Tutorial Dasar Microsoft Excel untuk Pemula

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 06:51

Excel adalah program spreadsheet elektronik yang digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan memanipulasi data. Data disimpan dalam sel individual yang biasanya diatur dalam serangkaian kolom dan baris dalam lembar kerja; kumpulan kolom dan baris ini disebut sebagai tabel.

Program spreadsheet juga dapat melakukan perhitungan pada data menggunakan rumus. Untuk membantu mempermudah menemukan dan membaca informasi dalam lembar kerja, Excel memiliki sejumlah fitur pemformatan yang dapat diterapkan ke sel, baris, kolom, dan seluruh tabel data individual.

Karena setiap lembar kerja di versi Excel terbaru berisi miliaran sel per lembar kerja, setiap sel memiliki alamat yang dikenal sebagai referensi sel sehingga dapat direferensikan dalam rumus, bagan, dan fitur program lainnya.

Topik yang disertakan dalam tutorial ini adalah:

Memasukkan data ke dalam tabel
Melebarkan kolom lembar kerja individu
Menambahkan tanggal saat ini dan rentang bernama ke lembar kerja
Menambahkan rumus pengurangan
Menambahkan rumus gaji bersih
Menyalin rumus dengan Fill Handle
Menambahkan pemformatan angka ke data
Menambahkan pemformatan sel

Memasukkan Data Ke Lembar Kerja Anda

Memasukkan data ke dalam sel lembar kerja selalu merupakan proses tiga langkah; langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Klik cell kemana Anda ingin datanya.
Ketikkan data ke dalam sel.
Tekan tombol Enter pada keyboard atau klik sel lain dengan mouse.

Seperti yang disebutkan, setiap sel dalam lembar kerja diidentifikasi dengan alamat atau referensi sel, yang terdiri dari huruf kolom dan nomor baris yang berpotongan di lokasi sel. Saat menulis referensi sel, huruf kolom selalu ditulis terlebih dahulu diikuti dengan nomor baris – seperti A5, C3, atau D9

Saat memasukkan data untuk tutorial ini, penting untuk memasukkan data ke dalam sel lembar kerja yang benar. Rumus yang dimasukkan pada langkah selanjutnya menggunakan referensi sel dari data yang dimasukkan sekarang.

Untuk mengikuti tutorial ini, gunakan referensi sel dari data yang terlihat pada gambar di atas untuk memasukkan semua data ke dalam lembar kerja Excel kosong.

Melebarkan Kolom di Excel

Secara default, lebar sel hanya mengizinkan delapan karakter dari entri data apa pun untuk ditampilkan sebelum data tersebut tumpah ke sel berikutnya di sebelah kanan. Jika sel atau sel di sebelah kanan kosong, data yang dimasukkan akan ditampilkan di lembar kerja, seperti yang terlihat dengan judul lembar kerja Perhitungan Pengurangan untuk Karyawan dimasukkan ke sel A1

Jika sel di sebelah kanan berisi data, konten sel pertama akan dipotong menjadi delapan karakter pertama. Beberapa sel data yang dimasukkan pada langkah sebelumnya, seperti label Tingkat Pengurangan: dimasukkan ke sel B3 dan Thompson A. dimasukkan ke sel A8 terpotong karena sel di sebelah kanan berisi data.

Untuk memperbaiki masalah ini agar data terlihat sepenuhnya, kolom yang berisi data tersebut perlu diperlebar. Seperti semua program Microsoft, ada beberapa cara untuk melebarkan kolom. Langkah-langkah di bawah ini mencakup cara memperlebar kolom menggunakan mouse.

Melebarkan Kolom Lembar Kerja Individu

Letakkan pointer mouse pada garis antara columns A dan B pada header kolom.
Penunjuk akan berubah menjadi panah berkepala dua.
Klik dan tahan ke bawah tombol kiri mouse dan seret panah berkepala dua ke kanan untuk melebarkan kolom A hingga seluruh entri Thompson A. terlihat.
Lebar kolom lain untuk menampilkan data sesuai kebutuhan.

Lebar Kolom dan Judul Lembar Kerja

Karena judul lembar kerja sangat panjang dibandingkan dengan label lain di kolom A, jika kolom itu diperlebar untuk menampilkan seluruh judul di sel A1, lembar kerja tidak hanya akan terlihat aneh, tetapi akan menyulitkan untuk menggunakan lembar kerja karena kesenjangan antara label di sebelah kiri dan kolom data lainnya.

Karena tidak ada entri lain di baris 1, tidak salah untuk membiarkan judul seperti itu – tumpah ke sel di sebelah kanan. Atau, Excel memiliki fitur yang disebut gabungan dan pusat yang akan digunakan pada langkah selanjutnya untuk memusatkan judul dengan cepat di atas tabel data.

Menambahkan Tanggal dan Rentang Bernama

Adalah normal untuk menambahkan tanggal ke spreadsheet - cukup sering untuk menunjukkan kapan lembar terakhir diperbarui. Excel memiliki sejumlah fungsi tanggal yang memudahkan untuk memasukkan tanggal ke dalam lembar kerja. Fungsi hanyalah rumus bawaan di Excel untuk memudahkan menyelesaikan tugas yang biasa dilakukan – seperti menambahkan tanggal ke lembar kerja.

Fungsi TODAY mudah digunakan karena tidak memiliki argumen – yaitu data yang perlu dipasok ke fungsi agar berfungsi. Fungsi TODAY juga merupakan salah satu fungsi volatil Excel, yang berarti ia memperbarui dirinya sendiri setiap kali penghitungan ulang – yang biasanya setiap kali lembar kerja dibuka.

Menambahkan Tanggal dengan fungsi HARI INI

Langkah-langkah di bawah ini akan menambahkan fungsi TODAY ke cell C2 lembar kerja.

Klik sel C2 untuk menjadikannya sel aktif.
Klik pada tab Formulas dari pita.
Klik opsi Tanggal & Waktu pada pita untuk membuka daftar fungsi tanggal.
Klik fungsi Today untuk membuka Formula Builder.
Klik Selesai di dalam kotak untuk masuk ke fungsi dan kembali ke lembar kerja.
Tanggal saat ini harus ditambahkan ke sel C2.

MelihatSimbol alih-alih Tanggal

Jika deretan simbol tagar muncul di sel C2 alih-alih tanggal setelah menambahkan fungsi TODAY ke sel itu, itu adalah karena sel tidak cukup lebar untuk menampilkan data yang diformat.

Seperti disebutkan sebelumnya, angka atau data teks yang tidak diformat tumpah ke sel kosong di sebelah kanan jika terlalu lebar untuk sel. Namun, data yang telah diformat sebagai tipe angka tertentu – seperti mata uang, tanggal, atau waktu, tidak meluas ke sel berikutnya jika lebih lebar dari sel tempatnya berada. Sebaliknya, mereka menampilkan kesalahan.

Untuk memperbaiki masalah, lebarkan kolom C menggunakan metode yang dijelaskan pada langkah tutorial sebelumnya.

Menambahkan Rentang Bernama

A named range dibuat ketika satu atau lebih sel diberi nama untuk membuat rentang lebih mudah diidentifikasi. Rentang bernama dapat digunakan sebagai pengganti referensi sel saat digunakan dalam fungsi, rumus, dan bagan. Cara termudah untuk membuat rentang bernama adalah dengan menggunakan kotak nama yang terletak di sudut kiri atas lembar kerja di atas nomor baris.

Dalam tutorial ini, nama rate akan diberikan ke cell C6 untuk mengidentifikasi tarif pemotongan yang diterapkan pada gaji karyawan. Rentang bernama akan digunakan dalam rumus pengurangan yang akan ditambahkan ke sel C6 ke C9 dari lembar kerja.

Pilih sel C6 di lembar kerja.
Ketik rate di Name Box dan tekan tombol Enter pada keyboard
Cell C6 sekarang memiliki nama rate.

Nama ini akan digunakan untuk menyederhanakan pembuatan Rumus pengurangan pada langkah tutorial berikutnya.

Memasukkan Rumus Potongan Karyawan

Rumus Excel memungkinkan Anda melakukan perhitungan pada data angka yang dimasukkan ke dalam lembar kerja. Rumus Excel dapat digunakan untuk menghitung angka dasar, seperti penambahan atau pengurangan, serta perhitungan yang lebih kompleks, seperti menemukan rata-rata siswa pada hasil tes dan menghitung pembayaran hipotek.

Rumus di Excel selalu dimulai dengan tanda sama dengan (=).
Tanda sama dengan selalu diketik ke dalam sel tempat Anda ingin jawaban muncul.
Rumus diselesaikan dengan menekan tombol Enter pada keyboard.

Menggunakan Referensi Sel dalam Rumus

Cara umum untuk membuat rumus di Excel melibatkan memasukkan data rumus ke dalam sel lembar kerja dan kemudian menggunakan referensi sel untuk data dalam rumus, bukan data itu sendiri.

Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah jika nanti diperlukan untuk mengubah data, itu adalah masalah sederhana untuk mengganti data dalam sel daripada menulis ulang rumus. Hasil rumus akan diperbarui secara otomatis setelah data berubah.

Menggunakan Rentang Bernama dalam Rumus

Alternatif untuk referensi sel adalah menggunakan rentang bernama – seperti rentang bernama rate yang dibuat pada langkah sebelumnya.

Dalam rumus, rentang bernama berfungsi sama dengan referensi sel tetapi biasanya digunakan untuk nilai yang digunakan beberapa kali dalam rumus yang berbeda – seperti tarif pengurangan untuk pensiun atau tunjangan kesehatan, pajak rate, atau konstanta ilmiah – sedangkan referensi sel lebih praktis dalam rumus yang merujuk ke data spesifik hanya sekali.

Memasukkan Rumus Potongan Karyawan

Rumus pertama yang dibuat di sel C6 akan mengalikan Gaji Kotor karyawan B. Smith dengan tingkat pengurangan di sel C3.

Rumus yang sudah selesai di cell C6 akan menjadi:

=B6tarif

Menggunakan Pointing untuk Memasukkan Rumus

Meskipun mungkin untuk hanya mengetikkan rumus di atas ke dalam sel C6 dan jawaban yang benar muncul, lebih baik menggunakan penunjuk untuk menambahkan referensi sel ke rumus untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan yang dibuat dengan mengetik di referensi sel yang salah.

Penunjukan melibatkan mengklik sel yang berisi data dengan penunjuk mouse untuk menambahkan referensi sel atau rentang bernama ke rumus.

Klik cell C6 untuk menjadikannya sel aktif.
Ketik tanda sama dengan (=) ke sel C6 untuk memulai rumus.
Klik sel B6 dengan penunjuk mouse untuk menambahkan referensi sel tersebut ke rumus setelah tanda sama dengan.
Ketik simbol perkalian () di sel C6 setelah referensi sel.
Klik sel C3 dengan penunjuk mouse untuk menambahkan rentang bernama rate ke rumus.
Tekan tombol Enter pada keyboard untuk menyelesaikan rumus.
Jawaban 2747.34 harus ada di sel C6.
Meskipun jawaban rumusnya ada di sel C6, mengklik sel itu akan menampilkan rumus, =B6rate, di bilah rumus di atas lembar kerja

Memasukkan Rumus Gaji Bersih

Rumus ini dibuat di sel D6 dan menghitung gaji bersih karyawan dengan mengurangkan jumlah pengurangan yang dihitung dalam rumus pertama dari Gaji Kotor. Rumus yang sudah selesai di cell D6 akan menjadi:

=B6 - C6

Klik cell D6 untuk menjadikannya sel aktif.
Ketik tanda sama dengan (=) ke sel D6.
Klik sel B6 dengan penunjuk mouse untuk menambahkan referensi sel tersebut ke rumus setelah tanda sama dengan.
Ketik tanda minus(-) di sel D6 setelah referensi sel.
Klik sel C6 dengan penunjuk mouse ke sel yang merujuk ke rumus.
Tekan tombol Enter pada keyboard untuk menyelesaikan rumus.
Jawaban 43, 041.66 harus ada di sel D6.

Referensi Sel Relatif dan Rumus Penyalinan

Sejauh ini, rumus Pengurangan dan Gaji Bersih telah ditambahkan masing-masing hanya ke satu sel di lembar kerja – C6 dan D6 masing-masing. Akibatnya, lembar kerja saat ini selesai hanya untuk satu karyawan - B. Smith.

Daripada melalui tugas yang memakan waktu untuk membuat ulang setiap formula untuk karyawan lain, Excel mengizinkan, dalam keadaan tertentu, formula untuk disalin ke sel lain. Keadaan ini paling sering melibatkan penggunaan jenis referensi sel tertentu – yang dikenal sebagai referensi sel relatif – dalam rumus.

Referensi sel yang telah dimasukkan ke dalam rumus pada langkah sebelumnya telah menjadi referensi sel relatif, dan mereka adalah tipe referensi sel default di Excel, untuk membuat penyalinan rumus semudah mungkin.

Langkah selanjutnya dalam tutorial menggunakan Fill Handle untuk menyalin kedua rumus ke baris di bawah ini untuk melengkapi tabel data untuk semua karyawan.

Menyalin Rumus dengan Fill Handle

The fill handle adalah titik hitam kecil atau persegi di sudut kanan bawah sel aktif. Pegangan isian memiliki sejumlah kegunaan termasuk menyalin konten sel ke sel yang berdekatan. mengisi sel dengan serangkaian angka atau label teks, dan menyalin rumus.

Pada langkah tutorial ini, fill handle akan digunakan untuk menyalin Deduction dan Net Rumus gaji dari sel C6 dan D6 turun ke sel C9 danD9.

Menyalin Rumus dengan Fill Handle

Sorot sel B6 dan C6 di lembar kerja.
Letakkan penunjuk mouse di atas kotak hitam di sudut kanan bawah sel D6 – penunjuk akan berubah menjadi tanda tambah (+).
Klik dan tahan tombol kiri mouse dan seret gagang isian ke bawah ke sel C9.
Lepaskan tombol mouse – sel C7 ke C9 harus berisi hasil Penguranganrumus dan sel D7 ke D9 rumus Gaji Bersih.

Menerapkan Pemformatan Angka di Excel

Pemformatan angka mengacu pada penambahan simbol mata uang, penanda desimal, tanda persen, dan simbol lain yang membantu mengidentifikasi jenis data yang ada dalam sel dan membuatnya lebih mudah dibaca.

Menambahkan Simbol Persen

Pilih sel C3 untuk menyorotnya.
Klik tab Beranda pada pita.
Klik opsi Umum untuk membuka menu tarik-turun Format Angka.
Dalam menu, klik opsi Persentase untuk mengubah format nilai di sel C3 dari 0,06 menjadi 6%.

Menambahkan Simbol Mata Uang

Pilih sel D6 ke D9 untuk menyorotnya.
Pada tab Beranda dari pita, klik opsi Umum untuk membuka menu tarik-turun Format Angka.
Klik Currency di menu untuk mengubah format nilai di cells D6 menjadi D9ke mata uang dengan dua tempat desimal.

Menerapkan Pemformatan Sel di Excel

Pemformatan sel mengacu pada opsi pemformatan – seperti menerapkan pemformatan tebal ke teks atau angka, mengubah perataan data, menambahkan batas ke sel, atau menggunakan fitur gabungan dan tengah untuk mengubah tampilan data dalam sel.

Dalam tutorial ini, format sel yang disebutkan di atas akan diterapkan ke sel tertentu di lembar kerja sehingga cocok dengan lembar kerja yang telah selesai.

Menambahkan Pemformatan Tebal

Pilih sel A1 untuk menyorotnya.
Klik tab Home dari pita.
Klik opsi pemformatan Bold seperti yang diidentifikasi pada gambar di atas untuk menebalkan data di sel A1.
Ulangi urutan langkah di atas untuk menebalkan data di sel A5 hingga D5.

Mengubah Data Alignment

Langkah ini akan mengubah perataan kiri default beberapa sel menjadi perataan tengah.

Pilih sel C3 untuk menyorotnya.
Klik pada tab Home dari pita.
Klik opsi perataan Center seperti yang diidentifikasi pada gambar di atas untuk memusatkan data di sel C3.
Ulangi urutan langkah di atas untuk menyelaraskan tengah data di sel A5 ke D5.

Gabung dan Pusatkan Sel

The Merge and Center opsi menggabungkan sejumlah yang dipilih ke dalam satu sel dan memusatkan entri data di sel paling kiri di sel gabungan baru. Langkah ini akan menggabungkan dan memusatkan judul lembar kerja - Perhitungan Pengurangan untuk Karyawan.

Pilih sel A1 ke D1 untuk menyorotnya.
Klik pada tab Beranda dari pita.
Klik pada opsi Merge & Center seperti yang diidentifikasi pada gambar di atas untuk menggabungkan cells A1 ke D1dan tengahkan judul di sel-sel ini.

Menambahkan Batas Bawah ke Sel

Langkah ini akan menambahkan batas bawah ke sel yang berisi data di baris 1, 5, dan 9

Pilih sel A1 yang digabungkan ke D1 untuk menyorotnya.
Klik pada tab Home dari pita.
Klik panah bawah di sebelah opsi Border seperti yang diidentifikasi pada gambar di atas untuk membuka menu tarik-turun perbatasan.
Klik opsi Bottom Border di menu untuk menambahkan batas ke bagian bawah sel yang digabungkan.
Ulangi urutan langkah di atas untuk menambahkan batas bawah ke sel A5 ke D5 dan ke sel A9 ke D9.