi untuk mengurutkan menurut sel atau warna font atau dengan ikon pemformatan bersyarat.
Cara termudah untuk memberi tahu Excel urutan kolom adalah dengan menambahkan baris di atas atau di bawah tabel data yang berisi angka yang menunjukkan urutan kolom dari kiri ke kanan. Mengurutkan berdasarkan baris kemudian menjadi masalah sederhana mengurutkan kolom terkecil hingga terbesar berdasarkan baris yang berisi angka.
Setelah pengurutan selesai, deretan angka yang ditambahkan dapat dengan mudah dihapus.
Urutkan berdasarkan Baris Contoh
Dalam sampel data yang digunakan untuk seri ini pada opsi pengurutan Excel, kolom ID Siswa selalu berada di urutan pertama di sebelah kiri, diikuti oleh Nama, lalu Usia.
Dalam contoh ini, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, angka telah ditambahkan ke kolom untuk mempersiapkan lembar kerja untuk menyusun ulang kolom sehingga kolom Program pertama di sebelah kiri diikuti oleh Bulan Mulai, Nama, Umur, dan Kartu Pelajar.
Berikut cara mengubah urutan kolom:
- Sisipkan baris kosong di atas baris yang berisi nama bidang.
- Pada baris baru ini, masukkan angka berikut dari kiri ke kanan mulai dari kolom A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Sorot rentang yang akan diurutkan. Dalam contoh ini, sorot A2 hingga E13.
- Pilih Rumah.
- Pilih Sort & Filter untuk membuka daftar drop-down.
- Pilih Custom Sort untuk membuka kotak dialog Sort.
- Pilih Options untuk membuka kotak dialog Sort Options.
- Pada bagian Orientation, pilih Sortir dari kiri ke kanan untuk mengurutkan urutan kolom dari kiri ke kanan di lembar kerja.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog Opsi Sortir.
- Dengan perubahan Orientasi, judul Kolom di kotak dialog Urutkan berubah menjadi Baris.
- Pilih Urutkan berdasarkan panah bawah dan pilih Baris 2. Ini adalah baris yang berisi nomor khusus.
- Di bawah judul Sort On, pilih Cell Values.
- Di bawah judul Order, pilih Smallest to Largest dari daftar drop-down untuk mengurutkan angka di baris 2 dalam urutan menaik.
- Pilih OK untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan kolom dari kiri ke kanan berdasarkan angka pada baris 2.
- Urutan kolom dimulai dengan Program diikuti oleh Bulan Mulai, Nama, Umur, dan Nomor Pelajar.
Gunakan Opsi Pengurutan Kustom Excel untuk Menyusun Ulang Kolom
Sementara pengurutan kustom tersedia di kotak dialog Urutkan di Excel, opsi ini tidak mudah digunakan saat menyusun ulang kolom di lembar kerja. Opsi untuk membuat urutan pengurutan kustom yang tersedia di kotak dialog Sort adalah mengurutkan data menurut warna sel, warna font, dan ikon.
Kecuali setiap kolom telah menerapkan pemformatan unik, seperti font atau warna sel yang berbeda, pemformatan tersebut perlu ditambahkan ke sel individual di baris yang sama untuk setiap kolom yang akan disusun ulang.
Misalnya, untuk menggunakan warna font untuk menyusun ulang kolom:
- Pilih setiap nama bidang dan ubah warna font untuk masing-masing bidang. Misalnya, ubah Program menjadi merah, Bulan Mulai menjadi hijau, Nama menjadi biru, Umur menjadi oranye, dan ID Pelajar menjadi ungu.
- Dalam kotak dialog Urutkan, pilih Urutkan berdasarkan dan pilih Baris 2.
- Di bawah Sortir pada heading, pilih Font Color.
- Di bawah judul Pesanan, atur secara manual urutan warna nama bidang agar sesuai dengan urutan kolom yang diinginkan.
- Setelah menyortir, atur ulang warna font untuk setiap nama bidang.
