SharePoint adalah platform untuk berkolaborasi dengan anggota tim atau grup lainnya. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda dalam membuat situs fungsional dan kolaboratif untuk kolega dan teman, mengunggah dan berbagi dokumen, serta menambahkan widget ke halaman situs SharePoint.
Cara Membuat Situs SharePoint
Anda memerlukan beberapa hal sebelum dapat membuat situs:
- Akses ke akun bisnis Microsoft 365, karena SharePoint tidak disertakan dalam akun konsumen.
- Seorang admin untuk membuat situs Anda. Jika Anda bukan admin, minta admin Anda membuatkan situs untuk Anda.
Untuk membuat situs SharePoint:
-
Masuk ke Microsoft 365 sebagai administrator, lalu pilih SharePoint dari menu Aplikasi.
Image - Pilih Halaman di panel vertikal kiri, lalu pilih Buat Situs.
-
Pilih Situs Tim di kotak dialog.
Situs Komunikasi digunakan terutama untuk menerbitkan pengumuman dan konten lainnya.
- Pilih desain awal untuk situs Anda yang cocok dengan konten Anda yang lain. Jangan khawatir: Anda selalu dapat menyesuaikan konten awal nanti.
-
Masukkan detail situs Anda, termasuk nama dan deskripsinya.
- Pilih Finish untuk menyelesaikan pengaturan. SharePoint bekerja di latar belakang untuk membuat situs, dan Anda akan melihat kemajuannya secara keseluruhan.
Setelah menyiapkan ruang, Anda akan langsung memiliki beberapa fungsi yang tersedia, termasuk:
- Percakapan: Papan pesan pribadi untuk grup Anda.
- Documents: Ini adalah tempat Anda berbagi file, dan memeriksa file masuk dan keluar.
- OneNote Notebook: Rekan tim Anda bisa berkolaborasi dengan OneNote Notebook ini dengan membuat dan menambahkan konten ke halaman.
- Halaman Situs: Halaman web khusus untuk tim atau grup Anda.
Cara Menggunakan Pustaka Dokumen SharePoint
Berbagi file menggunakan Pustaka Dokumen adalah hal biasa di situs SharePoint. Pustaka Dokumen berisi folder dan file yang dapat Anda lihat dan edit. Untuk menggunakan Pustaka Dokumen:
-
Pilih Documents di panel vertikal kiri.
Image -
Pilih New untuk menambahkan item baru, seperti folder atau file Microsoft Office. Sebagai alternatif, seret dan jatuhkan file lain ke folder perpustakaan saat ini; mereka tidak harus berupa file Office.
Image -
Pilih file Microsoft Office untuk membukanya di aplikasi yang sesuai. Memilih file non-Office melakukan salah satu dari tiga hal berikut:
- Membukanya untuk pratinjau jika dalam format ramah-web (misalnya, gambar atau PDF).
- Membuka di aplikasi yang relevan jika Anda menggunakan Windows (Windows tahu cara berbicara dengan SharePoint).
- Mengunduhnya ke komputer Anda sehingga Anda dapat membukanya dengan program yang relevan.
Image -
Meskipun aplikasi web modern memungkinkan Anda mengedit file secara bersamaan dengan rekan kerja, Anda masih memiliki kemampuan untuk "memeriksa" file di SharePoint untuk menghentikan orang lain mengerjakan file saat Anda sedang mengerjakannya.
Pilih file untuk check out, lalu pilih Check out di daftar drop-down. Memeriksa file mencegah siapa pun menyimpan versi baru file saat Anda mengerjakannya. Pengguna lain masih dapat mengunduh salinan dan mengerjakannya, tetapi mereka tidak dapat membuat versi baru sampai Anda menyimpannya dan memeriksanya kembali.
Image
Cara Membuat Halaman Situs SharePoint
Halaman situs SharePoint memungkinkan Anda membuat halaman web yang menyertakan informasi teks dan grafik. Perbedaan antara halaman situs SharePoint dan halaman situs web biasa adalah bahwa hanya anggota tim SharePoint Anda yang masuk yang bisa melihatnya. Halaman situs adalah internet pribadi Anda.
Untuk membuat halaman baru di situs SharePoint Anda:
-
Pilih Halaman di panel vertikal kiri.
Image -
Pilih Baru, lalu pilih di antara jenis halaman:
- Halaman Wiki: Halaman yang berisi ide tim, kebijakan, pedoman, praktik terbaik, dan banyak lagi. Tim SharePoint dapat menggunakan halaman Wiki untuk mengakses tautan ke semua tipe info perusahaan.
- Halaman Bagian Web: Tata letak yang telah ditentukan sebelumnya dirancang untuk memungkinkan Anda memasukkan semua jenis gadget, bergaya dasbor, di halaman situs Anda.
- Halaman Situs: Halaman kosong yang Anda buat, dimulai dengan judul.
- Link: Menambahkan tautan ke situs web.
Image -
Setelah dibuat, halaman akan terbuka untuk Anda edit. Mulailah dengan memberinya nama. Konten tambahan datang dalam bentuk Komponen Web, yang kami bahas di bagian berikutnya.
Image -
Pilih Publikasikan di bagian kanan atas layar untuk membuat perubahan Anda tersedia untuk rekan kerja.
Image - Pilih Halaman di panel vertikal kiri untuk melihat halaman Anda.
-
Untuk mengedit halaman yang ada, buka halaman dan pilih Edit di panel kiri.
Image
Cara Menambahkan Komponen Web ke Halaman SharePoint
Salah satu fitur SharePoint terbaik adalah fitur "Bagian Web", atau widget. Bahkan jika Anda hanya ingin menambahkan teks dan grafik, Anda harus terlebih dahulu menambahkan komponen web untuk menampung konten. Komponen web dapat menyertakan hal-hal seperti Umpan Berita, direktori anggota tim, atau daftar aktivitas terbaru di situs.
Jika Anda membuat halaman, berikut cara menambahkan komponen web ke dalamnya:
- Pilih Halaman di panel vertikal kiri, lalu pilih halaman yang akan diedit, dan pilih Edit.
-
Pilih tanda plus (+) untuk menambahkan komponen web ke halaman.
Image -
Menu pop-up menampilkan daftar komponen web yang tersedia. Jelajahi seluruh daftar, atau cari berdasarkan kata kunci. Setelah Anda memilih komponen web, komponen tersebut akan ditambahkan ke halaman.
Image -
Konfigurasikan komponen web. Misalnya, jika Anda menambahkan komponen web Galeri Gambar, pilih Tambah Gambar untuk memilih gambar yang akan ditampilkan.
Image - Pilih Publikasikan untuk membuat perubahan Anda tersedia untuk rekan kerja.
Sementara halaman beranda dibuat secara otomatis untuk Anda, itu masih merupakan halaman yang dapat Anda isi dengan komponen web.
Menginstal dan Menggunakan Aplikasi Tugas
Segala sesuatunya menjadi menarik saat Anda menambahkan aplikasi ke situs Anda. Aplikasi melampaui fungsionalitas komponen web dan menyertakan hal-hal seperti blog atau daftar kustom, yang dapat berupa database kecil.
Kita akan melihat aplikasi Tasks, yang memungkinkan Anda mengatur tugas untuk anggota tim Anda, menetapkan tugas, dan kemudian melacak penyelesaiannya.
Untuk menambahkan aplikasi Tasks ke situs SharePoint Anda:
- Di halaman beranda situs SharePoint, pilih New, lalu pilih App.
-
Pilih Tugas.
Image -
Di menu sebelah kiri, pilih Konten Situs untuk melihat aplikasi Tugas dan mulai mendelegasikan.
Image
Siapa yang Harus Menggunakan SharePoint?
Sebagian besar waktu, tim perusahaan menggunakan SharePoint. Namun, ada banyak skenario yang tidak terkait dengan bisnis di mana SharePoint berguna, seperti:
- Tim olahraga dapat menggunakan kalender untuk memposting jadwal pertandingan, dan mereka dapat menggunakan Perpustakaan Dokumen untuk menyimpan video game.
- Klub buku dapat memposting tautan ke buku minggu depan, sedangkan grup penulis dapat menampung kritik, kiriman, dan komentar.
- Kelompok sukarelawan yang merencanakan proyek restorasi dapat membuat rencana dengan tugas dan garis waktu.
- Lingkungan yang menjalankan penjualan halaman dapat memposting pengumuman tentang peserta baru, atau mencantumkan item dan harga dalam file Excel bersama di Pustaka Dokumen.
Skenario di atas dimungkinkan dengan aplikasi dan layanan lain, tetapi SharePoint menyatukan semuanya di satu tempat, dengan antarmuka yang didukung di Windows, macOS, dan Linux.
Tempat Mengunduh SharePoint
Unduh aplikasi SharePoint untuk Android dari Google Play atau dapatkan aplikasi SharePoint untuk iOS dari App Store. Selain itu, Anda dapat menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Word, Excel, dan PowerPoint untuk membuka file langsung dari SharePoint, membuat pengunduhan dan pengunggahan menjadi lebih mudah.
