Formulir dan dokumen adalah fakta kehidupan. Namun di era digital, penggunaan formulir kertas semakin merepotkan dan merepotkan.
DocuSign adalah alat eSignature terkemuka yang dimaksudkan untuk mengatasi kesulitan ini. Ini memungkinkan individu dan perusahaan untuk mengganti penandatanganan dokumen manual berbasis kertas. Aman, cepat, dan mudah untuk menandatangani, mengelola, dan menyimpan dokumen di cloud-semuanya dari satu alat.
Cara Kerja DocuSign
DocuSign memiliki sejumlah fitur dan fungsi, antara lain:
- Unggah dan kirim: Unggah dokumen Anda, tunjukkan siapa yang perlu menandatanganinya, letakkan bidang yang benar, dan kirimkan ke masing-masing pihak.
- Sign: Anda akan menerima tautan di email Anda yang meminta tanda tangan. Dari sini, Anda akan memilih tautan, mengikuti tab, dan menandatangani. DocuSign akan mengirimkan dokumen secara otomatis.
- Manajemen dokumen: Anda dapat melihat status dokumen Anda dari dasbor, menyimpan dokumen Anda secara online, dan mengelola preferensi tertentu seperti branding dan visibilitas.
Untuk membuka kunci semua fitur DocuSign, Anda harus memiliki paket bulanan. Paket ini berkisar dari $10 untuk akun pribadi hingga $32 per bulan untuk akun profesional bisnis. Jika Anda hanya ingin menggunakan DocuSign untuk menandatangani dokumen yang Anda terima, Anda cukup menggunakan paket DocuSign gratis. Ada juga uji coba gratis 30 hari yang dapat Anda gunakan untuk menguji alat ini sebelum Anda berkomitmen untuk berlangganan.
Cara Mengirim Dokumen untuk Tanda Tangan Menggunakan DocuSign
Hal pertama yang ingin Anda ketahui adalah cara mengirim dokumen untuk ditandatangani menggunakan DocuSign. Untuk memulai, daftar untuk uji coba gratis DocuSign atau akun bulanan.
-
Di halaman beranda, pilih Mulai Sekarang untuk mengunggah dokumen Anda, atau seret dan lepas file dokumen ke dalam kotak unggah berwarna putih.
DocuSign mendukung banyak format file yang diunggah dari perangkat Anda, serta penyedia penyimpanan cloud seperti Google Drive dan Dropbox. Ukuran file bisa sampai 25 MB.
-
Setelah diunggah, pilih Berikutnya.
Image Jika Anda satu-satunya penandatangan, Anda dapat memilih kotak centang di sebelah Saya satu-satunya penandatangan untuk melewati.
-
Masukkan nama dan alamat email penerima. Jika Anda perlu menambahkan beberapa penandatangan, pilih Tambah Penerima.
- Setelah semua penerima ditambahkan, pilih Next.
-
Tempatkan bidang tanda tangan Anda dengan menggunakan alat di bilah alat di sisi kiri layar Anda. Pilih Signature dan letakkan di tempat yang membutuhkan tanda tangan.
Image -
Setelah Anda membuat semua bidang yang Anda butuhkan, pilih Berikutnya. Di sini, Anda dapat mengubah baris subjek email dan memasukkan pesan email ke penerima Anda.
Anda juga dapat memilih untuk menyetel pengingat otomatis dengan memilih Kirim pengingat otomatis.
- Setelah selesai, kirim dokumen ke penerima dengan memilih Kirim.
Cara Menggunakan DocuSign untuk Menandatangani Dokumen
Apakah Anda menerima dokumen dari pihak lain yang meminta tanda tangan Anda melalui DocuSign? Menandatangani dokumen itu sederhana.
-
Pilih Tinjau Dokumen di email yang Anda terima dari DocuSign.
Proses penandatanganan mungkin sedikit berbeda jika Anda adalah pengguna baru versus pengguna yang kembali. DocuSign merekomendasikan untuk menonton video penandatanganan mereka atau membaca panduan cara untuk membiasakan diri.
-
Setelah dokumen terbuka, Anda harus setuju untuk menandatangani secara elektronik. Pilih Saya setuju untuk menggunakan catatan dan tanda tangan elektronik, lalu pilih Lanjutkan.
Image - Pilih Start di sebelah kiri dokumen untuk mulai menandatangani. Ini akan menunjukkan kepada Anda semua bidang yang diperlukan untuk melengkapi dokumen Anda.
-
Pilih Tanda. Jika Anda pernah menggunakan DocuSign sebelumnya, Anda akan melihat tanda tangan Anda sekarang di tempatnya. Jika Anda belum pernah menggunakan DocuSign, ikuti petunjuk di layar untuk membuat tanda tangan baru.
Image - Setelah tanda tangan Anda terpasang, pastikan semuanya terlihat benar, lalu pilih Selesai. Anda akan melihat ringkasan sesi tanda tangan, termasuk tanggal Anda menandatangani dan tanggal dokumen dikirim.
Cara Membuat PDF yang Dapat Diisi Dengan DocuSign
Anda dapat dengan mudah membuat formulir apa pun yang dapat diisi yang dapat Anda bayangkan menggunakan alat DocuSign. Untuk memulai, pastikan Anda masuk ke akun DocuSign Anda.
- Di halaman beranda, unggah formulir Anda. DocuSign akan secara otomatis mengubah formulir menjadi PDF.
-
Pilih Berikutnya setelah file Anda diunggah.
Image - Tambahkan penerima Anda dan pilih Berikutnya.
-
Pada layar Persiapan, Anda dapat mulai membuat formulir menggunakan bidang pada bilah alat di sisi kiri layar.
Image -
Pilih dari bidang dan tambahkan ke formulir Anda dengan memilih area di mana Anda ingin bidang ditempatkan. Dengan setiap bidang yang Anda pilih, Anda akan melihat opsi tambahan di sisi kanan layar. Misalnya, bidang Name memungkinkan Anda untuk beralih antara nama lengkap dan nama depan.
Image Anda juga dapat menambahkan rumus, kotak teks, menu tarik-turun, tombol radio, dan banyak lagi. Semuanya terletak di bilah alat di sisi kiri layar.
- Setelah formulir Anda selesai, pilih Berikutnya, ubah pesan email Anda jika diinginkan, lalu pilih Kirim untuk mengirim dokumen Anda ke penerima.
-
Untuk menyimpan formulir Anda untuk penggunaan di masa mendatang, pada layar Kelola, pilih menu tarik-turun di sebelah kanan dokumen. Pilih Simpan sebagai Template, isi detailnya, lalu pilih Simpan. Sekarang Anda dapat melihat formulir Anda di halaman Template.
Image
Cara Mengisi Formulir Menggunakan DocuSign
Proses pengisian formulir mirip dengan menandatangani dokumen menggunakan DocuSign.
- Pilih Tinjau Dokumen di email DocuSign yang Anda terima untuk memulai.
- Pilih Lanjutkan untuk mulai mengisi formulir Anda.
- Pilih bidang yang perlu Anda isi atau pilih Start untuk mengizinkan DocuSign memandu Anda melalui dokumen, membawa Anda ke setiap bagian yang memerlukan tanda tangan.
-
Masukkan informasi Anda ke dalam kolom. Anda juga dapat memilih kotak centang atau opsi apa pun di menu tarik-turun.
Image - Setelah selesai, pilih Finish. Formulir Anda secara otomatis dikirim kembali ke pengirim.
