Meskipun metode komunikasi online berkembang pesat, email tetap menjadi yang paling populer, dengan hampir 300 miliar email dikirim setiap hari pada tahun 2019. Baik Anda baru mengenal email atau telah menggunakannya selama beberapa dekade, pastikan Anda' mengikuti aturan etika email.
Tinjau Pesan Anda Sebelum Anda Mengirim
Setelah Anda memasukkan alamat penerima, buat baris subjek yang sesuai, tulis pesan Anda, dan lampirkan beberapa dokumen pendukung, kembali dan pastikan Anda melakukan semuanya dengan benar:
- Tinjau pesan. Apakah ada yang tidak jelas? Apakah ada kesalahan tata bahasa atau kesalahan ketik? Apakah Anda mengatakan semua yang ingin Anda katakan?
- Periksa sumber Anda. Akankah tautan ke sumber luar memperjelas maksud Anda? Apakah tautan akan membantu penerima Anda menemukan situs web dengan cepat?
- Lihat nama penerima. Apakah Anda lupa orang penting yang perlu melihat pesannya? Apakah Anda menambahkan seseorang yang seharusnya tidak melihat pesan tersebut?
- Lihat alamat Anda. Jika Anda memiliki lebih dari satu, pastikan untuk mengirim pesan dari yang paling tepat untuk tujuan pesan.
- Tentukan prioritas pesan. Apakah pesan perlu ditandai sebagai penting?
- Tambahkan dokumen pendukung. Apakah Anda lupa lampirannya?
Jangan Selalu Balas Semua
Anda harus tahu kapan dan kapan tidak Membalas Semua ke email grup. Jika semua orang di email asli (yang Anda tanggapi) perlu tahu apa yang Anda katakan, gunakan Balas Semua.
Misalnya, orang A mengirim email kepada Anda dan orang B untuk mendapatkan ide tentang cara merayakan ulang tahun ke-10 bos Anda bersama perusahaan. Tanggapan Anda relevan untuk orang A dan orang B, jadi gunakan Balas Semua untuk membalas keduanya.
Jika seseorang mengirim undangan pesta melalui email kepada Anda dan 20 teman lainnya, tanggapan Anda tidak relevan dengan penerima surat lainnya, jadi gunakan Balas untuk mengirim tanggapan hanya ke pengirim asli.
Tulis Baris Subjek yang Efektif
Kunci untuk menulis subjek email yang baik adalah memastikan bahwa subjek tersebut secara singkat menangkap esensi pesan Anda. Berikut beberapa contohnya:
- Rapat Penjualan Diubah menjadi 3:00
- Undangan Pesta Halloween
- Revisi Teks Situs Web
- 20 Pilihan Video Teratas Minggu Ini
- Detail Keanggotaan Baru Anda
- Konfirmasi Janji Anda
- Permintaan Relawan Acara Penggalangan Dana
Untuk membuat baris subjek lebih efektif, sertakan tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan penerima, seperti:
- Undangan Pesta Halloween - RSVP sebelum 11 Mei
- Revisi Teks Situs Web - Perlu Persetujuan sebelum Selasa
Intisari
Saat Anda meneruskan pesan email dari orang lain, jelaskan kepada penerima baru mengapa Anda melakukannya dan bagaimana Anda mengharapkan mereka mendapat manfaat darinya. Misalnya, katakanlah klien, Jay, mengirimi Anda pertanyaan, dan Anda tidak tahu jawabannya. Teruskan pesan ke rekan Anda, Sara, dengan catatan yang berbunyi, "Sara, Jay ingin mengetahui proses masuk ke portal kami dari perangkat selulernya. Lihat di bawah untuk detailnya. Bisakah Anda membantu?"
Jelaskan Mengapa Anda CC
Jika Anda cc seseorang pada pesan email, jelaskan kepada penerima utama bahwa Anda melakukannya, dan mengapa. Misalnya, katakanlah Jenna ingin bergabung dengan klub buku Anda, dan Anda mengirimkan informasi kepadanya tentang hal itu. Anda akan mengirim cc kepada pemimpin klub buku, Ann, dan menulis kepada Jenna, "Saya sedang meng-cc pemimpin kami, Ann, sehingga dia dapat melihat apa yang saya kirimkan kepada Anda dan mengisi apa pun yang mungkin saya tinggalkan." Saat Anda menggunakan proses ini, Ann juga tahu mengapa dia menerima salinan pesan.
Intisari
Pesan email bisa hilang di email atau di filter spam. Sebagai rasa hormat, terutama dengan pesan penting (seperti yang memiliki lampiran atau berkaitan dengan tenggat waktu), tulislah catatan singkat untuk memberi tahu pengirim bahwa email mereka telah diterima. Misalnya, jika bos Anda mengirimi Anda proyek baru untuk dikerjakan, balas dengan, "Mengerti, saya akan mulai besok."
Gunakan Singkatan Secara Hemat
Tidak semua orang tahu setiap akronim, jadi gunakan sesedikit mungkin, dan hanya jika Anda yakin penerima tahu apa artinya. Ada beberapa akronim yang umum digunakan dalam korespondensi email bisnis. Berikut adalah beberapa:
- ASAP: Sesegera Mungkin
- BTW: Omong-omong
- EOD: Akhir Hari
- EOM: Akhir Pesan (biasanya digunakan di baris subjek untuk menunjukkan tidak ada badan email yang harus diikuti)
- EOW: Akhir Minggu
- FYI: Untuk Informasi Anda
- IMO: Menurut Pendapat Saya
- OOO: Keluar Kantor
- Y/T: Ya atau Tidak
Intisari
Karena Anda tidak mendapatkan konteks ekspresi wajah dan nada suara dalam email, itu bukan media yang baik untuk mengekspresikan sarkasme atau humor, terutama dengan penerima yang tidak Anda kenal dengan baik. Ekspresikan pesan Anda dengan sederhana dan lugas, setidaknya sampai Anda mengenal penerima dengan lebih baik. Jika Anda benar-benar tidak bisa menahan diri, sertakan emotikon tersenyum atau tertawa untuk menunjukkan bahwa Anda sedang bercanda.
Pilih Akhir yang Sesuai
Terkadang sulit untuk mengetahui cara mengakhiri pesan email. Berikut adalah beberapa saran, berdasarkan situasi:
- Terima kasih atau Terima kasih banyak: Jika Anda meminta bantuan.
- Cinta atau Pelukan: Jika penerima adalah teman atau anggota keluarga.
- Cheers atau Terbaik: Jika penerima adalah kenalan biasa.
- Hormat: Jika pesan Anda formal.
- Salam Hangat atau Salam: Jika Anda ingin mempertahankan nada bisnis formal.
