Cara Menggunakan Kalender Microsoft Teams

2024 Pengarang: Abigail Brown | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 06:51

Microsoft Teams memiliki berbagai alat untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan komunikasi antara karyawan dengan obrolan teks, panggilan suara dan video, fungsi berbagi file, catatan shift online, dan kalender bersamanya.

Fungsi kalender bersama Microsoft Teams memungkinkan anggota grup membuat rapat langsung di dalam aplikasi Teams, menentukan detail, dan menambahkan anggota lain sehingga mereka tidak hanya diberi tahu tentang acara tersebut tetapi juga menambahkannya ke Microsoft Teams yang disinkronkan kalender juga.

Artikel ini berlaku untuk aplikasi Microsoft Teams di perangkat Windows 10, iOS, dan Android selain versi web.

Cara Kerja Kalender Tim Microsoft

Microsoft Teams adalah alat kolaborasi yang dirancang untuk organisasi atau grup dan dengan demikian terstruktur dengan fokus pada grup, atau tim. Anda mungkin dapat masuk ke grup Microsoft Teams dengan email biasa, tetapi lebih sering daripada tidak, Anda diberi email perusahaan yang Anda gunakan untuk mengakses Teams serta aplikasi dan layanan Microsoft 365 terkait lainnya.

Aplikasi Microsoft Teams memiliki satu kalender utama yang ditetapkan ke seluruh grup atau organisasi Anda. Anggota grup dapat menambahkan rapat atau acara ke kalender ini yang secara otomatis muncul di kalender untuk anggota lain. Individu juga dapat ditambahkan ke acara kalender atau rapat jika mereka diminta untuk hadir.

Secara teknis, kalender bawaan (atau default) disebut kalender Grup sedangkan kalender eksternal yang dibagikan dalam Microsoft Teams adalah kalender Bersama. Akan tetapi, istilah-istilah ini sering dicampuradukkan, dan perbedaan di antara keduanya menjadi kabur.

Sebaiknya merujuk ke kalender di Microsoft Teams dengan nama unik daripada menggunakan istilah Bersama atau Grup untuk menghindari kebingungan.

Kalender juga dapat dibagikan dalam Microsoft Teams dari Outlook atau layanan penjadwalan lainnya seperti Google Kalender.

Cara Membuat Acara Kalender Bersama Microsoft Teams

Inilah proses untuk membuat acara, yang disebut sebagai rapat di Microsoft Teams, yang dapat dibagikan dengan anggota grup lain dan secara otomatis ditambahkan ke kalender grup.

Contoh ini menggunakan aplikasi Windows 10 Microsoft Teams, tetapi petunjuk ini dan menu yang digunakan sama di semua versi lainnya.

1. Buka aplikasi Microsoft Teams.

2. Pilih Kalender.

   

3. Klik Pertemuan baru.

   

4. Pilih zona waktu yang sesuai dari menu tarik-turun di bagian atas layar.

   

   Anda tidak perlu khawatir tentang zona waktu anggota tim Anda karena waktu rapat Anda akan secara otomatis menyesuaikan untuk mereka.

5. Ketikkan nama rapat Anda di kolom Tambahkan judul.

   

6. Di bidang Tambahkan peserta yang diperlukan, ketikkan nama orang yang ingin Anda beri tahu tentang acara tersebut. Setelah Anda mulai mengetik, nama-nama akan muncul secara otomatis untuk Anda pilih.

   

   Jika Anda ingin berbagi acara kalender ini dengan orang-orang yang tidak berada dalam grup Microsoft Teams Anda, atau mungkin bahkan tidak menggunakan Microsoft Teams, Anda dapat melakukannya dengan memasukkan alamat email lengkap mereka alih-alih nama mereka.

   Klik Opsional untuk menambahkan anggota grup yang ingin Anda ketahui tentang rapat tetapi tidak harus hadir.

   Setelah rapat dibuat, semua pihak yang diundang akan dikirimi undangan ke alamat email mereka yang terkait.

7. Selanjutnya, tentukan waktu mulai dan berakhirnya rapat Anda.

   

8. Klik Tidak berulang untuk membuka menu dan menjadikan rapat sebagai acara rutin jika perlu berulang. Misalnya, Anda mungkin ingin mengadakan pertemuan yang sama setiap hari kerja, mingguan, atau sebulan sekali.

   

9. Klik Tambahkan saluran jika rapat Anda khusus untuk kategori tertentu dalam pengaturan Microsoft Teams perusahaan Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin menempatkannya di dalam saluran Manajer sehingga hanya anggota tim yang menggunakan saluran tersebut yang tahu bahwa rapat sedang berlangsung.

   

   Anda dapat mengosongkan banyak bidang ini jika Anda mau.

10. Berikutnya adalah kolom Tambahkan lokasi. Terlepas dari namanya, ini sebenarnya bukan untuk menentukan lokasi fisik. Sebagai gantinya, ini untuk memilih sistem Kamar atau perangkat telepon konferensi yang mendukung Microsoft Teams yang terhubung.

    Jika perusahaan Anda tidak menggunakan perangkat tersebut, Anda tidak perlu khawatir untuk mengisi kolom ini.

    

11. Di bidang besar di bagian bawah layar, ketik detail untuk bidang rapat, masukkan deskripsi rapat Anda, agenda rapat, atau pesan kepada peserta.

    

12. Akhirnya, klik Kirim. Ini akan menambahkan acara ke kalender Microsoft Teams Anda dan akan mengundang orang-orang yang telah Anda tambahkan. Setelah mereka RSVP, acara tersebut akan otomatis ditambahkan ke kalender mereka juga.

    

    Jika Anda belum menambahkan siapa pun ke acara, Anda akan diperlihatkan tombol Simpan sebagai gantinya. Ini hanya akan menyimpan acara ke kalender Microsoft Teams pribadi Anda.

Apa yang Dilakukan Asisten Penjadwalan Tim Microsoft?

Opsi Asisten Penjadwalan yang ditampilkan saat membuat rapat di Microsoft Teams di komputer adalah cara alternatif untuk membuat atau mengedit acara. Ini menggunakan antarmuka pengguna yang lebih visual yang menampilkan opsi di sisi kiri layar dan memungkinkan Anda memilih periode waktu dengan mouse Anda yang secara otomatis membuat perubahan pada jadwal.

Manfaat sebenarnya dari Asisten Penjadwalan adalah cara menampilkan semua jadwal anggota grup. Hal ini memudahkan untuk melihat jam dan hari apa saja yang tersedia bagi setiap orang dan menghilangkan kerumitan karena harus bertanya kepada anggota grup jam berapa yang paling cocok untuk mereka.

Jadwal hanya akan muncul dalam Asisten Penjadwalan jika telah dimasukkan ke dalam Microsoft Teams oleh admin atau pengguna lain. Jika organisasi Anda tidak menggunakan Microsoft Teams untuk mengelola jadwal, fitur ini tidak akan berguna.

Asisten Penjadwalan Microsoft Teams adalah alat yang sepenuhnya opsional, meskipun beberapa mungkin lebih menyukainya daripada opsi pembuatan rapat default.

Cara Menerima Undangan Kalender Microsoft Teams

Setelah Anda ditambahkan ke rapat di kalender Microsoft Teams, Anda akan segera menerima undangan melalui email.

Saat Anda menerima email ini, klik tautan Gabung Rapat Tim Microsoft untuk menerima undangan. Aplikasi Microsoft Teams akan terbuka dan menambahkan Anda ke acara tersebut. Jika Anda belum menginstal Microsoft Teams, Anda akan diminta untuk menginstalnya.

Jika Anda belum menerima undangan, hubungi pembuat acara untuk memastikan bahwa mereka menggunakan alamat email yang benar. Anda mungkin juga ingin memeriksa folder spam atau junk mail Anda.

Beberapa layanan email mungkin meminta Anda untuk menambahkan acara Microsoft Teams ini ke sistem kalender mereka sendiri. Anda dapat melakukan ini jika mau, tetapi Anda masih perlu mengeklik tautan teks di email untuk menerima undangan.

Cara Menggunakan Pembuatan dan Berbagi Acara Outlook Teams

Microsoft Teams memerlukan akun Microsoft untuk digunakan. Biasanya, perusahaan atau organisasi Anda akan memberi Anda akun Microsoft baru yang dapat digunakan untuk mengakses Microsoft Teams dan berbagai layanan Microsoft Office lainnya.

Email yang terkait dengan akun Microsoft ini dapat digunakan untuk masuk ke Outlook dan, karena akun ini juga digunakan untuk mengakses Teams, rapat kalender dapat dibuat di Outlook dan secara otomatis disinkronkan ke Microsoft Teams.

Agar ini berfungsi, Anda harus menggunakan akun Microsoft yang sama untuk Outlook dan Microsoft Teams. Misalnya, Anda tidak dapat menggunakan akun email Outlook pribadi untuk membuat acara untuk kalender Microsoft Teams kerja.

Hal ini dapat dilakukan dengan aplikasi Outlook dan melalui pengalaman web dan seluruh prosesnya hampir sama dengan cara Anda membuat rapat dalam Microsoft Teams seperti yang ditunjukkan di atas.

Untuk mengakses kalender dalam Outlook, cukup klik ikon Calendar di bagian bawah menu kiri. Setelah kalender terbuka, klik pada hari untuk memulai proses pembuatan acara.

Jika Anda ingin acara yang dibuat di Outlook didaftarkan dalam Teams, Anda perlu mengaktifkan sakelar di sebelah Teams meeting, yang dapat ditemukan di samping Cari kamar atau lokasi teks. Jika tidak, fungsi kalender bersama Microsoft Teams tidak akan diaktifkan dan acara hanya akan menjadi acara dasar dalam jadwal kalender Outlook Anda.

Cara Berbagi Kalender Lain di Microsoft Teams

Meskipun Microsoft Teams memiliki fitur kalender bawaannya sendiri, Anda juga dapat mengimpor kalender tambahan dari Outlook, Google, atau layanan penjadwalan lainnya yang menyediakan alamat web yang dapat dibagikan untuk kalendernya.

Ini dapat berguna jika tim Anda menggunakan aplikasi atau layanan lain untuk mengelola acara di luar ekosistem Microsoft Office.

Contoh ini menggunakan Google Kalender, tetapi prosesnya sama untuk layanan serupa lainnya.

1. Buka Google Kalender di browser web seperti biasa.

2. Arahkan kursor mouse Anda ke atas nama kalender sehingga tiga titik muncul di sebelah kanan namanya. Klik tiga titik untuk membuka menu.

   

3. Klik Pengaturan.

   

4. Klik alamat web di bawah URL Publik ke kalender ini dan tekan Ctrl + Vuntuk menyalinnya ke clipboard Anda.

   

5. Buka Microsoft Teams dan buka grup atau obrolan yang ingin Anda tambahi kalender.

   

6. Klik simbol + di bagian atas layar.

   

7. Klik Situs Web.

   

8. Tempel alamat kalender Anda ke kolom URL.

   

   Anda juga dapat menambahkan nama khusus untuknya dengan mengetik di bidang Nama tab dan memilih apakah Anda ingin memberi tahu grup tentang penambahan kalender dengan mencentang kotak di sebelah Posting ke saluran tentang tab ini.

9. Klik Simpan.

   

   Kalender Anda sekarang akan dibagikan dalam Microsoft Teams dan dapat dilihat oleh semua orang dalam tab khusus baru ini.

Cara Mengedit Rapat Microsoft Teams

Untuk mengedit rapat Microsoft Teams yang telah Anda buat atau akses, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengekliknya dari kalender dalam aplikasi Microsoft Teams dan membuat perubahan pada bidang yang sesuai.

Anda dapat menambah atau menghapus peserta, mengubah waktu atau lokasi, dan juga mengedit nama dan deskripsi acara. Pastikan untuk mengklik Kirim Pembaruan setelah selesai untuk menyimpan perubahan.

Jika perubahan tidak muncul untuk Anda atau anggota tim Anda, coba tutup aplikasi sepenuhnya lalu buka kembali.

Anda juga dapat mengedit acara Teams di Outlook dengan membuka acara di kalender, lalu mengklik Edit.