Key Takeaways
- Pekerja sering melakukan banyak tugas dalam rapat, dan peluangnya meningkat saat rapat berlangsung lama.
- Tidak semua multitasking itu buruk, dan "multitasking positif" dapat meningkatkan produktivitas.
- Platform kerja jarak jauh dapat menambahkan fitur baru yang mengarahkan pekerja ke tugas yang relevan dengan rapat.
Jika Anda bekerja dari jarak jauh, kemungkinan besar Anda telah melakukan banyak tugas selama rapat dalam seminggu terakhir-dan Anda tidak sendirian.
Sebuah makalah baru yang dirilis oleh Microsoft menjelaskan masalah tersebut. Sementara multitasking jarang terjadi dalam rapat kecil dan pendek, itu melonjak ke tingkat yang hampir universal dalam rapat yang berlangsung selama lebih dari satu jam. Namun, tidak semuanya berita buruk: makalah, yang berfokus pada penggunaan Microsoft Teams, menyarankan beberapa cara pekerja dapat meningkatkan fokus mereka.
"FocusAssist untuk Windows telah dikirimkan dan dapat menjadi bantuan besar di sini," kata Dr. Mary Czerwinski, peneliti mitra dan manajer penelitian di Microsoft, melalui email. "Menjadwalkan Waktu Fokus melalui Cortana adalah opsi lain yang tersedia di Outlook."
Apa yang Harus Dilakukan Pekerja Jarak Jauh?
Multitasking dalam rapat sering dianggap tidak sopan atau kontraproduktif, dan surat kabar menemukan bahwa hal ini terkadang terbukti benar. Namun, para peneliti berpendapat hal yang lebih kompleks. Tidak semua multitasking itu negatif, dan alat dapat digunakan untuk memandu pekerja jarak jauh menuju hasil yang positif.
Peserta merinci manfaat multitasking positif dalam buku harian anonim. "Saya tidak terlalu frustrasi dengan pertemuan yang tidak terlalu berguna bagi saya," kata seorang.
Yang lain mengatakan mereka menghargai pilihan untuk memperhatikan dengan seksama saat dibutuhkan, lalu fokus ke tempat lain saat tidak. Peserta mengatakan multitasking membantu mereka menemukan informasi, seperti file terkait atau pertukaran email, yang relevan dengan rapat.
… maraton 80 menit yang memicu keluhan lebih dari enam kali lebih mungkin untuk mendorong multitasking.
Dr. Czerwinski mengatakan pekerja jarak jauh yang menggunakan Microsoft Teams atau Windows dapat beralih ke Focus Assist dan Focus Time untuk menghilangkan gangguan yang tidak relevan dengan rapat dan mengukir waktu untuk fokus pada tugas tertentu. Makalah ini mendukung alat apa pun yang mengesampingkan tuntutan luar atas perhatian pekerja saat rapat.
Fitur baru yang lebih baik di platform kerja jarak jauh dapat melangkah lebih jauh untuk mendorong multitasking yang positif. Makalah ini mengusulkan "mode fokus" khusus rapat untuk membantu pekerja melakukan banyak tugas dengan cara yang relevan dengan rapat, seperti membuka email atau file di antarmuka rapat alih-alih jendela atau program lain. Ini akan mendorong multitasking positif sambil menghilangkan gangguan yang ditemukan di program lain.
Para peneliti juga menyarankan alat agenda yang lebih baik yang memungkinkan pekerja meninggalkan rapat lebih awal atau bergabung di tengah rapat jika hanya sebagian dari rapat yang relevan. Ini bisa melawan musuh bebuyutan dari setiap rentang perhatian: pertemuan yang panjang dan membosankan.
Pekerja Jarak Jauh Menyadap Dalam Rapat Panjang
Multitasking tidak terlalu umum ketika semua rapat digabungkan: sekitar 30% rapat melibatkan multitasking email, dan sekitar 24% melihat file multitasking.
Tapi itu berubah seiring waktu. Tidak mengherankan, rapat yang lebih pendek dari 20 menit menunjukkan beberapa contoh multitasking, tetapi meningkat dengan kecepatan yang mengejutkan sebagai obat rapat.
Pertemuan yang berdurasi 20 hingga 40 menit hampir dua kali lebih mungkin membuat peserta berebut untuk pekerjaan lain, dan maraton 80 menit yang menimbulkan keluhan lebih dari enam kali lebih mungkin membuat pekerja terganggu.
Ukuran rapat-seperti, jumlah orang yang hadir-juga penting. Pertemuan satu lawan satu mendorong paling sedikit multitasking, dan orang ketiga hampir tidak mengubah hasilnya. Namun, melakukan tugas lain menjadi mungkin karena lebih banyak wajah muncul dalam panggilan video. Multitasking lebih mungkin dua kali lipat dalam pertemuan dengan 10 orang atau lebih.
Satu peserta merinci motivasi terkait. “Dalam pertemuan-pertemuan besar, seperti balai kota, saya cenderung berhenti dan benar-benar mendengarkan ketika sesuatu yang menarik sedang dibicarakan,” kata peserta. "Selebihnya, sepertinya saya tidak fokus pada pekerjaan sama sekali."
Data termasuk hasil lain yang lebih lemah tetapi lebih mengejutkan: pertemuan yang dijadwalkan adalah berita buruk. Rapat terjadwal sekitar satu setengah kali lebih mungkin mendorong multitasking daripada rapat ad-hoc. Dari pertemuan terjadwal, pertemuan berulang adalah alasan paling subur untuk mengalihkan perhatian.
"Bagaimana pertemuan jarak jauh dijadwalkan dan terstruktur secara signifikan terkait dengan kapan dan sejauh mana orang membagi perhatian mereka," makalah itu menyimpulkan. Jadi sebelum Anda menekan kirim pada undangan rapat selama satu jam, pertimbangkan kembali-kecuali jika Anda ingin memberi waktu kepada rekan kerja untuk mengosongkan kotak masuk mereka.
