Spreadsheet dan database keduanya menawarkan cara untuk melihat data. Namun, pendekatan yang digunakan masing-masing orang dalam mengumpulkan dan berbagi data itu sangat berbeda.
Spreadsheet menawarkan data terstruktur semu dalam format baris dan kolom. Namun, spreadsheet tidak berhubungan satu sama lain dan tidak memerlukan aturan tentang informasi yang terkandung dalam spreadsheet. Selain itu, spreadsheet tidak memiliki alat peringkasan dan pelaporan yang canggih.
Database mengumpulkan informasi secara terstruktur dan menerapkan, secara default, aturan, dan hubungan tentang apa yang masuk dan keluar. Kami meninjau keduanya untuk membantu Anda menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Temuan Keseluruhan
- Berisi sel yang terbuat dari kolom dan baris.
- Lakukan perhitungan matematis.
- Mengurutkan dan memfilter data.
- Mengatur kumpulan data yang kompleks.
- Dikendalikan oleh sistem manajemen basis data (DBMS).
- Mengakses dan mengelola data dalam jumlah besar.
Database mendukung pembacaan cepat dan penulisan konten secara otomatis. Kecuali jika Anda menggunakan sistem alat pemicu homebrew seperti If This Then That, spreadsheet memerlukan entri informasi secara manual.
Microsoft Excel dan Google Spreadsheet adalah program spreadsheet yang umum digunakan. Keduanya tersedia gratis di komputer, tablet, dan smartphone.
Selain dari Microsoft Access di desktop (dan klon seperti LibreOffice Base), sebagian besar alat database yang kuat berada di server. Perusahaan besar menggunakan opsi seperti Microsoft SQL Server atau paket server Oracle. Orang-orang di komunitas open-source dan Linux menggunakan alat seperti MariaDB.
Saat Anda menggunakan database, biasanya Anda memasangkannya dengan alat pendukung. Karena database memerlukan Structured Query Language untuk mengakses informasi, alat seperti desainer laporan visual (seperti Crystal Reports) atau alat dasbor (seperti Tableau) mengelola pembuatan SQL dan pengembangan laporan yang kompleks.
Desain: Analisis vs. Hubungan
- Dioptimalkan untuk analisis data sederhana.
- Kemampuan penyaringan terbatas.
-
Kemampuan terbatas untuk membandingkan data dari berbagai sumber.
- Dapat menautkan tabel.
- Analisis relasional yang kuat.
- Kemampuan kalkulasi terbatas.
Apakah database atau spreadsheet paling masuk akal untuk tujuan tertentu mengikuti dari beberapa karakteristik kasus penggunaan.
Meskipun rumus pencarian dan wilayah bernama mengikat beberapa bagian spreadsheet bersama-sama, spreadsheet adalah kumpulan data mandiri. Ini memiliki kemampuan terbatas untuk memfilter dan mengelompokkan di berbagai lembar kerja dan file spreadsheet. Spreadsheet dioptimalkan untuk keuangan dan analisis data sederhana. Untuk penghitungan angka secara langsung, pendekatan ini lebih unggul daripada database. Selain itu, database membutuhkan lebih banyak keterampilan teknis untuk disiapkan dan dikonfigurasi.
Namun, tidak mudah untuk membandingkan informasi dari data yang berbeda dalam spreadsheet. Basis data menegakkan hubungan dan mendukung kueri berdasarkan atribut atau himpunan bagian dalam satu atau beberapa tabel. Database menghubungkan tabel bersama dalam berbagai cara dan melakukan statistik ringkasan pada himpunan bagian dan superset tersebut.
Pelaporan: Penampilan Adalah Kunci
- Penampilan yang dapat disesuaikan.
- Membuat grafik dengan mudah.
- Fitur pemformatan yang kaya.
- Penampilan formal.
- Rampingkan laporan.
- Format laporan tabel.
Spreadsheet menyajikan kisi-kisi informasi. Konten, pemformatan, tampilan, dan struktur ditentukan oleh pemilik spreadsheet. Basis data memerlukan struktur yang diformalkan dan memisahkan informasi dari tampilan informasi tersebut.
Spreadsheet adalah informasi dan lapisan presentasi untuk informasi tersebut. Pendekatan ini menyederhanakan laporan sederhana karena penghitungannya transparan bagi siapa saja yang membuka file. Plus, opsi seperti garis aturan, bayangan, grafik, dan warna membuat hasil akhir terlihat seperti yang Anda inginkan.
Sebuah database mengeluarkan informasi dalam format tabel. Pemformatan output apa pun harus dilakukan di spreadsheet atau program lain, seperti alat dasbor.
Lokasi Data: Akses Informasi dan Audit
- Dokumen mandiri.
- Opsi keamanan terbatas.
- Satu pengguna pada satu waktu.
- Server database khusus.
- Izin meningkatkan keamanan.
- Beberapa pengguna simultan.
Spreadsheet adalah dokumen mandiri yang berada di komputer individu atau server file. Basis data, sebagian besar, memerlukan server basis data khusus. Ini berarti lebih banyak pekerjaan untuk membuat database, tetapi Anda tidak dapat salah menyimpan atau menghapusnya secara tidak sengaja.
Meskipun Anda dapat melindungi spreadsheet dengan kata sandi, biasanya Anda tidak dapat mengaudit siapa yang melihat atau mengeditnya. Namun, dengan database, Anda tidak dapat melihat atau mengubah data kecuali Anda memiliki izin. Basis data mencatat setiap tampilan dan pengeditan yang Anda lakukan agar dapat ditemukan di masa mendatang.
Secara umum, spreadsheet dirancang untuk dibuka dan diedit oleh satu orang dalam satu waktu. Basis data mendukung banyak pengguna yang masuk secara bersamaan.
Putusan: Volume Data Memutuskan
Memutuskan apakah Anda harus menggunakan aplikasi spreadsheet atau database bergantung pada jumlah data yang Anda rencanakan untuk digunakan. Spreadsheet memadai untuk daftar informasi dasar yang dapat dikelola. Namun, jika Anda berencana untuk menyimpan data mentah dalam jumlah besar untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, database adalah investasi waktu dan sumber daya Anda yang berharga.
