Microsoft Teams adalah alat kolaborasi online yang mendukung obrolan, panggilan video, berbagi file, berbagi layar, dan alat lain untuk memfasilitasi produktivitas terkoordinasi. Setiap pengguna Microsoft Office harus tahu cara menggunakan Microsoft Teams.
Informasi dalam artikel ini berlaku untuk Microsoft Teams versi desktop, versi Microsoft 365 untuk browser web, dan aplikasi seluler untuk iOS dan Android.
Siapa yang Dapat Bergabung dengan Microsoft Teams?
Saat Anda menyiapkan Microsoft Teams untuk organisasi, jumlah pengguna yang dapat mengakses fitur lengkapnya bergantung pada jumlah lisensi yang dibeli. Anda dapat mengundang pengguna Microsoft 365 tambahan yang tidak memiliki akses ke Microsoft Teams sebagai tamu tanpa membeli lisensi tambahan, tetapi mereka akan memiliki akses terbatas. Satu tim dapat memiliki hingga 2.500 anggota termasuk pengguna dan tamu berlisensi.
Langganan Microsoft 365 tidak diperlukan untuk menggunakan Microsoft Teams, tetapi diperlukan untuk menggunakan fitur tertentu.
Cara Menggunakan Tim
Microsoft Teams sangat mirip dengan Slack. Misalnya, saat Anda menyebut anggota tim lain dalam percakapan dengan mengetik @ nama, pengguna akan menerima pemberitahuan di tab Aktivitas. Semua pengguna dapat melihat seluruh log obrolan di tim dan saluran yang dapat mereka akses.
Saat Anda membuat tim, Anda juga secara otomatis membuat yang berikut:
- Grup Office 365
- Paket Microsoft Planner
- Situs tim SharePoint
- Buku catatan OneNote bersama
Saat Anda membuat perubahan di salah satu aplikasi ini, mereka secara otomatis disinkronkan dengan yang lain. Misalnya, Anda dapat menggunakan Microsft Planner untuk mengatur pengingat untuk tim, dan rapat yang dijadwalkan di Microsoft Teams secara otomatis disinkronkan dengan kalender Outlook Anda.
Gunakan bilah perintah di bagian atas antarmuka untuk mencari percakapan, aplikasi, dan file. Ketik garis miring (/) untuk menampilkan daftar pintasan perintah.
Cara Membuat Tim di Microsoft Teams
Untuk mengatur tim di aplikasi kolaborasi Microsoft:
-
Pilih Teams di toolbar, lalu pilih Create Team.
Image -
Pilih Bangun tim dari awal.
Image Pilih Buat dari jika Anda ingin menyiapkan tim menggunakan grup Microsoft 365 yang sudah ada.
-
Pilih Private, Public, atau Org-wide untuk menentukan siapa yang dapat mengakses grup.
Image Saat Anda menambahkan anggota ke tim pribadi, Anda dapat menunjuk mereka sebagai Anggota atau Pemilik. Hanya pemilik yang dapat mengundang anggota tambahan.
-
Beri nama dan deskripsi tim, lalu pilih Buat.
Image -
Anda dapat langsung mengundang pengguna untuk bergabung, atau pilih Lewati untuk melakukannya nanti.
Image -
Sekarang Anda dapat memilih elips (…) di samping nama tim untuk menambah atau menghapus anggota, mengelola pengaturan tim, dan banyak lagi. Misalnya, jika Anda memilih Dapatkan tautan ke tim, Anda akan menerima URL yang dapat Anda salin dan kirimkan ke orang lain untuk mengundang mereka bergabung.
- Pilih Tambah Saluran untuk membuat bagian terpisah dalam tim untuk topik tertentu.
- Untuk bergabung dengan tim yang sudah ada atau membuat yang baru, pilih Gabung atau buat tim di sudut kiri bawah jendela Teams.
Image
Pilih tanda tambah (+) di sebelah kanan nama tim untuk menambahkan pintasan ke berbagai aplikasi, file bersama, dan halaman Wiki.
Panggilan Video di Microsoft Teams
Saat berada di tim atau saluran tertentu, pilih ikon kamera video di bagian bawah jendela percakapan untuk memulai panggilan video. Anda akan diminta untuk mengirim tautan undangan ke anggota tim lain melalui email. Anda dapat menjadwalkan rapat dengan Microsoft Outlook, atau Anda dapat menggunakan aplikasi seperti BOT Kalender.
Saat mengobrol, Anda dapat membagikan layar Anda dengan memilih ikon Bagikan (layar dengan panah atas) di sudut kanan atas antarmuka obrolan.
Integrasi Aplikasi Microsoft Teams
Microsoft Team terintegrasi dengan ratusan aplikasi dan layanan web pihak ketiga seperti Trello, GitHub, dan Evernote. Pilih Aplikasi di bilah alat untuk melihat semua opsi Anda. Beberapa aplikasi pihak ketiga memerlukan langganan berbayar tambahan, tetapi banyak yang gratis. Setelah Anda menambahkan aplikasi, pilih elips (…) di bilah alat untuk mengaksesnya.
Berbagi File di Microsoft Teams
Salah satu fitur kolaborasi terbaik dari Microsoft Teams adalah kemampuan untuk berbagi file antar pengguna. Berbagi file dengan tim Anda sangatlah mudah dan dapat dilakukan hanya dalam beberapa langkah sederhana.
-
Masuk ke tim atau saluran dan pilih tab File di bagian atas antarmuka untuk mengunggah dan mengunduh file.
Image -
Anda dapat memilih Files di toolbar untuk melihat semua file yang dapat Anda akses untuk setiap tim Anda.
Image -
Pilih Tambahkan penyimpanan cloud untuk menyinkronkan dengan Google Drive, Dropbox, atau penyedia penyimpanan file lainnya. Anda juga memiliki opsi untuk menyimpan file ke OneDrive pribadi Anda.
Image
Pengaturan Privasi Microsoft Teams
Jika Anda memiliki Paket Bisnis Microsoft 365, administrator akun dapat mengelola semua pengguna, pengaturan, dan aplikasi pihak ketiga Microsoft Teams dari Pusat Admin Microsoft 365.
Siapa pun dapat mengubah tema Microsoft Teams mereka dari menu pengaturan.
Praktik Terbaik Microsoft Teams
Berikut adalah beberapa tip umum untuk mendapatkan hasil maksimal dari Teams:
- Buat aturan organisasi untuk penamaan file dan saluran agar konsisten.
- Terima dan tanggapi permintaan dengan menggunakan tombol "Suka" untuk mempercepat proses persetujuan.
- Manfaatkan bot untuk mengotomatiskan tugas seperti menjadwalkan rapat.
- Uji video dan audio komputer Anda sebelum memulai atau bergabung ke rapat.
Anda dapat menemukan tutorial video untuk Microsoft Teams dan materi pelatihan Microsoft Teams gratis di situs web dukungan Microsoft Office.
